Franchise aufbauen: Warenbezug und Lieferausfälle regeln

Ein bewährter Einkauf im eigenen Betrieb ist noch kein belastbares Beschaffungskonzept für eine Franchise-Gemeinschaft. Sobald selbstständige Partner dieselben Waren benötigen, müssen Bestellungen, Lieferzusagen und Ersatzlösungen auch ohne persönliche Improvisation funktionieren. Klären Sie deshalb vor der ersten Partnerschaft, welche Waren verbindlich vorgegeben werden müssen, wer sie liefert und was bei Engpässen geschieht. Das schützt das gemeinsame Kundenversprechen und die wirtschaftliche Planbarkeit der Partner.

1. Für jede Warengruppe den notwendigen Standard bestimmen

Beginnen Sie mit einer Liste aller Waren und Verbrauchsmaterialien, die Ihr bestehender Betrieb regelmäßig benötigt. Entscheidend ist nicht, ob Sie mit einem Lieferanten seit Jahren zufrieden sind. Entscheidend ist, welche Eigenschaften für das übertragbare Geschäftskonzept tatsächlich erforderlich sind.

Unterscheiden Sie drei praktische Kategorien:

• Konzeptprägende Waren: Produkte, deren Rezeptur, Beschaffenheit oder Gestaltung wesentlich für das gemeinsame Angebot ist.
• Waren mit prüfbaren Qualitätsanforderungen: Artikel, bei denen unterschiedliche Lieferanten denselben Standard erfüllen können.
• Frei beschaffbare Waren: Materialien, deren Herkunft das Kundenerlebnis und die Leistungserbringung nicht wesentlich beeinflusst.

Halten Sie für jede Vorgabe ihren sachlichen Zweck fest. Eine bestimmte Verpackung kann beispielsweise für den sicheren Transport erforderlich sein. Daraus folgt aber nicht automatisch, dass ausschließlich ein bestimmter Händler infrage kommt.

Erstellen Sie anschließend ein Beschaffungsblatt je wichtiger Warengruppe: erforderliche Eigenschaften, zulässige Bezugsquellen, Bestellvorlauf, Lagerbedingungen und mögliche Alternativen. Prüfen Sie diese Angaben anhand Ihrer tatsächlichen Einkaufserfahrungen. Lieferfähigkeit für einen einzelnen Betrieb beweist noch nicht, dass ein Anbieter mehrere Partner an unterschiedlichen Orten zuverlässig versorgen kann.

2. Bestellwege, Kosten und Verantwortung eindeutig zuordnen

Legen Sie fest, ob Partner direkt beim Lieferanten bestellen oder ob Ihre Zentrale Waren einkauft und weiterverkauft. Beide Modelle können funktionieren, führen aber zu unterschiedlichen Pflichten. Bei zentralem Weiterverkauf übernimmt die Zentrale selbst eine Verkäuferrolle; bei Direktbestellung ist regelmäßig der jeweilige Lieferant Vertragspartner des Franchisenehmers.

Eine bloße Lieferantenempfehlung ist wiederum etwas anderes als eine eigene Lieferzusage. Diese Unterschiede müssen in Angeboten, Bestellabläufen und Verträgen erkennbar bleiben. Versprechen Sie Partnern keine gesicherte Verfügbarkeit, wenn Ihre Vereinbarungen mit dem Lieferanten dafür keine belastbare Grundlage bieten.

Klären Sie insbesondere:

• Wer nimmt Bestellungen verbindlich an und bestätigt Liefertermine?
• Wer berechnet Waren, Versand und gegebenenfalls Zuschläge?
• Welche Mindestmengen und Zahlungsbedingungen gelten?
• Wer bearbeitet Fehlmengen, Transportschäden und mangelhafte Ware?
• Wer trägt vereinbarte Lagerbestände und das Risiko unverkäuflicher Restware?

