Kawal Janji Pasukan Jualan Francais di Malaysia

Apabila perniagaan sedia ada mula menawarkan francais, pemilik tidak lagi mengendalikan setiap perbualan dengan calon. Kakitangan jualan mungkin menjawab pertanyaan melalui telefon, pameran atau aplikasi pesanan. Tanpa had kuasa yang jelas, ayat seperti “ibu pejabat akan urus semuanya” boleh mewujudkan jangkaan yang tidak mampu dipenuhi. Bagi membina komuniti francais yang dipercayai, sediakan kawalan terhadap janji jualan sebelum pasukan mula merekrut.

1. Tentukan perkara yang boleh dijanjikan

Mulakan dengan menyenaraikan perkara yang biasanya ditanya oleh bakal francaisi: bantuan pembukaan, latihan pekerja, sokongan pemasaran, pengambilan kakitangan dan bantuan ketika jualan perlahan. Untuk setiap perkara, nyatakan skop sebenar serta pihak yang berkuasa memberikan kelulusan.

Bezakan antara menerangkan tawaran yang diluluskan dengan mengubah tawaran. Pegawai jualan boleh menerangkan bentuk latihan yang memang disediakan. Namun, mereka tidak sepatutnya menjanjikan latihan tambahan tanpa had, pengecualian bayaran atau kakitangan sokongan tetap tanpa kelulusan pihak bertanggungjawab.

Gunakan tiga kategori dalam panduan dalaman:

• Boleh diterangkan: manfaat dan tanggungjawab yang sudah diluluskan untuk tawaran francais.
• Perlu dirujuk: permintaan khas yang memerlukan penilaian operasi, kewangan atau undang-undang.
• Tidak boleh dijanjikan: perkara yang tidak dapat dijamin, seperti kelulusan pihak berkuasa atau kejayaan permohonan pembiayaan.

Contohnya, “kami membantu menyemak keperluan pembukaan” tidak sama dengan “kami menjamin premis boleh dibuka pada tarikh pilihan anda”. Pastikan pasukan memahami perbezaan ini, bukan sekadar menghafal skrip.

2. Letakkan sempadan undang-undang dalam proses jualan

Komuniti francais Malaysia tertakluk kepada Akta Francais 1998 (Akta 590), termasuk pindaan yang berkuat kuasa pada 2022. Akta ini mengawal pendaftaran, penzahiran dan aspek hubungan antara francaisor dengan francaisi.

Di bawah Seksyen 6, francaisor perlu mendaftarkan francais dengan Pendaftar Francais sebelum menawarkan penjualan francais. Oleh itu, jangan biarkan sasaran jualan mendahului status pendaftaran. Sebelum pasukan mengedarkan tawaran, tetapkan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan bahawa pendaftaran telah diperoleh dan bahan tawaran boleh digunakan.

Seksyen 15 pula mewajibkan francaisor memberikan salinan perjanjian francais serta dokumen penzahiran sekurang-kurangnya sepuluh hari sebelum francaisi menandatangani perjanjian. Seksyen 18 menghendaki perjanjian francais dibuat secara bertulis dan mengandungi peruntukan wajib. Ringkasan melalui pesanan atau penerangan lisan bukan pengganti dokumen tersebut.

Terjemahkan kewajipan ini kepada arahan kerja: pegawai jualan tidak boleh menjanjikan tandatangan serta-merta apabila proses penzahiran belum dipenuhi. Mereka juga tidak boleh mengatakan sesuatu syarat undang-undang boleh diketepikan hanya kerana calon bersetuju.

Kawalan skrip, had kuasa dan rekod perbualan ialah langkah pengurusan yang disyorkan, bukannya semuanya kewajipan khusus yang dinyatakan dalam Akta. Dapatkan nasihat peguam apabila sesuatu janji atau pengecualian boleh mengubah hak kontrak.

3. Sediakan jawapan yang tepat dan laluan kelulusan

Bina panduan jawapan berdasarkan soalan sebenar calon. Elakkan frasa umum seperti “sokongan penuh” tanpa menerangkan maksudnya. Nyatakan bentuk bantuan, keadaan bantuan diberikan dan perkara yang masih menjadi tanggungjawab francaisi.

Sebagai contoh, jika bantuan pengambilan pekerja hanya meliputi templat iklan dan panduan temu duga, jangan gambarkannya sebagai perkhidmatan menyediakan seluruh pasukan pekerja. Jika bantuan pembukaan bergantung pada jadual yang dipersetujui, jangan menjanjikan kehadiran pasukan ibu pejabat pada sebarang tarikh.

Bagi permintaan khas, gunakan borang ringkas yang merekodkan:

• permintaan calon dan sebabnya;
• kos serta kesan terhadap operasi;
• pegawai yang menilai dan meluluskan;
• jawapan bertulis yang boleh disampaikan kepada calon.

Pegawai jualan boleh menjawab, “Permintaan ini memerlukan semakan; kami akan memberikan keputusan bertulis.” Jawapan itu lebih selamat daripada persetujuan spontan yang kemudian terpaksa ditarik balik.

Jika pengecualian diluluskan, minta peguam menentukan cara merekodkannya dalam dokumen yang sesuai serta menilai implikasi terhadap dokumen berdaftar. Jangan gunakan surat sampingan sebagai jalan pintas untuk mengelakkan kewajipan undang-undang.

4. Rekod, semak dan serahkan janji kepada pasukan operasi

Simpan ringkasan perbualan penting dalam rekod calon yang boleh diakses oleh kakitangan berkenaan. Catat soalan, jawapan, permintaan khas dan perkara yang masih belum diputuskan. Selepas perbincangan utama, hantar ringkasan bertulis kepada calon supaya salah faham dapat dibetulkan lebih awal.

Sebelum penandatanganan, semak sama ada terdapat janji dalam pesanan, pembentangan atau perbualan yang belum diselesaikan. Jika pegawai tersalah memberikan maklumat, betulkan secara jelas dan dapatkan nasihat tentang langkah susulan. Jangan menganggap kesilapan hilang hanya kerana perjanjian mempunyai ayat yang berbeza.

Selepas penandatanganan, serahkan rekod komitmen yang diluluskan kepada pasukan operasi. Pasukan yang membantu pembukaan perlu mengetahui bantuan yang telah dipersetujui, pihak yang menyediakannya dan perkara yang memerlukan tindakan francaisi.

Nilai kakitangan jualan berdasarkan ketepatan penerangan dan mutu penyerahan, bukan jumlah tandatangan sahaja. Semakan berkala terhadap sampel komunikasi boleh mengenal pasti frasa yang mengelirukan sebelum menjadi kebiasaan.

Tindakan praktikal: sebelum merekrut calon seterusnya, sediakan satu halaman had kuasa jualan, satu panduan jawapan dan satu rekod kelulusan janji khas. Pastikan setiap komitmen mempunyai pemilik yang mampu menunaikannya.