Franquicias en Colombia: revisar la tecnología obligatoria

Comprar una franquicia también puede significar depender de programas de caja, inventarios, reservas o pedidos elegidos por otra empresa. Antes de comprometer su inversión, compruebe cuánto cuestan, quién controla los accesos y cómo funcionará el negocio si dejan de estar disponibles. En la comunidad de franquicias, compartir tecnología facilita la operación, pero exige responsabilidades claras.

1. Identifique qué tecnología está comprando realmente

No dé por hecho que el derecho de entrada incluye todos los sistemas necesarios. Pida una relación de las herramientas obligatorias y distinga entre equipos, licencias de uso, instalación, configuración y servicios recurrentes. Una demostración comercial no sustituye esa descripción.

Para cada herramienta, solicite respuestas por escrito:

• Función: qué proceso permite ejecutar y si es indispensable para vender.
• Proveedor: quién presta el servicio y quién firma el contrato con usted.
• Acceso: cuántos usuarios incluye y qué permisos tendrá el franquiciado.
• Dependencias: qué conexión, equipos o programas adicionales necesita.
• Disponibilidad: desde cuándo podrá utilizarse y qué pruebas preceden a su aceptación.

Pida una demostración que siga una operación completa: registrar una venta, modificarla, tramitar una devolución, actualizar inventario y obtener el reporte correspondiente. Así podrá detectar tareas manuales que no aparecen en la presentación inicial.

Si el franquiciante contrata la plataforma y luego le habilita una cuenta, aclare qué derechos tendrá usted frente al proveedor. Pagar por el servicio no necesariamente lo convierte en su cliente contractual directo.

2. Calcule el costo durante toda la vigencia

Una mensualidad anunciada puede ser solo una parte del gasto. Prepare un presupuesto tecnológico separado, con costos iniciales, periódicos y condicionados al uso. El objetivo no es volver a calcular toda la inversión, sino evitar que una dependencia operativa quede sin valorar.

Incluya, cuando corresponda, instalación, migración de información, licencias por usuario, terminales adicionales, almacenamiento, mantenimiento, integraciones y atención fuera del horario habitual. Pregunte también si existen cargos por transacción o por superar determinados niveles de uso.

Solicite la regla de actualización de cada tarifa. Debe quedar claro quién puede modificarla, con qué aviso y mediante qué fórmula o criterio. Si el precio depende de un tercero, pregunte cómo se comunicarán sus cambios y qué opciones habrá ante un incremento que afecte la viabilidad del punto.

Revise además quién paga una migración obligatoria. Cambiar de plataforma puede exigir capacitación, conversión de archivos y horas sin operación. Negocie cómo se presupuestan esos trabajos y quién los autoriza; no se limite al precio de la nueva licencia.

3. Lleve las responsabilidades al contrato

En Colombia, el contrato de franquicia es atípico: no existe una regulación integral específica que defina todas sus condiciones. Se aplican las normas generales de contratación mercantil del Código de Comercio y, cuando corresponde, las disposiciones civiles pertinentes. La autonomía contractual no elimina los deberes legales, incluida la buena fe.

Tampoco existe una obligación general específica de entregar una circular de oferta de franquicia con un plazo legal uniforme. El proyecto de decreto publicado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en 2021 no debe confundirse con una norma vigente. Por eso, solicite la documentación tecnológica antes de firmar y pacte expresamente las condiciones relevantes.

El contrato, o un documento incorporado expresamente a él, debería precisar:

• Qué servicios debe proporcionar cada parte.
• Quién recibe y atiende los incidentes.
• Qué tiempos de respuesta se comprometen, distinguiéndolos de los tiempos de solución.
• Qué mantenimiento programado puede interrumpir el servicio y cómo se avisa.
• Qué medidas proceden ante fallas reiteradas, según lo acordado.

Evite aceptar una obligación de usar exclusivamente una plataforma sin identificar quién responde por mantenerla disponible. Estos compromisos son puntos de negociación, no derechos automáticos propios de toda franquicia.

4. Compruebe la continuidad y el acceso a sus registros

Plantee una prueba concreta: la plataforma deja de funcionar durante una jornada de alta demanda. ¿Puede seguir atendiendo? ¿Cómo registra las operaciones y cómo las incorpora después al sistema? Pida un procedimiento compatible con las obligaciones legales del negocio; una alternativa manual no siempre sustituye los sistemas exigibles.

Aclare también la frecuencia de las copias de respaldo, quién verifica su recuperación y cómo consultará sus registros contables y operativos. No confunda acceso a información con autorización irrestricta para usar datos personales: su tratamiento debe respetar la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Finalmente, acuerde un mecanismo de exportación de los registros que legítimamente deba conservar, con formato, plazo y costo definidos, incluso si cambia el proveedor o termina la relación contractual.

Conclusión práctica: antes de firmar, exija un inventario tecnológico, un presupuesto completo y compromisos verificables de continuidad. Si no puede explicar cómo venderá, cuánto pagará y cómo recuperará sus registros, todavía hay condiciones por aclarar.