Je merk beschermen vóór je eerste franchisevestiging

Je bedrijfsnaam staat op de gevel en klanten herkennen je logo. Dat betekent nog niet dat je die naam zonder risico aan franchisenemers kunt meegeven. Zodra je bestaande bedrijf een franchiseformule wordt, investeren zelfstandige ondernemers mee in dezelfde identiteit. Een stevige merkenbasis beschermt die gezamenlijke investering en voorkomt onrust binnen je franchisecommunity.

1. Controleer wat je daadwerkelijk bezit

Maak eerst een overzicht van alle herkenningstekens die een franchisenemer gaat gebruiken: bedrijfsnaam, logo, eventuele productnamen en een onderscheidende slogan. Noteer per onderdeel wie het heeft ontwikkeld, wie rechthebbende is en welke registratie of overeenkomst dat onderbouwt.

Maak daarbij onderscheid tussen drie zaken:

• Handelsnaam: de naam waaronder je onderneming feitelijk wordt gedreven. Bescherming ontstaat door gebruik en hangt onder meer samen met verwarringsgevaar, de activiteiten en het werkgebied.
• Merk: een teken waarmee je waren of diensten onderscheidt. Merkbescherming verkrijg je in beginsel door registratie voor bepaalde waren of diensten en een bepaald gebied.
• Domeinnaam: een internetadres. Het bezit daarvan geeft niet automatisch het recht om de naam als merk te gebruiken.

Een inschrijving bij KVK is dus geen merkregistratie. Ook betaling aan een ontwerper betekent niet vanzelf dat alle auteursrechten op het logo aan jou zijn overgedragen. Controleer de ontwerpafspraken en laat een benodigde overdracht schriftelijk vastleggen.

Let extra op wanneer je naam of logo privé, in een andere vennootschap of op naam van een voormalige zakenpartner staat. De franchisegever moet het gebruik rechtsgeldig kunnen toestaan.

2. Onderzoek beschikbaarheid vóór je uitrolt

Zoek niet alleen naar exact dezelfde naam. Ook overeenstemmende namen of beeldmerken kunnen problemen opleveren wanneer zij voor vergelijkbare waren of diensten worden gebruikt. Onderzoek daarom relevante merkenregisters, bestaande handelsnamen en feitelijk gebruik op internet.

Voor bescherming in Nederland is een Benelux-merkregistratie bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom, doorgaans BOIP genoemd, een gebruikelijke route. Die registratie geldt voor België, Nederland en Luxemburg. Een Uniemerk via EUIPO biedt bescherming binnen de Europese Unie. Kies het gebied op basis van je concrete groeiplannen, niet alleen omdat een groter bereik aantrekkelijk klinkt.

De gekozen waren- en dienstenomschrijving is minstens zo belangrijk. Een registratie voor een product dekt niet automatisch alle diensten die je franchisevestigingen aanbieden. Beschrijf wat je formule daadwerkelijk verkoopt en welke uitbreiding realistisch is. Een te beschrijvende naam kan bovendien onvoldoende onderscheidend zijn om als merk te worden geregistreerd.

Laat twijfelgevallen door een merkenadviseur beoordelen voordat kandidaten investeren. Een depot is nog geen garantie dat registratie volgt of dat oudere rechten geen bezwaar opleveren. Maak onderscheid tussen ‘aangevraagd’ en ‘geregistreerd’ in je communicatie.

3. Leg het gebruiksrecht vast in je franchisecontract

De Nederlandse Wet franchise geldt sinds 1 januari 2021 en is opgenomen in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. Daarnaast blijven de gewone merkenregels gelden, waaronder het Benelux-verdrag inzake de intellectuele eigendom. De franchiseovereenkomst vervangt een ontbrekend merkrecht niet.

Leg in het contract vast welke merken en handelsnamen de franchisenemer mag gebruiken. Vermeld registratienummers waar beschikbaar en omschrijf het toegestane gebruik. Denk aan gevelreclame, verpakkingen, werkkleding, advertenties en sociale media.

Regel daarnaast:

• of het gebruik uitsluitend voor de afgesproken vestiging en activiteiten is toegestaan;
• of lokale domeinnamen en accounts vooraf toestemming vereisen;
• dat de franchisenemer niet zelfstandig dezelfde of verwarrend vergelijkbare merken registreert;
• wie optreedt bij vermoedelijke inbreuk en wie welke kosten draagt;
• wanneer het gebruiksrecht eindigt en welke verwijderingsstappen dan gelden.

Staat het merk bij een andere vennootschap, controleer dan of jouw licentie het doorgeven van gebruiksrechten toestaat. Stem ook de looptijden af: beloof geen gebruiksrecht dat je zelf niet kunt blijven leveren.

4. Informeer kandidaten over beperkingen en risico’s

De Wet franchise verplicht de franchisegever vóór het sluiten van de overeenkomst relevante informatie te verstrekken. Een lopend merkgeschil, een onzekere aanvraag of een beperkte licentie kan wezenlijk zijn voor de beslissing van een kandidaat. Geef daarover een begrijpelijke toelichting in de precontractuele stukken.

De wettelijk vereiste informatie moet ten minste vier weken vóór het sluiten van de franchiseovereenkomst zijn verstrekt. Zorg daarom dat de merkenbijlage en eventuele beperkingen tijdig beschikbaar zijn. Presenteer een onopgelost rechtenprobleem niet als een administratieve formaliteit.

Spreek ook af wat gebeurt wanneer een naam of logo toch moet veranderen. Wie organiseert de vervanging en wie betaalt gevels, drukwerk en digitale aanpassingen? Een algemene bevoegdheid om de huisstijl te veranderen zet de wettelijke informatie- en eventuele instemmingsregels niet opzij.

5. Maak merkbeheer een vaste taak

Wijs één verantwoordelijke aan voor registraties, verlengingen, licenties en meldingen van misbruik. Bewaar bewijsstukken centraal en controleer regelmatig of het werkelijke gebruik nog aansluit bij de geregistreerde merken en activiteiten.

Maak voor franchisenemers een eenvoudige meldroute voor namaakaccounts, verwarrende namen en ongeoorloofd logogebruik. Laat hen niet zelfstandig juridische toezeggingen doen of procedures beginnen namens de formule.

Praktische takeaway: geef je merk pas mee aan een franchisenemer wanneer eigendom, beschikbaarheid en gebruiksrechten aantoonbaar kloppen. Rond die controle af vóór gezamenlijke investeringen in de naam en uitstraling.