Pisahkan Tanggungjawab Entiti Francais di Malaysia

Apabila perniagaan sedia ada mula menawarkan francais, penggunaan jenama yang sama boleh mengaburkan satu perkara penting: siapa sebenarnya mengendalikan setiap cawangan? Pelanggan mungkin melihat satu rangkaian, tetapi francaisor dan francaisi mempunyai tanggungjawab masing-masing. Sebelum membina komuniti francais, tetapkan sempadan entiti supaya kontrak, kutipan jualan, pengambilan pekerja dan urusan pembekal tidak bergantung pada andaian.

1. Bezakan kawalan sistem daripada pengendalian perniagaan

Di Malaysia, francais dikawal secara khusus oleh Akta Francais 1998 (Akta 590). Takrif francais dalam seksyen 4 merangkumi hak mengendalikan perniagaan mengikut sistem francaisor, penggunaan harta intelek berkaitan dan hak francaisor menjalankan kawalan berterusan terhadap operasi berdasarkan sistem tersebut.

Namun, takrif itu turut menetapkan bahawa francaisi mengendalikan perniagaan secara berasingan daripada francaisor. Hubungan mereka tidak boleh dianggap sebagai perkongsian, kontrak perkhidmatan atau agensi. Oleh itu, hak menetapkan piawaian jenama bukan lesen untuk menganggap kedua-dua pihak sebagai satu entiti.

Contohnya, francaisor boleh menetapkan kaedah penyediaan produk dan syarat mutu. Itu tidak dengan sendirinya bermaksud francaisor menjadi pihak yang membeli semua bahan, menggaji pekerja cawangan atau menandatangani kontrak penyelenggaraan bagi pihak francaisi.

Bagi pemilik yang biasa mengurus semua cawangan sendiri, perubahan ini perlu disengajakan. Senaraikan keputusan yang berkaitan dengan piawaian sistem dan asingkan daripada keputusan yang mewujudkan komitmen undang-undang atau kewangan. Senarai kedua mesti menunjukkan entiti yang bertanggungjawab dan orang yang diberi kuasa bertindak untuknya.

2. Bina peta pihak bagi setiap urusan utama

Sediakan satu jadual tanggungjawab sebelum menyediakan pakej francais. Gunakan nama berdaftar entiti, bukan sekadar nama jenama atau nama panggilan pemilik. Semak maklumat entiti melalui rekod Suruhanjaya Syarikat Malaysia dan pastikan pihak yang dinamakan dalam perjanjian ialah pihak yang benar-benar akan menjalankan perniagaan.

Jadual itu sekurang-kurangnya perlu menjawab perkara berikut:

• Kontrak premis: entiti manakah menjadi penyewa dan membayar deposit?
• Pembelian: siapakah mengeluarkan pesanan, menerima invois dan menanggung hutang pembekal?
• Pekerja: siapakah menawarkan pekerjaan, membayar gaji dan mengurus kewajipan majikan?
• Jualan: siapakah penjual kepada pelanggan dan penerima kutipan jualan?
• Perkhidmatan luar: siapakah melantik penyelenggara, penyedia sistem atau kontraktor?
• Insurans: entiti dan aktiviti manakah perlu dilindungi oleh polisi berkaitan?

Tidak semua rangkaian perlu menggunakan susunan yang sama. Jika francaisor membeli bahan secara berpusat lalu menjualnya kepada francaisi, rekodkan dua urusan itu dengan jelas. Jangan biarkan pembekal menganggap francaisor menjamin hutang francaisi hanya kerana pesanan menggunakan jenama yang sama.

Bagi setiap urusan, catat juga siapa yang meluluskan, siapa yang menandatangani dan siapa yang menyimpan bukti. Kelulusan reka bentuk oleh francaisor, misalnya, tidak semestinya menjadikannya pihak dalam kontrak pengubahsuaian.

3. Terjemahkan sempadan itu ke dalam dokumen dan sistem

Seksyen 18 Akta Francais 1998 menghendaki perjanjian francais dibuat secara bertulis. Antara perkara yang perlu dinyatakan ialah kewajipan francaisor, kewajipan francaisi serta jenis dan butiran bantuan yang diberikan oleh francaisor. Gunakan ruang ini untuk menerangkan pembahagian tanggungjawab, bukan hanya menyebut bahawa francaisi ialah pengendali berasingan.

Minta peguam menjelaskan skop bantuan pusat: adakah pasukan pusat sekadar mencadangkan pembekal, menyelaras tempahan atau benar-benar menjadi pihak pembeli? Jika kakitangan pusat membantu rundingan, nyatakan had kuasa mereka dan siapa yang mesti memberikan persetujuan akhir.

Kemudian, terjemahkan pembahagian itu kepada alat kerja harian:

• Templat pesanan belian menunjukkan entiti pembeli dengan jelas.
• Surat tawaran kerja menggunakan identiti majikan sebenar.
• Sistem jualan membezakan kutipan setiap pengendali.
• Akses akaun kewangan diberikan mengikut tugas, bukan dikongsi tanpa kawalan.
• Surat kepada pembekal menjelaskan pihak yang menanggung bayaran.

Jika kutipan pelanggan diproses secara berpusat, dokumentasikan asas susunan tersebut, kaedah penyelesaian kepada francaisi, potongan yang dibenarkan dan pengendalian bayaran balik. Dapatkan semakan perakaunan serta undang-undang yang sesuai. Elakkan menggunakan satu akaun bank untuk pelbagai entiti tanpa struktur dan rekod yang jelas.

4. Uji sempadan melalui situasi sebenar

Sebelum cawangan francais mula beroperasi, jalankan latihan ringkas bersama pasukan kewangan, operasi dan bakal pengendali. Pilih beberapa situasi: pembekal menuntut tunggakan, pekerja meminta surat pengesahan majikan, pelanggan memerlukan invois atau kontraktor meminta tandatangan tambahan.

Bagi setiap situasi, minta pasukan mengenal pasti entiti bertanggungjawab, dokumen rujukan dan pegawai yang berkuasa membuat keputusan. Jika jawapannya sekadar “rujuk ibu pejabat”, pembahagian itu masih belum cukup jelas. Sokongan ibu pejabat tidak menggantikan keperluan mengenal pasti pihak yang bertanggungjawab.

Semak juga bahan yang dilihat pihak luar. Identiti pengendali pada dokumen transaksi hendaklah jelas dan memenuhi keperluan undang-undang yang terpakai, tanpa menjejaskan persembahan jenama. Terangkan kepada francaisi bahawa pemisahan ini bukan alasan untuk francaisor mengelakkan kewajipan sokongannya; kedua-dua pihak tetap perlu melaksanakan tanggungjawab yang dipersetujui.

Langkah praktikal: pilih lima urusan paling kerap dalam perniagaan anda. Bagi setiap satu, tulis nama entiti yang berkontrak, membayar dan menanggung tanggungjawab. Selesaikan sebarang kekaburan sebelum menyerahkan operasi kepada francaisi.