Betalingsachterstanden regelen in je eerste franchisecontract

Wie een bestaand bedrijf omzet naar een franchiseformule, denkt meestal eerst aan de hoogte van de vergoedingen. Maar wat gebeurt er als een franchisenemer niet op tijd betaalt? Een voorspelbare aanpak voorkomt dat iedere achterstand een persoonlijke onderhandeling wordt. Binnen een gezonde franchisecommunity horen duidelijke betaalafspraken en tijdige ondersteuning bij elkaar. Regel daarom vóór je eerste franchisecontract hoe je achterstanden signaleert, bespreekt en zo nodig juridisch opvolgt.

1. Maak de betalingsverplichting controleerbaar

Een betalingsachterstand is pas goed vast te stellen als duidelijk is wat iemand wanneer verschuldigd is. Beschrijf daarom niet alleen de franchisevergoeding, maar ook het facturatiemoment, de betalingstermijn en de berekeningsgrondslag. Bij een omzetafhankelijke vergoeding moet bijvoorbeeld vaststaan over welke periode je rekent en hoe correcties worden verwerkt.

Maak onderscheid tussen verschillende geldstromen. Een periodieke franchisevergoeding, een marketingbijdrage en een factuur voor geleverde producten kunnen andere betaalmomenten of zelfs andere schuldeisers hebben. Presenteer ze niet als één onverklaard totaalbedrag.

Leg ten minste vast:

• welke partij factureert en op welke gegevens de factuur berust;
• wanneer de factuur wordt verstuurd en betaald moet zijn;
• hoe de franchisenemer een fout of betwisting meldt;
• wie een correctie beoordeelt en bevestigt;
• welke afspraken gelden voor rente en eventuele incassokosten.

Laat je administratieve proces aansluiten op het contract. Als de overeenkomst maandelijkse afrekening voorschrijft, maar je administratie onregelmatig verzamelfacturen verstuurt, creëer je zelf onzekerheid. Test de volledige factuurstroom eerst binnen je bestaande bedrijf, inclusief een terugboeking en een betwiste factuur.

2. Houd rekening met de Wet franchise

Nederland kent specifieke franchiseregels. De Wet franchise geldt sinds 1 januari 2021 en is opgenomen in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. De wet verlangt onder meer dat franchisegever en franchisenemer zich tegenover elkaar gedragen als goed franchisegever en goed franchisenemer. Dat vraagt ook bij betalingsproblemen om een zorgvuldige, uitlegbare aanpak.

Vóór het sluiten van de overeenkomst moet je informatie geven over onder andere de vergoedingen, financiële bijdragen en verlangde investeringen. Neem de betalingsvoorwaarden dus mee in de conceptovereenkomst en de vooraf verstrekte informatie. Een kandidaat moet kunnen beoordelen welke verplichtingen ontstaan en wat de gevolgen van te late betaling kunnen zijn.

Daarbij geldt een wettelijke termijn van ten minste vier weken tussen het verstrekken van de voorgeschreven informatie en het sluiten van de franchiseovereenkomst. Gedurende die termijn mag je onder meer geen betalingen of investeringen verlangen die samenhangen met de nog te sluiten franchiseovereenkomst. Gebruik een incassomachtiging of vooruitfactuur niet om dat verbod te omzeilen.

Voor betalingsachterstanden zijn daarnaast de algemene regels van het Burgerlijk Wetboek relevant, bijvoorbeeld over tekortkoming, verzuim, rente en ontbinding. Welke stap juridisch mogelijk is, hangt af van de afspraken en omstandigheden. Laat vooral bepalingen over incassokosten, opschorting en beëindiging door een jurist controleren.

3. Richt een vaste opvolging in

Werk met een eenvoudige procedure die voor iedere franchisenemer herkenbaar is. Het doel is niet om zo snel mogelijk te sanctioneren, maar om fouten te onderscheiden van echte betalingsproblemen.

Begin met controle. Is de factuur ontvangen, klopt de berekening en is een betaling misschien verkeerd verwerkt? Een mislukte automatische incasso bewijst nog niet dat een onderneming financieel ongezond is.

Neem vervolgens persoonlijk contact op. Vraag naar de oorzaak en naar een realistische betaaldatum. Maak onderscheid tussen een administratief probleem, een inhoudelijk geschil en een structureel tekort aan liquide middelen. Iedere oorzaak vraagt een andere oplossing.

Bevestig de vervolgstap schriftelijk. Noteer welk bedrag openstaat, welke onderdelen eventueel worden betwist en wat beide partijen hebben afgesproken. Houd vast aan een voorspelbaar proces, zonder automatisch iedere situatie hetzelfde te behandelen.

Wijs intern één verantwoordelijke aan. Voorkom dat de boekhouding aanmaant terwijl een formulebegeleider al uitstel heeft toegezegd. Deel informatie alleen met medewerkers die deze voor hun taak nodig hebben.

4. Maak hulp tijdelijk en escalatie zorgvuldig

Een betalingsregeling kan zinvol zijn bij een tijdelijk probleem. Leg het bedrag, de termijnen en de behandeling van nieuwe facturen schriftelijk vast. Spreek ook af wat er gebeurt wanneer een termijn opnieuw wordt gemist. Voorkom stilzwijgend uitstel zonder einddatum.

Onderzoek daarnaast of passende commerciële of technische ondersteuning kan helpen. De wettelijke ondersteuningsplicht betekent niet dat je automatisch krediet moet verstrekken of schulden moet kwijtschelden. Wel verdient een concreet hulpverzoek een serieuze beoordeling.

Blijft betaling uit, laat dan beoordelen welke formele stappen nodig zijn. Trek niet zonder juridische toets de toegang tot essentiële systemen in en beëindig de samenwerking niet uitsluitend omdat een interne escalatielijst dat voorschrijft. Zulke maatregelen kunnen de bedrijfsvoering stilleggen en het geschil vergroten.

Praktische conclusie: maak vóór je eerste franchisenemer één samenhangend pakket: heldere betalingsvoorwaarden, een vaste opvolgprocedure en een model voor tijdelijke betalingsregelingen. Zo bewaak je de financiële discipline zonder de samenwerking onnodig te beschadigen.