Franchise kopen in België: controleer de royaltyberekening

Een franchiseformule kan aantrekkelijk lijken door een bescheiden royaltypercentage. Maar waarover wordt dat percentage precies berekend? Verschillen rond btw, kortingen, retouren en online bestellingen kunnen uw werkelijke vergoeding sterk beïnvloeden. Wie toetreedt tot de franchisinggemeenschap, doet er daarom goed aan niet alleen het tarief te vergelijken, maar vooral de berekeningsregels te controleren. Vraag vóór ondertekening om een berekening die u zelf kunt narekenen.

1. Maak van ‘omzet’ een controleerbare definitie

Woorden als ‘omzet’, ‘netto-omzet’ en ‘verkopen’ lijken duidelijk, maar zijn zonder verdere omschrijving onvoldoende om uw royaltyfactuur te voorspellen. Laat in het contract vastleggen welke bedragen tot de berekeningsbasis behoren en welke eruit worden gehaald. Vertrouw niet uitsluitend op de betekenis die uw boekhouder gewoonlijk aan deze termen geeft.

Controleer minstens de behandeling van:

• Btw: wordt de vergoeding berekend over bedragen met of zonder btw?
• Kortingen: telt de oorspronkelijke verkoopprijs of het werkelijk aangerekende bedrag?
• Retouren en terugbetalingen: wanneer wordt eerder aangerekende royalty gecorrigeerd?
• Onbetaalde facturen: telt een verkoop bij facturatie of pas bij ontvangst van de betaling?
• Cadeaubonnen: ontstaat de royalty bij verkoop van de bon of bij inwisseling?
• Bijkomende ontvangsten: vallen leveringskosten of andere aan klanten doorgerekende bedragen onder dezelfde basis?

Dit zijn onderhandelings- en controlepunten, geen algemene wettelijke vrijstellingen. Het doel is dat beide partijen dezelfde uitkomst krijgen wanneer zij dezelfde transacties verwerken.

Vraag ook hoe afrondingen gebeuren en over welke periode wordt afgerekend. Een maandelijkse berekening moet aansluiten op gegevens die u uit uw eigen administratie kunt halen.

2. Volg de verkoop over alle verkoopkanalen

Bij een fysieke vestiging is niet elke bestelling automatisch een gewone winkelverkoop. Een klant kan via de centrale website bestellen, lokaal afhalen en later bij een andere vestiging retourneren. Zonder duidelijke toerekening kan discussie ontstaan over welke franchisenemer omzet heeft gerealiseerd en wie de royaltycorrectie krijgt.

Laat voor ieder verkoopkanaal vastleggen wie aan de klant verkoopt, wie het geld ontvangt en welk bedrag bij uw royaltyberekening terechtkomt. Denk aan de eigen winkel, een centrale webwinkel, een bestelplatform en zakelijke leveringen.

Besteed bijzondere aandacht aan ingehouden kosten. Wanneer een platform zijn commissie aftrekt voordat het uitbetaalt, betekent dat niet vanzelf dat uw royalty alleen over het ontvangen nettobedrag wordt berekend. Vraag expliciet welke basis geldt.

Controleer daarnaast of centrale klantkortingen en terugbetalingen zichtbaar worden in uw afrekening. U moet kunnen vaststellen welke vestiging een transactie krijgt toegerekend en of dezelfde verkoop niet tweemaal in uw eigen berekeningsbasis verschijnt. Maak afspraken over transacties die pas na afsluiting van een afrekenperiode worden aangepast.

3. Leg contract, PID en rekenvoorbeeld naast elkaar

België kent specifieke precontractuele regels voor commerciële samenwerkingsovereenkomsten die aan de wettelijke definitie voldoen, waaronder franchiseovereenkomsten. Die staan in boek X, titel 2 van het Wetboek van economisch recht (WER), samen te lezen met artikel I.11, 2°.

Volgens artikel X.27 moet de kandidaat minstens één maand vóór de contractsluiting het ontwerpcontract en een afzonderlijk precontractueel informatiedocument, doorgaans PID genoemd, ontvangen. Het PID bevat belangrijke contractuele bepalingen en sociaal-economische gegevens. Artikel X.28 voorziet onder meer informatie over de vergoedingen: een overeengekomen rechtstreekse vergoeding moet duidelijk worden omschreven; bij een onrechtstreekse vergoeding moet ook de berekeningswijze worden vermeld.

Gebruik die documenten voor een gerichte vergelijking. Staat in de presentatie ‘royalty op netto-omzet’, maar gebruikt het contract een ruimere definitie? Vraag dan om opheldering en een consistente schriftelijke regeling. Een mondelinge uitleg is geen goede basis voor jarenlange afrekeningen.

Laat de franchisegever een fictieve maand doorrekenen met gewone verkopen, een korting, een retour en een online bestelling. Laat uw boekhouder dezelfde oefening onafhankelijk uitvoeren. Verschillende uitkomsten wijzen op een onduidelijke definitie of ontbrekende afspraak. Laat een Belgische jurist beoordelen hoe noodzakelijke verduidelijkingen correct in de contractdocumentatie worden verwerkt.

4. Regel controle en correcties vóór de eerste factuur

Een duidelijke formule werkt pas als u de onderliggende gegevens kunt controleren. Spreek daarom af welke specificatie u bij iedere royaltyfactuur ontvangt. Die moet voldoende detail bevatten om de berekeningsbasis met uw kassasysteem en boekhouding te vergelijken.

Leg ook een werkbare procedure vast voor fouten: aan wie meldt u een afwijking, welke bewijsstukken zijn nodig en binnen welke termijn volgt een antwoord? Maak duidelijk wanneer een creditnota wordt opgesteld of een correctie in de volgende afrekening verschijnt. Laat eventuele regels over betwiste bedragen juridisch beoordelen; ga er niet van uit dat u een factuur zomaar volledig mag inhouden.

Praktische conclusie: aanvaard een royalty niet alleen als percentage. Teken pas wanneer u de berekeningsbasis begrijpt, een voorbeeldafrekening kunt reconstrueren en weet hoe fouten worden hersteld.