Franchising-sopimuksen osapuolet: tarkista allekirjoittaja

Kun muutat olemassa olevan yrityksesi franchising-yhteisön perustaksi, yrittäjäehdokkaan kanssa saavutettu yhteisymmärrys ei vielä ratkaise, kuka tulee sopimuskumppaniksi. Neuvottelija, tuleva omistaja ja sopimuksen allekirjoittaja voivat olla eri rooleissa. Selkeä osapuolten tarkistus ehkäisee tilanteita, joissa maksut, käyttöoikeudet tai henkilökohtaiset sitoumukset kohdistuvat väärään tahoon.

1. Erota yrittäjä, yrittäjäyhtiö ja edustaja

Franchising perustuu oikeudellisesti ja taloudellisesti itsenäisten yritysten yhteistyöhön. Suomi.fi muistuttaa, että yrittäjä vastaa oman yrityksensä perustamisesta, rahoituksesta ja liiketoiminnan riskeistä. Ketjun perustajan kannattaa siksi erottaa henkilöön kohdistuva yrittäjävalinta siitä, minkä yrityksen kanssa sopimus lopulta tehdään.

Jos kumppaniksi tulee osakeyhtiö, sopimusosapuoli on lähtökohtaisesti yhtiö eikä sen osakas. Omistaja ei muutu henkilökohtaisesti vastuulliseksi kaikista sopimusvelvoitteista vain allekirjoittamalla sopimuksen yhtiön edustajana. Jos kumppani toimii yksityisenä elinkeinonharjoittajana, yrittäjä ja yritys eivät puolestaan ole samalla tavalla erillisiä oikeushenkilöitä.

Laadi jokaisesta uudesta kumppanista osapuolikortti, johon merkitään:

• sopimuskumppanin virallinen nimi, Y-tunnus ja yritysmuoto
• kotipaikka sekä sopimusilmoituksissa käytettävät yhteystiedot
• liiketoiminnasta käytännössä vastaava henkilö
• allekirjoittaja ja hänen edustamisoikeutensa peruste
• mahdolliset erilliset henkilökohtaiset sitoumukset.

Tee vastaava tarkistus omasta yrityksestäsi. Neuvotteluissa käytetty ketjun nimi tai tavaramerkki ei yksin yksilöi franchising-antajaa. Sopimuksesta on käytävä ilmi, mikä yritys myöntää konseptin käyttöoikeuden, laskuttaa maksut ja vastaa sovitusta tuesta.

Osapuolikortti on sisäinen tarkistusväline, ei uusi sopimus. Sen tietojen on vastattava lopullista sopimusta. Nimeä omassa yrityksessäsi henkilö, joka päivittää kortin ennen allekirjoittamista ja ilmoittaa muutoksista laskutuksesta sekä yrittäjätuesta vastaaville.

2. Ratkaise perustettavan yhtiön tilanne ennen sitoutumista

Yrittäjäehdokas saattaa neuvotella sopimuksesta ennen kuin hänen osakeyhtiönsä on rekisteröity. Tämä on olennainen ero verrattuna tilanteeseen, jossa valmis yhtiö tekee sopimuksen. Osakeyhtiölain mukaan osakeyhtiö syntyy rekisteröimisellä. Pelkkä suunniteltu nimi tai perustamissopimuksen allekirjoittaminen ei vielä tarkoita, että rekisteröity yhtiö olisi olemassa.

Selkein käytännön toimintatapa on tehdä lopullinen franchising-sopimus vasta rekisteröidyn yhtiön kanssa. Jos aikataulu edellyttää aikaisempaa sitoutumista, pyydä juristia laatimaan perustettavaa yhtiötä koskeva järjestely. Siinä on ratkaistava muun muassa, kuka vastaa ennen rekisteröintiä tehdyistä toimista ja millä perusteella velvoitteet siirtyvät yhtiölle.

Pelkkä ilmaisu ”perustettavan yhtiön lukuun” ei ratkaise kaikkia vastuukysymyksiä. Osakeyhtiölaissa on säännökset ennen rekisteröintiä tehtyjen toimien vastuista ja velvoitteiden siirtymisestä. Niiden soveltuminen riippuu järjestelyn yksityiskohdista.

Sovi kirjallisesti myös käytännön etenemisestä: milloin rekisteröinti osoitetaan, mitä sitä ennen saa tehdä ja miten toimitaan, jos yhtiötä ei synny. Älä avaa järjestelmätunnuksia, luovuta koko konseptiaineistoa tai aloita koulutusta vain siksi, että tulevan yhtiön nimi on tiedossa. Päätä erikseen, mitkä valmistelutoimet ovat sallittuja ja mihin sopimukseen ne perustuvat.

