Urus Deposit Sebelum Perjanjian Francais di Malaysia

Apabila pemilik perniagaan mula membina komuniti francais, deposit sering dianggap cara mudah untuk mengesahkan kesungguhan calon. Namun, bayaran sebelum perjanjian ditandatangani boleh mencetuskan pertikaian jika tujuan dan nasib wang itu tidak jelas. Sebelum menerima sebarang bayaran, bina tatacara bertulis yang menerangkan apa yang dibayar, bila wang boleh digunakan dan keadaan yang membolehkan pemulangan.

1. Fahami kewajipan sebelum menerima wang

Malaysia mengawal selia francais melalui Akta Francais 1998, termasuk pindaan yang berkuat kuasa. Seksyen 19 menghendaki francaisor menyatakan secara bertulis tujuan bayaran serta syarat penggunaan dan pemulangannya apabila fi francais awal diperlukan atau bayaran diminta sebelum perjanjian francais ditandatangani.

Oleh itu, resit bertulis sahaja belum tentu mencukupi. Resit membuktikan bahawa wang telah diterima, tetapi tidak semestinya menerangkan hak calon jika permohonan ditolak, lokasi gagal diluluskan atau proses tidak diteruskan. Maklumat tersebut perlu disediakan sebelum calon membuat keputusan membayar.

Nama bayaran juga tidak menyelesaikan isu pematuhan. Menamakannya sebagai “wang kesungguhan”, “deposit tempahan” atau “fi pemprosesan” bukan alasan untuk mengabaikan tujuan sebenar kutipan dan kewajipan undang-undang yang berkaitan.

Seksyen 6 pula mewajibkan pendaftaran francais sebelum francaisor mengendalikan perniagaan francais atau menawarkan penjualannya bagi operasi di Malaysia. Jangan gunakan borang deposit sebagai jalan pintas untuk menawarkan francais yang belum didaftarkan. Dapatkan semakan peguam terhadap borang bayaran dan proses tawaran sebelum digunakan.

2. Bezakan deposit daripada bayaran perkhidmatan

Mulakan dengan satu soalan: apakah yang sebenarnya diterima calon sebagai balasan kepada bayaran tersebut? Jika jawapannya kabur, tangguhkan kutipan sehingga tujuan bayaran dapat diterangkan dengan mudah.

Sebagai contoh, wang yang akan dikreditkan kepada fi francais awal mempunyai fungsi berbeza daripada bayaran bagi penilaian lokasi tertentu. Jangan gabungkan kedua-duanya dalam satu jumlah tanpa pecahan. Jika calon membayar untuk kerja penilaian, nyatakan skop kerja, hasil yang akan diserahkan dan pihak yang melaksanakannya.

Borang bayaran boleh merangkumi perkara berikut:

• Tujuan: perkara khusus yang dibiayai atau ditempah.
• Penerima: nama entiti yang menerima dan bertanggungjawab terhadap wang.
• Penggunaan: bila wang boleh digunakan dan bagi perbelanjaan apa.
• Pengkreditan: sama ada bayaran ditolak daripada fi francais awal kemudian.
• Pemulangan: keadaan yang membolehkan wang dipulangkan sepenuhnya atau selepas potongan yang dibenarkan.
• Tempoh keputusan: bila permohonan dinilai dan tindakan jika penilaian tertangguh.

Jika bayaran tidak memberikan hak eksklusif terhadap kawasan atau premis, nyatakan hal itu dengan jelas. Calon tidak sepatutnya menyangka bahawa pembayaran deposit secara automatik menjamin kelulusan sebagai francaisi atau hak membuka cawangan.

3. Tentukan hasil bagi setiap keadaan yang mungkin berlaku

Jangan hanya menulis “deposit tidak dikembalikan” sebagai jawapan kepada semua keadaan. Syarat menyeluruh seperti itu perlu dinilai dari segi kewajaran dan kesesuaiannya dengan Akta. Bina jadual keputusan yang boleh digunakan oleh pasukan jualan, kewangan dan pengurusan.

Pertama, tentukan tindakan jika francaisor menolak calon. Adakah semua wang dipulangkan? Jika ada perkhidmatan yang telah dilaksanakan, adakah potongannya dinyatakan terlebih dahulu dan boleh dibuktikan?

Kedua, tentukan tindakan jika calon menarik diri sebelum menandatangani perjanjian. Bezakan wang yang belum digunakan daripada kos kerja yang benar-benar telah dilakukan. Elakkan mengenakan potongan baharu yang tidak pernah dimaklumkan ketika bayaran diminta.

Ketiga, tetapkan hasil jika syarat pembukaan tidak tercapai, seperti kegagalan memperoleh premis yang sesuai. Nyatakan sama ada calon boleh meneruskan pencarian, meminta lanjutan atau menamatkan proses mengikut syarat yang dipersetujui.

Keempat, sediakan tatacara apabila francaisor tidak dapat meneruskan tawaran. Jangan biarkan wang calon tergantung tanpa keputusan atau tarikh penyelesaian. Tetapkan sasaran masa pemulangan sebagai dasar dalaman, bukan menggambarkannya sebagai tempoh wajib undang-undang jika tiada asas sedemikian.

Hak berkaitan bayaran sebelum tandatangan perlu dibezakan daripada hak penamatan dalam tempoh bertenang selepas perjanjian ditandatangani. Borang deposit tidak boleh digunakan untuk mengetepikan perlindungan mandatori di bawah Akta.

4. Bina kawalan kutipan dan rekod pemulangan

Gunakan akaun entiti penerima yang dinyatakan dalam dokumen, bukannya akaun peribadi jurujual. Hadkan kuasa menerima bayaran dan meluluskan potongan kepada pegawai yang ditetapkan. Ini ialah langkah kawalan dalaman yang membantu mengurangkan kesilapan dan pertikaian.

Simpan satu fail bagi setiap calon yang mengandungi borang syarat bayaran, bukti penerimaan syarat, resit, rekod kerja, invois kos berkaitan serta keputusan pemulangan. Jika wang dikreditkan kepada fi francais awal, keluarkan penyata yang menunjukkan pelarasan tersebut supaya calon tidak dicaj dua kali.

Sebelum melancarkan kutipan, uji proses menggunakan beberapa keadaan: calon ditolak, calon menarik diri dan premis tidak diperoleh. Pastikan kakitangan memberikan jawapan yang sama berdasarkan dokumen, bukan budi bicara masing-masing.

Tindakan praktikal: jangan kutip deposit sehingga tujuan, penggunaan, pengkreditan dan pemulangannya dapat diterangkan dalam satu borang yang jelas. Semak borang itu dari sudut undang-undang, kemudian pastikan pasukan kewangan mampu melaksanakan setiap janji yang terkandung di dalamnya.