Beli Waralaba: Periksa Syarat Pembelian Bahan Wajib

Merek yang menarik belum tentu menawarkan pengadaan bahan yang cocok untuk gerai Anda. Dalam komunitas waralaba, pembelian dari pemasok tertentu dapat menjaga keseragaman mutu, tetapi juga menimbulkan ketergantungan. Sebelum membeli waralaba, telusuri bukan hanya siapa pemasoknya, melainkan juga bagaimana harga ditetapkan, pesanan dipenuhi, dan kerugian ditangani ketika bahan tidak dapat digunakan.

1. Petakan kewajiban membeli dan pihak yang bertanggung jawab

Mintalah daftar tertulis bahan, produk, serta kemasan yang wajib dibeli melalui pemberi waralaba atau pemasok yang ditunjuk. Bedakan barang yang harus berasal dari satu sumber dengan barang yang boleh dibeli secara lokal sepanjang memenuhi spesifikasi. Jangan menganggap seluruh kebutuhan gerai mengikuti aturan yang sama.

Untuk setiap kelompok barang, catat nama badan usaha penjual, penerima pembayaran, pihak yang menerbitkan tagihan, dan pihak yang menangani keluhan. Jika pemasok merupakan perusahaan terpisah, tanyakan apakah pemberi waralaba ikut menjamin pemenuhan pesanan atau hanya memperkenalkan pemasok tersebut.

Indonesia mengatur waralaba secara khusus melalui Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2024 tentang Waralaba, yang menggantikan PP Nomor 42 Tahun 2007. Penyelenggaraannya didasarkan pada perjanjian waralaba. Hubungan kontraktual juga tunduk pada ketentuan umum perjanjian dalam Buku III KUHPerdata.

Namun, jangan menganggap aturan tersebut otomatis memberikan hak membeli dari pemasok alternatif atau memperoleh penggantian setiap kali pengiriman terlambat. Hak pengadaan yang Anda butuhkan perlu diperiksa dan dirumuskan secara jelas dalam dokumen yang mengikat pihak terkait.

Mintalah contoh formulir pesanan, ketentuan penjualan pemasok, dan prosedur keluhan sebelum menyetujui kewajiban pembelian. Ketentuan pada dokumen-dokumen itu dapat menentukan tanggung jawab praktis yang tidak terlihat dalam presentasi penawaran.

2. Hitung biaya bahan sampai siap digunakan

Daftar harga pemasok belum menunjukkan biaya sesungguhnya. Untuk menilai kelayakan penawaran, gunakan biaya bahan sampai gerai, kemudian perhitungkan jumlah yang benar-benar dapat dipakai atau dijual.

Periksa komponen berikut:

• Harga barang serta status pajak yang tercantum pada penawaran.
• Ongkos kirim, penanganan khusus, dan kebutuhan penyimpanan dingin.
• Minimum pembelian per barang maupun per pengiriman.
• Ukuran kemasan dan masa simpan setelah kemasan dibuka.
• Ketentuan pembayaran di muka atau fasilitas pembayaran bertempo.
• Potensi bahan rusak, kedaluwarsa, atau tersisa karena ukuran pesanan terlalu besar.

Sebagai ilustrasi, bahan dengan harga satuan lebih murah belum tentu lebih ekonomis jika minimum pesanannya melebihi kemampuan penjualan gerai sebelum kedaluwarsa. Bandingkan kebutuhan berdasarkan perkiraan penjualan yang konservatif, bukan hanya perkiraan saat pembukaan ramai.

Minta riwayat perubahan harga dan ongkos kirim yang tersedia. Tanyakan berapa lama pemberitahuan diberikan sebelum harga baru berlaku serta apakah pesanan yang sudah diterima tetap menggunakan harga lama. Jika disebut ada potongan berdasarkan volume pembelian, pastikan syarat, penerima manfaat, dan waktu pemberiannya tertulis.

Lakukan uji sederhana: apakah gerai masih menghasilkan margin yang memadai bila biaya bahan naik tetapi harga jual belum berubah? Hasilnya membantu menentukan apakah Anda perlu menegosiasikan ukuran pesanan, jadwal pengiriman, atau ketentuan perubahan harga sebelum membeli waralaba.

3. Perjelas hak atas barang rusak dan pasokan terganggu

Kewajiban membeli dari satu sumber sebaiknya disertai prosedur yang dapat digunakan ketika sumber tersebut gagal memenuhi pesanan. Mintalah penjelasan mengenai jadwal pengiriman normal, batas waktu pemesanan, serta cara mengetahui ketersediaan barang sebelum pembayaran.

Untuk barang rusak atau tidak sesuai, sepakati setidaknya:

• Standar kondisi barang dan sisa masa simpan saat diterima.
• Bukti yang diperlukan, seperti foto, nomor kelompok produksi, dan catatan suhu jika relevan.
• Tenggat pengajuan keluhan yang masuk akal.
• Pihak yang menanggung ongkos pengembalian.
• Bentuk penyelesaian berupa penggantian barang, pengembalian dana, atau pengurang tagihan.

Bedakan kerusakan selama pengiriman dengan kerusakan akibat penyimpanan di gerai. Kontrak perlu membantu menentukan kapan risiko beralih, bukan sekadar menyatakan bahwa seluruh barang yang telah dikirim menjadi tanggungan penerima.

Untuk kekosongan stok, usulkan mekanisme persetujuan pemasok alternatif: siapa yang menyetujui, spesifikasi apa yang harus dipenuhi, serta kapan keputusan diberikan. Ini merupakan hal untuk dinegosiasikan, bukan hak otomatis untuk mengganti bahan sesuka hati. Mutu dan keselamatan produk tetap harus dijaga.

4. Uji pelaksanaannya sebelum berkomitmen

Mintalah contoh transaksi pengadaan yang telah disamarkan, dari pesanan hingga penyelesaian keluhan. Cocokkan praktik tersebut dengan ketentuan yang ditawarkan kepada Anda. Bila gerai berada jauh dari gudang pemasok, minta penawaran pengiriman khusus untuk lokasi Anda, bukan memakai biaya gerai yang lebih dekat.

Susun satu lembar pemeriksaan yang memuat barang wajib, pemasok, harga sampai gerai, minimum pesanan, tenggat pengiriman, ketentuan retur, dan pilihan ketika stok kosong. Tandai setiap jawaban yang masih berupa janji lisan.

Bawa persoalan yang belum jelas kepada penasihat hukum sebelum menandatangani. Jika pemasok bukan pihak dalam perjanjian waralaba, pastikan komitmennya dituangkan dalam dokumen yang mengikat pemasok tersebut.

Intinya: jangan menyetujui pemasok wajib hanya karena standar merek. Pastikan biaya dapat dihitung, mutu dapat diperiksa, dan tersedia langkah tertulis ketika pasokan bermasalah.