Regalías de franquicia en Colombia: cómo definir su cálculo

Al franquiciar un negocio existente, pactar una regalía «sobre las ventas» parece sencillo hasta que aparecen devoluciones, descuentos o comisiones de plataformas. El reto no es únicamente escoger un porcentaje: es conseguir que ambas partes calculen el mismo valor con los mismos datos. Una regla verificable ayuda a construir confianza dentro de la comunidad de franquicias y evita discusiones recurrentes por cada liquidación.

1. Separe la regalía de los demás pagos

Antes de redactar la fórmula, identifique qué remunera cada cobro. El derecho de entrada corresponde al acceso inicial a la franquicia y a las prestaciones que se hayan pactado. La regalía periódica remunera los derechos y servicios continuados definidos en el contrato. El aporte publicitario, cuando exista, debe distinguirse de ambos.

No presente estos conceptos como intercambiables. Si hay capacitación inicial incluida en el derecho de entrada, explique qué acompañamiento posterior cubre la regalía y qué servicios adicionales podrían cobrarse aparte. Así evita duplicidades y expectativas de asistencia ilimitada.

Puede estructurar la regalía como una suma fija, un porcentaje sobre una base definida o una combinación. La elección debe responder al funcionamiento del negocio:

• Suma fija: facilita prever el pago, pero no disminuye automáticamente cuando caen las ventas.
• Porcentaje: acompaña la variación de la base pactada y exige información consistente.
• Fórmula mixta o con mínimo: requiere explicar cuándo opera cada componente y si se suman o se compara uno con otro.

No existe un porcentaje legal obligatorio para las franquicias en Colombia. Tampoco conviene copiar el de otra marca sin evaluar las prestaciones que remunera.

2. Defina qué entra en la base de cálculo

La expresión «ventas netas» no basta si cada parte la interpreta de manera diferente. Construya una definición contractual que permita pasar del registro de operaciones a la cifra sobre la que se liquida la regalía.

Resuelva, como mínimo, estas preguntas:

• ¿Se toman ventas facturadas, operaciones realizadas o dinero efectivamente recaudado?
• ¿El IVA queda excluido de la base?
• ¿Cómo se restan descuentos, devoluciones y anulaciones?
• ¿Se incluyen domicilios y ventas por plataformas externas?
• ¿Las comisiones de intermediación reducen la base o son un gasto del franquiciado?
• ¿Cómo se tratan propinas, bonos de regalo y anticipos?

Por ejemplo, una plataforma puede recaudar una venta y transferir al establecimiento un importe menor después de descontar su comisión. Calcular sobre la venta o sobre el giro recibido produce resultados distintos. Ninguna de esas bases debe darse por supuesta: hay que pactarla expresamente.

También debe evitarse contar dos veces una misma operación, como podría suceder al vender un bono y después registrar su redención. Defina el momento que genera la regalía y conserve la trazabilidad del movimiento. Estas reglas de liquidación no sustituyen el tratamiento contable o tributario que corresponda.

3. Establezca un cierre mensual reproducible

La fórmula necesita un procedimiento. Señale el período de liquidación, la fecha límite para reportar información, quién prepara el cálculo y cuándo vence el pago. Si el período no es mensual, mantenga igualmente un calendario inequívoco.

Prepare una plantilla con base inicial, exclusiones, ajustes, base definitiva y tarifa aplicable. Identifique el reporte de ventas que respalda cada campo y designe un responsable por cada parte. El franquiciado debería poder reproducir el cálculo sin depender de una explicación verbal de la central.

Pruebe la plantilla con operaciones reales de su negocio existente. Incluya un período con descuentos, una devolución posterior al cierre y ventas cobradas por terceros. El objetivo es detectar ambigüedades antes de trasladarlas a otro empresario.

Pacte también un mecanismo de corrección: plazo para presentar diferencias, soportes necesarios y forma de aplicar ajustes posteriores. Si una devolución corresponde a una venta cuya regalía ya se pagó, debe quedar claro cómo se reconoce, sin modificar silenciosamente liquidaciones anteriores.

4. Lleve las reglas al contrato colombiano

En Colombia, la franquicia es un contrato atípico: no tiene una regulación legal específica e integral. Se aplican las reglas generales del Código de Comercio y las disposiciones civiles pertinentes, además de las normas especiales que correspondan. La autonomía contractual no permite desconocer normas imperativas ni la buena fe.

El Ministerio de Justicia identifica la contraprestación —como el derecho de entrada y las regalías— entre los elementos que deben precisarse al estructurar el acuerdo. No hay una tarifa oficial ni un sistema estatal de liquidación que reemplace lo pactado.

Incorpore la fórmula y su procedimiento en el contrato o en un anexo expresamente integrado. Si contempla actualizaciones de valores fijos, indique el indicador, la periodicidad y la fecha de aplicación. Evite dejar cambios económicos a una referencia imprecisa en un manual operativo.

Solicite revisión jurídica y tributaria para precisar facturación, impuestos y retenciones aplicables. Distinga la base contractual de la regalía del importe final a pagar después de esos conceptos.

Para llevar a la práctica: antes de ofrecer la franquicia, entregue la misma plantilla y los mismos registros a dos personas. Si obtienen resultados diferentes, la regla todavía necesita ajustes.