Franchise aufbauen: Einkauf und Bezugsbindung richtig regeln

Im eigenen Betrieb entscheiden Sie kurzfristig, wo Sie Waren und Materialien einkaufen. Sobald daraus eine Franchise-Gemeinschaft entsteht, brauchen mehrere rechtlich selbstständige Unternehmen verlässliche Regeln. Die zentrale Frage lautet: Welche Beschaffungsvorgaben sichern tatsächlich Ihr Konzept – und wo benötigen Ihre künftigen Partner unternehmerischen Spielraum? Klären Sie das vor dem ersten Vertragsabschluss, statt bestehende Lieferantenbeziehungen unverändert zu übernehmen.

1. Aus Einkaufsgewohnheiten begründete Standards machen

Nicht jeder bewährte Lieferant muss zum Pflichtlieferanten werden. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme der Produkte, Materialien und Dienstleistungen, die Ihr bestehender Betrieb benötigt. Ordnen Sie jede Position einer von drei Gruppen zu:

• Konzeptprägend: beispielsweise eine besondere Rezepturmischung oder ein technisch abgestimmtes Bauteil, dessen Eigenschaften das Leistungsversprechen bestimmen.
• Qualitätsrelevant, aber austauschbar: etwa Verpackungen oder Reinigungsmittel, für die messbare Anforderungen genügen können.
• Allgemeiner Betriebsbedarf: beispielsweise gewöhnliches Büromaterial, bei dem ein bestimmter Anbieter häufig keinen erkennbaren Konzeptnutzen bringt.

Halten Sie für jede geplante Bezugsbindung schriftlich fest, welches Ziel sie verfolgt. „Wir kaufen dort schon immer ein“ ist keine tragfähige Begründung. Besser sind konkret prüfbare Anforderungen an Sicherheit, Verarbeitung, Kompatibilität oder einheitliche Produkteigenschaften.

Definieren Sie anschließend, ob ein bestimmtes Produkt, ein zugelassener Lieferantenkreis oder lediglich eine Qualitätsanforderung verbindlich sein soll. Je genauer Sie den notwendigen Standard beschreiben, desto leichter lassen sich unnötige Beschränkungen vermeiden. Das stärkt die Akzeptanz innerhalb der Franchise-Gemeinschaft und erleichtert später die rechtliche Prüfung.

2. Lieferfähigkeit außerhalb des Stammbetriebs testen

Ein Lieferant, der Ihren bisherigen Standort zuverlässig versorgt, ist nicht automatisch für mehrere unabhängige Betriebe geeignet. Prüfen Sie vor einer verbindlichen Zusage, ob er neue Lieferorte, kleinere Bestellmengen und unterschiedliche Eröffnungstermine tatsächlich bedienen kann.

Ein Beschaffungstest sollte nicht nur den Listenpreis erfassen. Dokumentieren Sie auch Frachtkosten, Mindestbestellmengen, Lieferzeiten, Zahlungsziele, Reklamationen und den Aufwand für Nachbestellungen. Entscheidend ist, was die Ware am jeweiligen Standort insgesamt kostet und wie viel Kapital sie im Lager bindet.

Klären Sie außerdem die Vertragsstruktur:

• Bestellt und bezahlt jeder Franchisepartner unmittelbar beim Lieferanten?
• Kauft die Zentrale selbst ein und verkauft anschließend weiter?
• Vermittelt die Zentrale lediglich Konditionen, ohne Vertragspartner des Warenkaufs zu werden?

Diese Modelle verteilen Verantwortung und Risiken unterschiedlich. Beim Weiterverkauf durch die Zentrale entstehen eigene Pflichten als Verkäufer sowie zusätzlicher Finanzierungs- und Logistikbedarf. Bei Direktbestellungen müssen Rahmenvereinbarung und einzelne Lieferverträge zusammenpassen.

Vereinbaren Sie einen Ausweichprozess für Lieferstörungen. Wer darf Ersatzprodukte freigeben? Welche Nachweise sind nötig? Wann dürfen Partner vorübergehend anderweitig einkaufen? Testen Sie diesen Ablauf anhand eines konkreten Ausfalls, bevor mehrere Standorte davon abhängig werden.