Jos henkilö on jo allekirjoittanut sopimuksen omissa nimissään, yhtiön perustaminen ei yksin vaihda sopimusosapuolta. Mahdollinen siirto ja alkuperäisen osapuolen vapautuminen vastuista on käsiteltävä erikseen.

3. Tarkista oikeus allekirjoittaa ja erilliset vastuut

Tarkista ennen allekirjoitusta ajantasainen kaupparekisteriote ja tarvittaessa yhtiöjärjestys, valtakirja tai asianmukainen päätös. Yrittäjäehdokkaan omistusosuus, tuttuus tai asema yhteyshenkilönä ei sellaisenaan osoita oikeutta edustaa yhtiötä.

Kiinnitä huomiota erityisesti yhteisedustamiseen. Jos yhtiötä edustaa kaksi henkilöä yhdessä, yhden allekirjoitus ei sellaisenaan täytä tätä edustamistapaa. Myöskään toimitusjohtajan asemaa ei pidä tulkita rajattomaksi oikeudeksi tehdä yhtiön puolesta mitä tahansa sopimuksia. Pitkäaikaisen franchising-sopimuksen kohdalla edustamisoikeuden peruste kannattaa varmistaa huolellisesti.

Sähköinen allekirjoitus auttaa todentamaan allekirjoittajan henkilöllisyyden, mutta ei yksin osoita hänen oikeuttaan sitoa yhtiötä. Tallenna allekirjoitettavan version yhteyteen myös tarkistuksessa käytetyt asiakirjat ja tarkistuspäivä.

Jos ketju edellyttää omistajalta henkilökohtaista takausta tai muuta erillistä sitoumusta, käsittele se avoimesti omana vastuunaan. Määrittele, mitä velvoitteita sitoumus koskee, kuinka kauan se on voimassa ja miten vastuun laajuus määräytyy. Takaukseen sovelletaan takauksesta ja vierasvelkapanttauksesta annettua lakia; sovellettavat suojasäännökset on arvioitava takaajan aseman perusteella.

Älä käytä epäselvää allekirjoitusriviä, jossa henkilö näyttää allekirjoittavan samanaikaisesti yhtiön edustajana ja omissa nimissään. Jokaisen allekirjoituksen roolin tulee olla ymmärrettävä.

4. Tee tarkistuksesta pysyvä menettely

Suomessa ei ole erillistä franchisinglakia, franchising-sopimusten erityistä rekisteröintivelvollisuutta eikä lakisääteistä franchisingin ennakkotietolomaketta. Tämä ei poista yleisen lainsäädännön velvoitteita. Sopimuksen syntymiseen, valtuutukseen ja kohtuuttomien ehtojen sovitteluun vaikuttaa oikeustoimilaki. Yhtiön syntymistä ja edustamista sääntelee osakeyhtiölaki. Lisäksi toimintaan soveltuvat muun muassa kilpailulaki, EU:n kilpailusäännöt ja laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa.

Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, johon yhdistyksen jäsenet sitoutuvat. Ne eivät korvaa lakia tai yhtiön edustamisoikeuden tarkistamista. Tavallinen yrityksen kaupparekisteröinti on puolestaan eri asia kuin franchising-toiminnan erityinen rekisteröinti.

Rakenna allekirjoitusvaiheeseen selkeä hyväksyntä: sopimusta ei lähetetä allekirjoitettavaksi ennen kuin osapuoli, rekisteröintitilanne, edustamisoikeus ja mahdolliset henkilökohtaiset sitoumukset on tarkistettu. Vertaa tämän jälkeen sopimuksen osapuolitietoja laskutuksen ja käyttöoikeuksien vastaanottajiin. Näin väärä yritysnimi ei siirry suoraan arjen järjestelmiin.

Sovi myös, että yrittäjä ilmoittaa olennaisista yhtiö- ja yhteystietojen muutoksista. Omistajan vaihtuminen ja sopimusosapuolen vaihtuminen eivät ole sama asia, joten ne on käsiteltävä erikseen sopimuksen ehtojen mukaisesti.

Käytännön muistilista: varmista oikea yritys, sen olemassaolo ja allekirjoittajan valtuudet. Kirjaa henkilökohtaiset vastuut erilleen. Vasta tämän jälkeen allekirjoita ja käynnistä sovitut palvelut.