Looptijd en verlenging van je eerste franchisecontract

Als je van je bestaande bedrijf een franchiseformule maakt, moet je bepalen hoelang je de samenwerking aangaat. Een korte looptijd lijkt flexibel, maar kan een franchisenemer onvoldoende perspectief bieden om investeringen terug te verdienen. Een lange looptijd vraagt juist om duurzame afspraken. Met een zorgvuldig gekozen contractduur leg je een betrouwbare basis voor je franchisegemeenschap.

1. Onderbouw de looptijd met de investeringscyclus

Neem niet zomaar de contractduur van een andere formule over. Begin bij wat een zelfstandige ondernemer nodig heeft om jouw concept te exploiteren. Denk aan inrichting, apparatuur, opleiding, openingskosten en werkkapitaal. Kijk vervolgens hoe lang die investeringen bruikbaar blijven en wanneer vervanging nodig is.

Maak onderscheid tussen boekhoudkundige afschrijving en daadwerkelijk terugverdienen. Een investering kan op papier zijn afgeschreven terwijl de ondernemer nog financiering aflost. Andersom betekent een positieve winst niet automatisch dat voldoende geld beschikbaar is voor aflossing, vervanging en privé-uitgaven.

Laat daarom voor de voorgestelde looptijd een kasstroomplanning maken. Gebruik naast een basisscenario ook een scenario waarin de omzet langzamer op gang komt of kosten hoger uitvallen. Dat is geen garantie op rendement, maar een toets of de contractduur economisch verdedigbaar is.

Leg per belangrijke investering vast:

• wanneer de ondernemer deze moet doen;
• wat de verwachte gebruiksduur is;
• welke financieringsverplichtingen ermee samenhangen;
• of vervanging waarschijnlijk binnen de eerste contractperiode valt.

Blijkt de haalbaarheid afhankelijk van verlenging? Benoem dat uitdrukkelijk. Presenteer een mogelijke tweede contractperiode niet alsof deze al vaststaat.

2. Leg begin, einde en verlenging afzonderlijk vast

De Nederlandse Wet franchise, opgenomen in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek, geldt sinds 1 januari 2021. De wet schrijft geen algemene vaste minimumduur voor franchiseovereenkomsten voor. Ook geeft zij niet automatisch iedere franchisenemer recht op verlenging. Juist daarom moeten je afspraken hierover helder zijn.

Bepaal eerst wanneer de looptijd begint. Is dat bij ondertekening, bij opening of op een afgesproken kalenderdatum? Als een verbouwing uitloopt, kan dat verschil groot zijn. Maak ook duidelijk welke verplichtingen al vóór de opening gelden en wat er gebeurt wanneer opening wordt uitgesteld.

Kies vervolgens bewust een verlengingsmechanisme. Bijvoorbeeld:

• Einde op de afgesproken datum: voortzetting vraagt een nieuwe overeenkomst.
• Automatische verlenging: het contract loopt door tenzij een partij tijdig opzegt volgens de afgesproken procedure.
• Een verlengingsoptie: een partij kan verlenging inroepen wanneer aan vooraf vastgelegde voorwaarden is voldaan.

Deze mogelijkheden hebben verschillende gevolgen. Vermijd een formulering als ‘verlenging in overleg’ wanneer je eigenlijk een concreet recht wilt bieden. Leg vast wie welke actie moet ondernemen, binnen welke termijn en op welke manier. Laat een franchisejurist toetsen of de regeling intern consistent is en aansluit bij het algemene overeenkomstenrecht.

3. Maak verlengingsvoorwaarden vooraf toetsbaar

Een kandidaat moet kunnen begrijpen waarvan voortzetting afhangt. Gebruik daarom concrete voorwaarden in plaats van alleen ‘naar tevredenheid van de franchisegever’. Denk aan het nakomen van betalingsafspraken, het volgen van noodzakelijke opleidingen en het herstellen van aantoonbare tekortkomingen.

Beschrijf hoe je beoordeelt of aan die voorwaarden is voldaan. Welke gegevens gebruik je? Wanneer bespreek je tekortkomingen? Krijgt de ondernemer gelegenheid om deze te herstellen? Zo voorkom je dat een verlengingsgesprek een onverwachte eindbeoordeling wordt.

Leg ook vast welke afspraken bij verlenging mogelijk veranderen. Moet de franchisenemer bijvoorbeeld het dan geldende contract ondertekenen? Dan is een verlengingsmogelijkheid niet hetzelfde als voortzetting tegen dezelfde voorwaarden. Maak dat onderscheid zichtbaar en laat de juridische houdbaarheid toetsen.

Bij het sluiten van een nieuwe franchiseovereenkomst moet je rekening houden met de wettelijke precontractuele informatieverplichtingen en de termijn van minimaal vier weken. Neem niet zonder juridische toets aan dat een bestaande relatie die verplichtingen overbodig maakt. Houd wijzigingen tijdens de lopende overeenkomst bovendien apart van afspraken over een volgende contractperiode; daarvoor kunnen eigen wettelijke informatie- en instemmingsregels gelden.

4. Plan het verlengingsgesprek vóór nieuwe investeringen

Zet belangrijke contractmomenten vanaf de eerste ondertekening in een gezamenlijke kalender. Werk terug vanaf de einddatum: wanneer moet duidelijkheid bestaan over voortzetting, wanneer begint de beoordeling en wanneer ontvangt de ondernemer eventuele nieuwe voorwaarden?

Bespreek grote vervangingsinvesteringen vóórdat de franchisenemer zich daaraan verbindt. Een kostbare herinrichting vlak voor de einddatum vraagt om duidelijkheid over het resterende exploitatieperspectief. Onderzoek of uitstel, een andere investering of afspraken over voortzetting passend zijn. Beloof daarbij geen terugverdientijd die je niet kunt onderbouwen.

De Wet franchise verlangt minimaal jaarlijks overleg tussen franchisegever en franchisenemer. Gebruik dat overleg ook om de resterende looptijd en komende investeringen te bespreken. Leg conclusies vast, maar verwar een gespreksverslag niet met een formele contractverlenging.

Praktische conclusie: kies eerst een economisch verdedigbare looptijd en schrijf daarna de verlengingsregeling. Zorg dat beide partijen weten wanneer zij moeten handelen, welke voorwaarden gelden en welke investeringen nog verantwoord zijn.