Franchise-forgalomelszámolás: mi legyen a díjalap?

Ha meglévő vállalkozásodból franchise-közösséget építesz, a forgalomarányos díj százaléka önmagában még nem ad működő elszámolást. Ugyanilyen fontos meghatározni, hogy pontosan mely bevételekre, milyen időpontban és milyen bizonylatok alapján alkalmazzátok. Az első partner belépése előtt ezért olyan elszámolási rendet érdemes kialakítani, amelyet az üzletvezető, a könyvelő és a rendszergazda egyformán értelmez.

1. A díjalap külön meghatározást igényel

A franchise-közösség tagjai jogilag és pénzügyileg önálló vállalkozások. A rendszergazda saját üzleteiben megszokott belső forgalmi kimutatás ezért nem válik automatikusan a partner fizetési kötelezettségének alapjává. Ehhez világos szerződéses meghatározás szükséges.

A „havi forgalom után fizetendő díj” megfogalmazás túl tág. Nem derül ki belőle, hogy az áfát tartalmazó ellenértékről, az áfa nélküli értékesítésről, a ténylegesen befolyt összegről vagy valamely számviteli kategóriáról beszéltek. Ezek nem feltétlenül azonos összegek, és időben is eltérhetnek.

Először a díjalap logikáját válaszd ki, és csak utána határozd meg az adatforrást. Rögzítsd legalább:

• mely termékek és szolgáltatások értékesítése tartozik bele;
• hogyan kezelitek az áfát, az engedményeket és a visszatérítéseket;
• melyik esemény határozza meg az elszámolási időszakot;
• hogyan különülnek el a partner franchise-on kívüli bevételei;
• milyen szabály vonatkozik az utólagos korrekciókra.

Magyarországon nincs önálló, átfogó franchise-törvény, de a 2013. évi V. törvény, a Polgári Törvénykönyv külön nevesíti a jogbérleti, vagyis franchise-szerződést. Emellett a szerződések általános szabályai is irányadók. A számviteli és adózási előírásokat az érintett vállalkozásra alkalmazandó szabályok szerint kell teljesíteni; a szerződéses díjalap meghatározása ezeket nem írja felül. Az elszámolási mellékletet ezért ügyvéd és könyvelő együtt ellenőrizze.

2. Rendezd a vitára hajlamos értékesítéseket

A normál üzleti napoknál többet árulnak el a kivételek. Vedd elő saját vállalkozásod tényleges értékesítési eseteit, és mindegyikhez írd le, hogyan jelenne meg a partner díjalapjában.

Kedvezmények és kuponok. Különítsd el a partner által adott árengedményt attól, amikor a kedvezményt a központ vagy más szereplő megtéríti. Ha a vásárló kevesebbet fizet, de a partner kompenzációt kap, annak kezelését is rendezni kell. Ne maradjon kérdés, hogy a megtérítés mikor és milyen jogcímen kerül az elszámolásba.

Visszáru és visszatérítés. Határozd meg, melyik időszak díjalapját csökkenti a később visszafizetett ellenérték. Legyen hozzá azonosítható eredeti ügylet és korrekciós bizonylat. Ugyanaz a visszatérítés ne csökkenthesse kétszer az elszámolást.

Ajándékkártya és előleg. Döntsétek el, hogy a díjalap szempontjából a pénz átvétele vagy a beváltás, illetve teljesítés lesz meghatározó. Ez szerződéses elszámolási kérdés, amelyet az adott konstrukció adózási kezelésével is össze kell hangolni. Különösen fontos elkerülni ugyanazon érték kétszeri beszámítását.

Közvetítő platformok. A bankszámlára érkező összegből már levonhatták a platform jutalékát. Ezért nem mindegy, hogy a díjalap a vásárlói ellenértékhez vagy a levonások utáni kifizetéshez igazodik. A közvetítő elszámolása és az értékesítési adatok közötti eltérést dokumentáltan lehessen megmagyarázni.

3. Rendelj minden bevételhez üzletet és adatforrást

Több értékesítési csatorna esetén nem elég tudni, mennyi bevétel keletkezett. Azt is meg kell határozni, melyik partner elszámolásába tartozik. Központi webáruházból érkező, helyben teljesített rendelésnél például külön kérdés az értékesítő személye, a teljesítő üzlet és a partnernek járó ellenérték.

Készíts egyszerű hozzárendelési táblázatot. Minden értékesítési típushoz szerepeljen benne az értékesítő vállalkozás, a teljesítő egység, a díjalapba kerülő összeg, az elszámolási időpont és az igazoló adatforrás. A táblázat ne helyettesítse a szerződést, hanem annak végrehajtását segítse.

Jelöljetek ki elsődleges adatforrást, például a megfelelően beállított értékesítési rendszer kimutatását. Mellé rendeljétek hozzá az egyeztetéshez szükséges számlázási, pénztári és platformadatokat. A bankszámlakivonat önmagában rendszerint nem magyarázza meg az összes időbeli eltérést vagy levonást.

Az ellenőrzéshez ne kérj automatikusan teljes ügyféladatbázist. Sok esetben összesített kimutatás és személyes adatot nem tartalmazó tranzakcióazonosító is elegendő. Ha személyes adatok átadása szükséges, annak célját, jogalapját és terjedelmét külön rendezni kell.

4. Próbáld ki a havi zárást az első partner előtt

Saját üzleted adataiból készíts próbaelszámolást úgy, mintha már független partner működtetné. A cél nem a díj mértékének újratervezése, hanem annak ellenőrzése, hogy ugyanazokból az adatokból minden érintett ugyanarra az eredményre jut-e.

A havi folyamatban legyen egyértelmű felelőse az adatkészítésnek, az ellenőrzésnek és a jóváhagyásnak. Rögzítsétek az adatszolgáltatás, az észrevételezés, a számlázás és a fizetés határidejét. A hiányzó adat, rendszerhiba vagy késedelmes platformelszámolás esetére is kell előre egyeztetett megoldás.

Az ellenőrzési jog terjedelmét szerződésben rendezzétek: milyen irat kérhető, ki férhet hozzá, és hogyan kezelitek a feltárt eltérést. A hibajavítás menete különüljön el a szerződésszegés következményeitől; egy javítható adateltérés nem feltétlenül jelent szándékos aluljelentést.

Gyakorlati útravaló: az első szerződés előtt készíts díjalap-meghatározást, kivétellistát és mintazárást. Akkor kész az elszámolási rend, ha a partner könyvelője szóbeli magyarázat nélkül is reprodukálni tudja a fizetendő díjat.