Franchising ja liiketila: sovi vuokravastuut ennen kasvua

Kun muutat nykyisen yrityksesi franchising-yhteisöksi, liiketila ei ole vain osoite. Se vaikuttaa yrittäjän kustannuksiin, asiakaskokemukseen ja siihen, kuinka helposti toimintamalli voidaan toteuttaa uudella paikkakunnalla. Ennen ensimmäistä tilavarausta kannattaa ratkaista, kuka vuokraa tilan, millä ehdoilla se hyväksytään ja miten vuokrasopimus sopii yhteen franchising-sopimuksen kanssa. Nykyisen toimipisteesi onnistunut vuokrajärjestely ei välttämättä sellaisenaan sovi yhteisön uusille yrittäjille.

1. Muuta nykyisen tilasi ominaisuudet valintakriteereiksi

Aloita erottamalla liiketoiminnalle välttämättömät tilavaatimukset nykyisen toimipaikkasi sattumanvaraisista ominaisuuksista. Asiakkaiden asiointitapa, tavaroiden vastaanotto, henkilöstön työskentely ja laitteiden tekniset vaatimukset ratkaisevat enemmän kuin samanlainen julkisivu.

Laadi tilakriteerit kolmeen ryhmään:

• Välttämättömät ominaisuudet: esimerkiksi toimintaan soveltuva käyttötarkoitus, tarvittava ilmanvaihto, esteettömyysvaatimukset sekä riittävät sähkö- ja vesiliitännät.
• Taloudelliset rajat: kokonaisvuokra, ylläpitokulut, vakuus, muutostöiden kustannukset ja tilan käyttöön liittyvät muut maksut.
• Toivottavat ominaisuudet: näkyvyys, pysäköinti, lähialueen palvelut ja mahdollisuus myöhempään laajentumiseen.

Tarkastele tilakustannuksia kokonaisuutena. Edullinen perusvuokra ei auta, jos yrittäjä joutuu rahoittamaan mittavan ilmanvaihtoremontin tai maksamaan pitkän rakentamisjakson vuokrat ilman myyntituloja. Sisällytä arvioon myös ennallistamisvelvoitteet, joita vuokranantaja voi vaatia vuokrasuhteen päättyessä.

Kirjaa jokaisesta tilavaihtoehdosta perusteltu hyväksymispäätös. Jos poikkeat omista kriteereistäsi, dokumentoi poikkeaman vaikutus toimintaan ja kustannuksiin. Näin franchising-yhteisön seuraavaa tilaa ei hyväksytä pelkän ensivaikutelman perusteella.

Käy ehdokastilassa myös tavallisen asiointiajan ulkopuolella. Huoltoliikenne, jätteiden nouto, melurajoitukset ja rakennuksen yhteiset aukiolokäytännöt voivat muuttaa toteutettavuutta. Pyydä tekniset tiedot kirjallisesti: esittelyssä annettu yleinen vakuutus tilan sopivuudesta ei korvaa käyttötarkoituksen ja laitteistojen tarkistamista.

2. Päätä, kuka kantaa vuokrasopimuksen vastuut

Tavallinen vaihtoehto on, että franchising-yrittäjä tekee vuokrasopimuksen suoraan kiinteistön omistajan kanssa. Tällöin yrittäjä vastaa vuokrista ja muista sovituista velvoitteista. Franchising-antaja voi arvioida tilan soveltuvuuden konseptiin, mutta hyväksyntä ei itsessään tee siitä vuokrasopimuksen osapuolta tai takaajaa.

Toinen vaihtoehto on, että franchising-antaja vuokraa tilan ja luovuttaa sen yrittäjän käyttöön erillisellä järjestelyllä. Tämä voi helpottaa keskeisen sijainnin säilyttämistä yhteisön käytössä, mutta samalla antajalle voi jäädä vuokravastuu, vaikka yrittäjän toiminta loppuisi. Tilan edelleen luovuttamisen edellytykset on tarkistettava päävuokrasopimuksesta ja sovellettavasta laista.

Tee vastuunjako näkyväksi ennen neuvotteluja:

• Kuka maksaa vakuuden ja mahdolliset lisävakuudet?
• Kuka tilaa muutostyöt ja vastaa niiden hyväksyttämisestä?
• Kuka omistaa kiinteät kalusteet ja irrotettavat laitteet?
• Kenen vastuulla ovat kunnossapito, vakuutukset ja vahinkojen korjaaminen?
• Kuka maksaa kustannukset, jos avaaminen viivästyy?