Auch Einkaufsvorteile gehören in ein nachvollziehbares Modell. Legen Sie offen, ob Mengenrabatte an Partner weitergegeben werden und ob die Zentrale Vergütungen von Lieferanten erhält. Vermeiden Sie insbesondere den Eindruck eines Einkaufs zum Selbstkostenpreis, wenn tatsächlich eine Handelsspanne enthalten ist.

Testen Sie den vollständigen Ablauf mit einer typischen Bestellung einschließlich einer Reklamation. So werden Zuständigkeitslücken sichtbar, bevor mehrere Partner gleichzeitig darauf stoßen.

3. Bezugsbindungen rechtlich prüfen lassen

Deutschland hat kein spezielles Franchisegesetz und keine besondere staatliche Franchiseregistrierung. Für die Vertragsgestaltung gelten insbesondere das Bürgerliche Gesetzbuch, gegebenenfalls das Handelsgesetzbuch sowie das deutsche und europäische Kartellrecht. Vorformulierte Vertragsklauseln unterliegen außerdem der AGB-Kontrolle nach §§ 305–310 BGB.

Für verbindliche Warenbezugsregeln sind insbesondere § 1 GWB und, soweit der zwischenstaatliche Handel betroffen ist, Artikel 101 AEUV relevant. Die europäische Vertikal-Gruppenfreistellungsverordnung, Verordnung (EU) 2022/720, kann bestimmte vertikale Vereinbarungen unter ihren Voraussetzungen vom Kartellverbot freistellen. Sie ist jedoch keine pauschale Erlaubnis für jede Bezugsbindung.

Ob eine Bindung zulässig ist, hängt unter anderem von ihrer Ausgestaltung, Dauer, den Marktverhältnissen und ihrer Bedeutung für das Konzept ab. Lassen Sie deshalb Exklusivbezug, Mindestabnahmemengen und Beschränkungen alternativer Bezugsquellen fachkundig prüfen. Die Aussage „Das gehört zu unserer Marke“ ersetzt diese Prüfung nicht.

Wesentliche Einkaufspflichten und wirtschaftliche Belastungen sollten Interessenten bereits vor Vertragsschluss zutreffend erläutert werden. Die vorvertraglichen Schutz- und Aufklärungspflichten beruhen auf allgemeinen BGB-Regeln, insbesondere §§ 311 Absatz 2 und 241 Absatz 2. Der Europäische Verhaltenskodex für Franchising ist dagegen Selbstregulierung, kein staatliches Gesetz.

4. Einen Ersatzweg für Lieferausfälle vorbereiten

Definieren Sie für kritische Waren einen einfachen Eskalationsablauf. Wer meldet einen Engpass, wer beurteilt seine Auswirkungen und wer entscheidet über einen vorübergehenden Ersatz? Benennen Sie auch eine Vertretung, damit eine Freigabe nicht an einer einzelnen Person hängt.

Prüfen Sie mögliche Ersatzartikel möglichst vor dem Ernstfall. Bei Lebensmitteln können beispielsweise Inhaltsstoffe, Allergene und Kennzeichnung betroffen sein. Ein Ersatzprodukt darf daher nicht allein nach Preis und Verfügbarkeit ausgewählt werden. Auch Kundeninformationen oder Arbeitsabläufe müssen gegebenenfalls angepasst werden.

Regeln Sie, wie eine zeitlich begrenzte Ausnahme dokumentiert wird und wann sie endet. Stimmen Sie solche Verfahren mit dem Franchisevertrag ab; das Handbuch sollte keine zusätzlichen, vertraglich nicht gedeckten Einkaufspflichten schaffen. Besprechen Sie anschließend jeden größeren Ausfall mit dem betroffenen Lieferanten und verbessern Sie den Ablauf.

Praktisches Fazit: Erstellen Sie vor der Partnergewinnung eine Warenübersicht, einen klaren Bestell- und Reklamationsweg sowie einen geprüften Ersatzplan. Verbindliche Bezugsregeln brauchen sowohl einen nachvollziehbaren betrieblichen Zweck als auch eine rechtlich tragfähige Grundlage.