Tetapkan Pembekal Wajib Francais di Malaysia dengan Jelas

Apabila perniagaan sedia ada dikembangkan melalui francais, pemilik biasanya mahu setiap cawangan menggunakan bahan dan produk yang sama. Namun, arahan membeli semuanya daripada satu pembekal boleh menimbulkan masalah jika harga tidak jelas atau penghantaran terganggu. Dasar pembekalan yang baik perlu melindungi mutu jenama tanpa menjadikan francaisi bergantung pada aturan yang sukar dilaksanakan. Dalam komuniti francais, kejelasan ini membantu membina kepercayaan sejak awal.

1. Tentukan pembelian yang benar-benar perlu diwajibkan

Mulakan dengan menyenaraikan semua bahan, produk jualan semula dan barang guna habis yang diperlukan oleh cawangan. Jangan terus menetapkan bahawa semuanya mesti dibeli daripada ibu pejabat. Sebaliknya, asingkan mengikut kesannya terhadap identiti jenama, keselamatan dan keseragaman hasil.

Gunakan tiga kategori sebagai asas:

• Sumber wajib: barangan yang hanya boleh diperoleh daripada francaisor atau pembekal tertentu, misalnya ramuan khas yang menentukan rasa utama produk.
• Pembekal diluluskan: barangan yang boleh dibeli daripada beberapa pembekal setelah mutu dan keupayaan mereka disahkan.
• Pembelian bebas berspesifikasi: barangan umum yang boleh dibeli secara tempatan selagi memenuhi spesifikasi yang ditetapkan.

Bagi setiap pembelian wajib, catat alasan operasinya. Alasan seperti kebolehkesanan kelompok, kawalan alergen atau konsistensi bahan lebih mudah dinilai berbanding kenyataan umum bahawa pembelian itu ialah “dasar jenama”.

Semak juga keupayaan pembekal untuk menyokong pertambahan cawangan. Pembekal yang cekap menghantar kepada satu premis belum tentu mampu memenuhi pesanan kecil di beberapa negeri. Dapatkan maklumat tentang kawasan penghantaran, kapasiti pengeluaran, tempoh menunggu dan tatacara menangani barangan rosak sebelum menjanjikan bekalan kepada francaisi.

2. Zahirkan sekatan pembelian sebelum perjanjian ditandatangani

Di Malaysia, francais dikawal selia oleh Akta Francais 1998 (Akta 590), termasuk pindaan yang berkuat kuasa pada 2022. Maklumat penzahiran francais merangkumi sama ada bekalan atau bahan perlu diperoleh daripada sumber yang ditetapkan. Oleh itu, pembelian wajib bukan sekadar arahan dalaman yang patut diperkenalkan selepas francaisi membuka premis.

Francaisor perlu memberikan salinan perjanjian francais dan dokumen penzahiran kepada bakal francaisi sekurang-kurangnya 10 hari sebelum perjanjian ditandatangani. Gunakan tempoh ini untuk memastikan calon memahami bagaimana dasar pembekalan mempengaruhi kos dan kebebasan membeli.

Terangkan barangan yang tertakluk kepada sekatan, identiti atau kaedah pemilihan pembekal, serta proses mendapatkan kelulusan bagi sumber alternatif. Bezakan juga antara pembelian daripada francaisor sendiri dengan pembelian terus daripada pihak ketiga.

Sebagai amalan ketelusan, jelaskan hubungan pemilikan dengan pembekal dan apa-apa manfaat komersial yang diterima francaisor daripada aturan tersebut. Minta peguam menyemak cara maklumat ini perlu dinyatakan dalam dokumen berkaitan; jangan menganggap cadangan ketelusan ini sebagai senarai lengkap kewajipan undang-undang.

Perubahan material kepada dokumen penzahiran memerlukan kelulusan Pendaftar terlebih dahulu. Oleh itu, penambahan sumber wajib yang mengubah komitmen pembelian francaisi perlu dinilai dari sudut pematuhan, bukan sekadar diumumkan melalui pesanan ringkas.

3. Nyatakan harga dan tanggungjawab penghantaran

Senarai harga sahaja tidak cukup untuk menunjukkan kos sebenar bekalan. Francaisi juga perlu mengetahui kuantiti pesanan minimum, caj penghantaran, syarat pembayaran dan baki hayat simpanan minimum semasa barangan diterima. Perkara ini penting apabila cawangan baharu masih membina permintaan pelanggan.

Sediakan lembaran syarat pembelian yang menjawab soalan berikut:

• Siapakah yang menerima pesanan dan mengeluarkan invois?
• Bilakah pesanan perlu dibuat dan bagaimana penerimaan disahkan?
• Siapakah yang menanggung kehilangan atau kerosakan semasa penghantaran?
• Bagaimanakah kekurangan kuantiti, barang salah atau kecacatan dilaporkan?
• Bilakah bayaran balik, penggantian atau nota kredit diberikan?

Jika harga boleh berubah, nyatakan proses semakan dan kaedah pemberitahuan. Elakkan menggambarkan harga semasa sebagai harga tetap sepanjang tempoh francais jika tiada komitmen sedemikian daripada pembekal.

Uji kesan kuantiti minimum terhadap penggunaan sebenar. Sebagai contoh, bahan murah yang hanya dijual dalam bungkusan besar boleh meningkatkan pembaziran bagi cawangan kecil. Pertimbangkan penghantaran berjadual atau penggabungan pesanan jika pilihan itu munasabah, tanpa menjanjikan penjimatan yang belum dibuktikan.

4. Sediakan laluan alternatif apabila bekalan terganggu

Dasar sumber wajib mesti mempunyai prosedur kecemasan. Tanpanya, francaisi mungkin terpaksa memilih antara menghentikan jualan dengan membeli bahan yang belum diluluskan.

Tetapkan siapa yang boleh meluluskan penggantian sementara, dokumen yang perlu dihantar dan syarat penilaiannya. Bagi bahan makanan, contohnya, penilaian mungkin melibatkan ramuan, alergen, penyimpanan dan keperluan halal yang berkenaan. Kelulusan sementara hendaklah direkodkan bersama tempoh penggunaan serta cawangan yang dibenarkan.

Sediakan juga pilihan menghentikan sementara produk tertentu jika tiada pengganti yang selamat dan sesuai. Jangan memaksa penggantian semata-mata untuk mengekalkan jualan.

Simpan rekod prestasi pembekal, termasuk pesanan lewat, kekurangan stok dan tuntutan kerosakan. Semak coraknya bersama francaisi supaya masalah berulang dapat diperbetulkan berdasarkan bukti. Jika pembekal perlu diganti, tentukan cara mengurus baki stok, pesanan terbuka dan tuntutan yang belum selesai.

Inti praktikal: Sebelum menawarkan francais, siapkan satu matriks pembekalan yang menyatakan barangan wajib, sumber, syarat harga, tanggungjawab penghantaran dan pilihan kecemasan. Dasar yang jelas membantu menjaga mutu sambil memastikan francaisi boleh merancang pembelian secara realistik.