Jos franchising-antajalta pyydetään takausta, käsittele se erillisenä taloudellisena sitoumuksena. Rajaa tarvittaessa vastuun määrä, kesto ja päättymisehdot. Yrittäjän tukeminen ei edellytä rajaamattoman vuokrariskin ottamista.

3. Sovita sopimusten aikataulut ja Suomen säännöt yhteen

Suomessa ei ole erillistä franchising-lakia, lakisääteistä franchising-rekisteriä eikä franchisingia koskevaa määrämuotoista ennakkotietoasiakirjapakkoa. Sopimuksiin sovelletaan yleistä lainsäädäntöä, kuten oikeustoimilakia ja lakia sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa. Kilpailulaki ja EU:n kilpailusäännöt on huomioitava soveltuvin osin. Suomen Franchising-Yhdistyksen eettiset säännöt ovat itsesääntelyä, eivät viranomaisen säätämää lakia.

Liiketilan vuokraukseen sovelletaan lakia liikehuoneiston vuokrauksesta. Sopimusehdoilla on siinä suuri merkitys, joten erityisesti kesto, irtisanominen, purkaminen, kunnossapito ja tilan luovuttaminen toiselle on tarkistettava huolellisesti. Määräaikaisesta vuokrasopimuksesta ei yleensä pääse kesken sopimuskauden irti pelkällä irtisanomisilmoituksella.

Vertaa vuokra- ja franchising-sopimusta rinnakkain. Jos franchising-sopimus päättyy ennen vuokrasopimusta, yrittäjälle voi jäädä tila maksettavaksi ilman oikeutta käyttää yhteisön tunnuksia ja konseptia. Jos vuokrasopimus puolestaan päättyy ensin, toiminnalta voi kadota hyväksytty sijainti kesken yhteistyön.

Älä oleta, että toisen sopimuksen päättyminen päättää automaattisesti myös toisen. Mahdollisista irtautumis-, jatko- ja siirtojärjestelyistä on sovittava asianomaisten osapuolten kanssa. Franchising-sopimuksen kirjaus ei yksin velvoita ulkopuolista vuokranantajaa hyväksymään uutta vuokralaista.

4. Ota käyttöön kirjallinen tilan hyväksymisprosessi

Määrittele selkeä etenemisjärjestys: alustava tilakartoitus, tekninen selvitys, kustannusarvio, sopimusten tarkastus ja lopullinen hyväksyntä. Kerro yrittäjäehdokkaalle, missä vaiheessa hän saa tehdä sitovan tarjouksen tai allekirjoittaa vuokrasopimuksen.

Selvitä kunnan rakennusvalvonnasta ja muilta toimivaltaisilta viranomaisilta, sopiiko tila aiottuun käyttöön ja mitä lupia tai ilmoituksia tarvitaan. Vuokranantajan suostumus ei korvaa viranomaisvaatimuksia. Vastaavasti franchising-antajan konseptihyväksyntä ei ole lupaus luvan saamisesta.

Jos tilaan täytyy sitoutua ennen selvitysten valmistumista, neuvottele tarvittavat ehdot kirjallisesti. Tällaisia voivat olla soveltuvan luvan saaminen, rahoituksen varmistuminen tai muutostöiden hyväksyttävyys. Määrittele samalla määräajat, hyväksyttävä selvitys ja seuraukset, jos ehto ei täyty.

Kokoa hyväksymisaineistoon pohjapiirros, tekniset selvitykset, kustannusarvio, vastuunjakotaulukko ja sopimusten olennaiset päivämäärät. Nimeä henkilö, joka varmistaa avoimien kysymysten ratkaisemisen ennen sitoutumista. Päivitä aineisto vielä ennen avajaisia, jos remontin laajuus tai toteutusaikataulu muuttuu.

Käytännön tiivistys: hyväksy liiketila vasta, kun sen soveltuvuus, kokonaiskustannukset ja sopimusvastuut on tarkistettu yhdessä. Hyvä sijainti tukee franchising-yhteisön kasvua vain, jos myös tilaan liittyvät velvoitteet ovat hallittavissa.