3. Bezugsbindung und Verkaufspreise rechtlich trennen

Deutschland hat kein eigenes Franchisegesetz und kein allgemeines staatliches Franchise-Register. Für Einkaufsregeln gelten insbesondere das Vertragsrecht des Bürgerlichen Gesetzbuchs, bei vorformulierten Klauseln die §§ 305 ff. BGB sowie das deutsche und europäische Kartellrecht. Auch unter Unternehmern sind vorformulierte Vertragsbedingungen nicht beliebig zulässig.

Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen sind insbesondere an § 1 GWB und, soweit der zwischenstaatliche Handel betroffen ist, Art. 101 AEUV zu messen. Die Vertikal-Gruppenfreistellungsverordnung, Verordnung (EU) 2022/720, kann bestimmte Vereinbarungen unter ihren Voraussetzungen vom Kartellverbot freistellen. Sie ist jedoch keine pauschale Erlaubnis für jede Bezugsbindung. Marktanteile, Dauer, Umfang und konkrete Ausgestaltung müssen geprüft werden.

Einheitliche Qualität bedeutet nicht automatisch einheitliche Endkundenpreise. Die Festsetzung verbindlicher Mindest- oder Festverkaufspreise für selbstständige Franchisepartner ist grundsätzlich kartellrechtlich problematisch. Unverbindliche Preisempfehlungen dürfen nicht durch Druck, Sanktionen oder wirtschaftliche Anreize faktisch verbindlich werden. Auch zentral geplante Rabattaktionen benötigen deshalb eine sorgfältige Gestaltung.

Lassen Sie Einkaufsbindung, Preisregelungen und Durchsetzungsmechanismen zusammen prüfen. Eine zulässige Vertragsformulierung hilft wenig, wenn die tatsächliche Zusammenarbeit durch Drohungen oder Liefernachteile eine unzulässige Preisbindung erzeugt. Schulen Sie daher auch Mitarbeitende, die Einkauf, Werbung und Partnerbetreuung koordinieren.

4. Konditionen transparent und Änderungen planbar halten

Erstellen Sie für künftige Partner eine verständliche Beschaffungsübersicht. Sie sollte Pflichtsortimente, Bestellwege, Zusatzkosten, Zahlungsbedingungen und den Umgang mit Lieferausfällen erklären. Machen Sie außerdem transparent, ob die Zentrale aus dem Warenverkauf, Vermittlungsvergütungen oder Lieferantenboni wirtschaftliche Vorteile erhält und wie diese im vereinbarten Modell behandelt werden. Ob ein Anspruch auf Weitergabe besteht, hängt von den Vereinbarungen und Umständen ab.

Vorvertragliche Aufklärungspflichten ergeben sich insbesondere aus §§ 311 Abs. 2, 241 Abs. 2 BGB; Pflichtverletzungen können nach § 280 BGB Schadensersatz auslösen. Beschaffungskosten und Bindungen dürfen daher nicht irreführend dargestellt werden. Bekannte wesentliche Einschränkungen gehören rechtzeitig auf den Tisch, nicht erst in die erste Warenrechnung.

Regeln Sie schließlich, wie Lieferantenwechsel und neue Pflichtprodukte eingeführt werden: mit nachvollziehbarer Begründung, angemessener Vorankündigung und einer Lösung für vorhandene Bestände. Ein unbegrenztes Änderungsrecht der Zentrale ist kein Ersatz für eine ausgewogene Vereinbarung.

Praktischer Schluss: Erstellen Sie vor dem Franchise-Start für jede Pflichtposition ein Blatt mit Qualitätsziel, Bezugsweg, Gesamtkosten und Ersatzlösung. Lassen Sie daraus abgestimmte Einkaufsregeln entwickeln und rechtlich prüfen – statt Ihre bisherigen Einkaufsgewohnheiten zur Pflicht für alle zu machen.