Urus Tempoh Bertenang Perjanjian Francais di Malaysia

Apabila perniagaan sedia ada mula difrancaiskan, tandatangan perjanjian bukan alasan untuk terus membelanjakan semua wang yang diterima. Francaisi mempunyai perlindungan tempoh bertenang yang perlu diterjemahkan kepada proses kerja sebenar. Bagi membina komuniti francais yang dipercayai, pemilik perniagaan perlu menyediakan cara menerima pembatalan, mengawal komitmen awal dan mengurus bayaran balik sebelum perjanjian pertama ditandatangani.

1. Fahami hak bertenang dalam undang-undang Malaysia

Francais di Malaysia dikawal secara khusus oleh Akta Francais 1998, termasuk pindaan melalui Akta Francais (Pindaan) 2020. Seksyen 18 menghendaki perjanjian francais dibuat secara bertulis dan mengandungi perkara wajib, termasuk tempoh bertenang.

Tempoh tersebut tidak boleh kurang daripada tujuh hari bekerja. Dalam tempoh itu, francaisi mempunyai pilihan untuk menamatkan perjanjian. Jika pilihan tersebut digunakan, francaisor boleh mengekalkan amaun bagi perbelanjaan munasabah yang ditanggung untuk menyediakan perjanjian, tetapi wang lain yang diterima perlu dipulangkan.

Jangan samakan hak ini dengan penzahiran sebelum tandatangan. Seksyen 15 menetapkan penyerahan perjanjian dan dokumen berkaitan sekurang-kurangnya sepuluh hari sebelum perjanjian ditandatangani. Penzahiran membantu calon membuat keputusan; tempoh bertenang pula memberikan pilihan selepas perjanjian dimeterai. Kedua-duanya bukan pengganti antara satu sama lain.

Minta peguam francais menyemak klausa dan kaedah pengiraan tarikh, termasuk kesan hujung minggu serta cuti umum yang berkenaan. Jangan sekadar memasukkan frasa “tujuh hari” tanpa menjelaskan bahawa minimum undang-undang ialah hari bekerja.

2. Reka proses pembatalan yang mudah dibuktikan

Sebelum menawarkan francais, tentukan siapa yang menerima notis pembatalan dan bagaimana penerimaannya direkodkan. Proses yang kabur boleh menyebabkan calon menghantar notis kepada jurujual, sedangkan bahagian kewangan tidak mengetahuinya sehingga wang sudah dibelanjakan.

Sediakan satu prosedur dalaman yang menetapkan:

• alamat e-mel atau saluran rasmi untuk menerima notis;
• pegawai utama dan pengganti ketika pegawai bercuti;
• cara merekod tarikh serta masa penerimaan;
• langkah mengesahkan penerimaan kepada francaisi;
• tindakan menghentikan pesanan dan komitmen baharu;
• pihak yang menyemak serta meluluskan bayaran balik.

Borang pembatalan boleh memudahkan pentadbiran, tetapi jangan menjadikannya halangan tambahan kepada hak francaisi. Jika notis diterima dalam bentuk lain, serahkan kepada pegawai bertanggungjawab untuk semakan segera, bukannya terus menolaknya kerana menggunakan format berbeza.

Selepas tandatangan, berikan ringkasan bertulis tentang tarikh tempoh bertenang, saluran notis dan pegawai untuk dihubungi. Ringkasan ini membantu pelaksanaan, tetapi tidak menggantikan perjanjian atau mengecilkan hak yang diberikan oleh Akta.

Pastikan pasukan jualan tidak menjanjikan bahawa semua bayaran sudah menjadi milik mutlak francaisor. Skrip jualan dan arahan kewangan perlu menghormati hak pembatalan yang sama.

3. Hadkan komitmen wang sepanjang tempoh bertenang

Kesilapan lazim ialah terus menempah papan tanda, membayar pembekal atau memulakan pengubahsuaian sebaik sahaja perjanjian ditandatangani. Jika francaisi membatalkan perjanjian, francaisor mungkin masih terikat kepada pesanan tersebut walaupun perlu memulangkan wang yang diterima.

Bahagikan aktiviti awal kepada dua kumpulan. Pertama, kerja yang boleh diteruskan tanpa komitmen kewangan besar, seperti menyusun jadual perbincangan dan menyemak senarai dokumen. Kedua, kerja yang wajar ditangguhkan, seperti tempahan khas, kontrak pembinaan dan pembelian peralatan yang sukar dibatalkan.

Sebagai contoh, perniagaan makanan yang bakal difrancaiskan boleh mendapatkan sebut harga dapur dahulu tanpa terus meluluskan tempahan. Tarikh pembukaan hendaklah mengambil kira ruang untuk tempoh bertenang, bukannya bergantung pada francaisi melepaskan haknya supaya kerja dapat dimulakan segera.

Dari sudut kewangan, jejak wang yang diterima mengikut francaisi dan pastikan dana mencukupi untuk pemulangan. Ini ialah langkah pengurusan tunai yang berhemat, bukan dakwaan bahawa semua francaisor diwajibkan menggunakan akaun amanah tertentu.

Jika sesuatu perbelanjaan tidak boleh ditangguhkan, dapatkan semakan undang-undang tentang kesannya terlebih dahulu. Persetujuan komersial untuk mempercepat kerja tidak semestinya membolehkan kos tersebut ditolak daripada bayaran balik.

4. Sediakan pengiraan bayaran balik yang telus

Bezakan perbelanjaan munasabah untuk menyediakan perjanjian daripada kos mendapatkan pelanggan atau menjalankan perniagaan. Jangan menganggap komisen jualan, pengiklanan, latihan, tempahan stok atau kehilangan keuntungan secara automatik termasuk dalam potongan yang dibenarkan.

Simpan bukti bagi setiap amaun yang dicadangkan untuk dikekalkan. Rekod hendaklah menerangkan jenis kerja, pihak yang melaksanakannya, tarikh dan kaitannya dengan penyediaan perjanjian. Elakkan potongan pukal yang hanya dinamakan “caj pentadbiran” tanpa penjelasan.

Apabila menerima pembatalan, sediakan penyata yang menunjukkan jumlah diterima, potongan yang dicadangkan berserta asasnya, dan baki untuk dipulangkan. Tetapkan sasaran pemprosesan dalaman serta maklumkan jangkaan pembayaran kepada francaisi. Jangan menggambarkan sasaran dalaman itu sebagai tempoh wajib undang-undang tanpa pengesahan.

Uji prosedur ini melalui latihan simulasi sebelum menerima francaisi pertama. Minta pasukan jualan, pentadbiran dan kewangan mengendalikan satu contoh pembatalan sehingga pembayaran selesai. Jika mereka memberikan jawapan berlainan tentang tarikh akhir atau potongan, proses tersebut belum bersedia.

Tindakan praktikal: Sebelum menandatangani perjanjian pertama, lengkapkan kalendar tempoh bertenang, saluran notis, senarai perbelanjaan yang ditangguhkan dan templat bayaran balik. Dapatkan semakan peguam supaya proses dalaman benar-benar melaksanakan hak francaisi, bukan sekadar menyebutnya dalam kontrak.