Memeriksa Kewenangan Penandatangan Perjanjian Waralaba

Ketika bisnis yang sudah berjalan mulai diwaralabakan, pemilik biasanya berfokus pada paket investasi dan kesiapan gerai. Namun, ada pemeriksaan kecil yang tidak boleh dilewatkan: apakah orang yang menandatangani perjanjian benar-benar berwenang mengikat pihak penerima waralaba? Dalam komunitas waralaba, kejelasan ini membantu mencegah perselisihan tentang siapa yang harus membayar, menjalankan gerai, dan memenuhi kewajiban kontrak.

1. Bedakan pihak dalam kontrak dan orang yang menandatangani

Pihak dalam perjanjian belum tentu sama dengan orang yang hadir saat penandatanganan. Calon mitra mungkin berunding menggunakan nama pribadi, tetapi ingin menjalankan gerai melalui perseroan terbatas. Dalam keadaan itu, pastikan sejak awal apakah penerima waralaba adalah orang tersebut atau perseroannya.

Jika perseroan menjadi penerima waralaba, nama perseroan harus tercantum sebagai pihak, sedangkan individu yang menandatangani bertindak dalam kapasitas mewakili perseroan. Jangan menggunakan nama pribadi dalam bagian identitas, lalu memasukkan nama perusahaan hanya pada halaman tanda tangan.

Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2024 tentang Waralaba mengatur bahwa kegiatan waralaba didasarkan pada perjanjian antara pemberi dan penerima waralaba, atau pemberi dan penerima waralaba lanjutan, yang berkedudukan hukum setara dan berlaku hukum Indonesia. Peraturan ini menggantikan PP Nomor 42 Tahun 2007.

Selain ketentuan khusus tersebut, Pasal 1320 KUHPerdata mengatur syarat sah perjanjian, termasuk kesepakatan dan kecakapan. Kecakapan seseorang tidak otomatis berarti ia berwenang mewakili perusahaan. Karena itu, pemeriksaan perlu mencakup identitas pihak sekaligus dasar kewenangan wakilnya.

Buat lembar ringkas berisi nama lengkap pihak, bentuk usaha, alamat, identitas penandatangan, jabatan, serta dasar kewenangannya. Gunakan lembar ini untuk memeriksa konsistensi rancangan perjanjian.

2. Periksa dokumen yang membuktikan kewenangan

Untuk calon penerima berbentuk perseroan terbatas, mintalah dokumen pendirian dan perubahan yang relevan, bukti administrasi badan hukum, serta informasi susunan pengurus terkini. Cocokkan nama penandatangan dengan dokumen tersebut dan identitas resminya.

Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas beserta perubahannya menjadi rujukan umum mengenai pengurusan dan perwakilan perseroan oleh direksi. Namun, jangan berhenti pada kesimpulan bahwa setiap direktur selalu dapat menandatangani sendiri. Periksa anggaran dasar, pembagian kewenangan, dan persetujuan internal yang mungkin diperlukan untuk transaksi tersebut.

Gunakan pertanyaan berikut sebagai daftar pemeriksaan:

• Apakah pengangkatan penandatangan masih berlaku?
• Apakah ia boleh mewakili perseroan sendiri atau harus bersama pengurus lain?
• Apakah transaksi membutuhkan persetujuan organ perseroan berdasarkan dokumen yang berlaku?
• Apakah ada pembatasan atau keadaan khusus yang memengaruhi kewenangannya?

Pemegang saham, penyandang dana, pengelola gerai, atau anggota keluarga pemilik tidak otomatis berwenang mewakili perseroan. Untuk bentuk usaha lain, gunakan dokumen pendirian dan aturan perwakilan yang sesuai; jangan menyalin daftar pemeriksaan perseroan tanpa penyesuaian.

Terapkan pemeriksaan yang sama pada pihak pemberi waralaba. Pemilik merek yang aktif bernegosiasi belum tentu merupakan orang yang berwenang menandatangani atas nama badan usaha pemberi waralaba.

3. Batasi penggunaan surat kuasa secara jelas

Apabila penandatangan bertindak berdasarkan kuasa, jangan hanya memeriksa keberadaan tanda tangan pada surat kuasa. Pastikan pemberi kuasa sendiri mempunyai kewenangan untuk memberikan kuasa tersebut.

Sebagai langkah pengendalian internal, minta surat kuasa yang mengidentifikasi pemberi dan penerima kuasa, menjelaskan tindakan yang dikuasakan, serta menyebut perjanjian atau transaksi yang dimaksud. Periksa masa berlaku dan pembatasannya, jika ada.

Bedakan kuasa untuk mengurus administrasi dengan kuasa untuk mengikat perusahaan melalui perjanjian. PP Nomor 35 Tahun 2024 mensyaratkan surat kuasa apabila pengajuan STPW diwakilkan. Kuasa mengajukan STPW jangan langsung dianggap mencakup kewenangan menandatangani perjanjian waralaba. Lingkup kedua tindakan tersebut perlu diperiksa secara terpisah.

Contohnya, seorang manajer pengembangan membawa kuasa untuk menyerahkan dokumen pendaftaran. Tim pemberi waralaba sebaiknya tidak menerima tanda tangannya pada kontrak sebelum memperoleh dasar kewenangan yang sesuai. Bila lingkup kuasa tidak jelas, minta klarifikasi tertulis atau dokumen pengganti sebelum penandatanganan.

Untuk transaksi dengan struktur kepemilikan atau perwakilan yang rumit, mintalah pemeriksaan penasihat hukum. Jangan mengandalkan pernyataan lisan bahwa penandatangan sudah mendapat izin pemilik.

4. Jadikan pemeriksaan sebagai syarat persetujuan tanda tangan

Tetapkan satu penanggung jawab untuk menyelesaikan pemeriksaan sebelum jadwal tanda tangan disetujui. Pisahkan tugas penjualan dari keputusan akhir mengenai kelengkapan kewenangan agar target perekrutan tidak mengalahkan ketelitian dokumen.

Simpan satu berkas pemeriksaan yang memuat identitas pihak, dokumen pengurus, ketentuan perwakilan yang relevan, persetujuan internal jika diperlukan, surat kuasa, dan catatan hasil pemeriksaan. Batasi akses terhadap dokumen identitas hanya kepada petugas yang membutuhkannya.

Menjelang penandatanganan, konfirmasikan kembali bahwa pihak dan wakilnya tidak berubah. Apabila calon mitra mengganti perusahaan penerima, jangan sekadar mengganti halaman tanda tangan. Periksa ulang dokumen serta proses penyampaian prospektus kepada calon penerima yang benar. PP Nomor 35 Tahun 2024 mewajibkan penyampaian prospektus paling lambat 14 hari kalender sebelum penandatanganan perjanjian.

Langkah praktis: jangan menjadwalkan tanda tangan sebelum tiga hal jelas: siapa yang terikat, siapa yang mewakili, dan dokumen apa yang membuktikan kewenangannya.