Franquicias en Colombia: cómo pactar la capacitación

Comprar una franquicia no consiste únicamente en recibir permiso para usar una marca. También supone aprender a reproducir una forma de trabajar. Dentro de la comunidad de franquicias, esa transferencia de conocimiento permite convertir la experiencia del franquiciante en capacidades para su equipo. Antes de firmar en Colombia, transforme la promesa de «capacitación incluida» en compromisos verificables: contenidos, responsables, costos y criterios para comprobar el aprendizaje.

1. Distinga la entrega del manual de la formación efectiva

Un manual explica procedimientos, pero su entrega no demuestra que alguien sepa ejecutarlos. La capacitación debe permitir que el franquiciado y las personas responsables de la operación practiquen las tareas necesarias, reciban correcciones y resuelvan dudas.

El Ministerio de Justicia, en su orientación sobre el contrato de franquicia, identifica la transferencia del conocimiento empresarial como una obligación del franquiciante y menciona las capacitaciones y los manuales como medios para realizarla. Esto no significa que todas las marcas deban ofrecer un programa idéntico: su alcance debe quedar concretado en el acuerdo.

Solicite un programa que distinga, como mínimo:

• Operación: preparación del producto o prestación del servicio, controles de calidad y manejo de incidencias.
• Administración cotidiana: apertura y cierre, inventarios, registros y seguimiento de indicadores.
• Atención al cliente: procedimientos para solicitudes, quejas y situaciones difíciles.
• Dirección del punto: supervisión, organización de turnos y verificación de estándares.

No todos los participantes necesitan estudiar lo mismo. Pida una matriz que relacione cada cargo con los contenidos y las prácticas que deberá completar. Así evitará que una charla general se presente como formación suficiente para toda la operación.

2. Convierta el programa en una obligación contractual

En Colombia, la franquicia es un contrato atípico: no tiene una regulación legal específica que establezca un programa obligatorio de capacitación. Se aplican lo pactado por las partes y las normas generales sobre obligaciones y contratos del Código de Comercio y, cuando corresponde, del Código Civil, incluidos los deberes de buena fe.

Tampoco existe un régimen especial de divulgación precontractual de franquicias que imponga una ficha estandarizada sobre formación. Por eso, no suponga que una presentación comercial define por sí sola todo lo que podrá exigir. Incorpore los compromisos al contrato o a un documento expresamente integrado en él.

Para cada módulo, deje establecidos:

• Quién lo imparte y qué experiencia debe tener.
• A quiénes está dirigido y cuántos participantes admite.
• Si será presencial, virtual o mediante práctica supervisada.
• Su duración, lugar y momento de ejecución.
• Los materiales y accesos que se entregarán.
• La forma de documentar la asistencia y evaluar el aprendizaje.

Evite expresiones abiertas como «formación según disponibilidad». Si la marca necesita flexibilidad para organizar grupos, acuerde un procedimiento de programación y una anticipación mínima. El derecho del franquiciado debe ser identificable, aunque el calendario pueda ajustarse de común acuerdo.

3. Aclare los costos y cómo se acredita la preparación

Pregunte qué está incluido y qué genera cobros adicionales. Diferencie los honorarios del instructor de los gastos de transporte, alojamiento, alimentación, materiales y desplazamiento del personal. Considere también el tiempo remunerado que su equipo dedicará a aprender en lugar de atender el negocio.

Solicite una relación escrita de los posibles cobros por repetir módulos, incorporar reemplazos o capacitar personas adicionales. Cuando un valor no pueda fijarse desde el inicio, negocie un método de cálculo y aprobación previa del gasto.

La evaluación merece especial atención si aprobarla condiciona la posibilidad de operar. Acuerde criterios objetivos y conocidos de antemano: tareas observables, errores que requieren corrección y responsables de verificar el resultado.

Por ejemplo, completar una sesión sobre inventarios no equivale a saber registrar una recepción y detectar una diferencia. Una práctica supervisada permite comprobarlo mejor que una constancia de asistencia.

Defina además qué ocurre cuando alguien no alcanza el nivel requerido: refuerzo disponible, nueva evaluación, plazo y responsable del costo. Distinga entre una ausencia del participante y una capacitación incompleta por causas atribuibles al franquiciante.

4. Prevea la formación después del inicio

La necesidad de aprender no desaparece al comenzar a operar. Habrá reemplazos de personal, cambios de procedimientos y dificultades que solo surgirán durante el trabajo cotidiano.

Separe tres compromisos: formación inicial, actualización y asistencia para resolver dudas. Para esta última, acuerde canales, horarios, responsables y tiempos de respuesta según la urgencia. «Soporte permanente» no explica si recibirá una visita, una llamada o únicamente acceso a una biblioteca digital.

Conserve registros de sesiones, materiales recibidos, evaluaciones y solicitudes pendientes. Si falta una actividad comprometida, comuníquelo por escrito y pida un plan de cumplimiento. Esa trazabilidad ayuda a corregir problemas y permite revisar con asesoría jurídica las opciones contractuales si persisten.

Conclusión práctica: antes de firmar, compruebe que puede responder qué aprenderá cada persona, quién enseñará, cuánto costará y cómo se verificará el resultado. Si esas respuestas dependen de promesas verbales, la capacitación todavía no está suficientemente pactada.