Franchise vid sjukdom: planera för tillfällig frånvaro

När ditt befintliga företag ska bli en franchisegemenskap behöver verksamheten fungera även när en nyckelperson blir sjuk eller föräldraledig. Det räcker inte att konceptet fungerar när ägaren är på plats varje dag. En genomtänkt frånvaroplan hjälper franchisegivare och franchisetagare att hålla verksamheten igång utan oklara löften om vem som ska arbeta, fatta beslut eller betala.

Kartlägg vad som stannar utan ägaren

Börja i din egen verksamhet. Vilka uppgifter utför du därför att bara du har kunskapen, behörigheten eller kontakterna? Skilj mellan vardagliga arbetsuppgifter och beslut som kräver ett särskilt mandat. Att öppna lokalen är inte samma sak som att godkänna betalningar eller ingå leverantörsavtal.

Gör en enkel kartläggning med fyra uppgifter för varje kritiskt moment:

• Vad måste utföras för att verksamheten ska kunna fortsätta?
• Vem kan göra det när den ordinarie ansvariga saknas?
• Vilken kunskap, behörighet eller fullmakt behöver ersättaren?
• Hur länge klarar sig verksamheten innan uppgiften måste vara löst?

Ta med sådant som schemaläggning, löneunderlag, beställningar, kundbokningar och hantering av lokala system. Undvik lösningen att ersättaren använder ägarens personliga inloggning. Ordna i stället egna behörigheter där det behövs.

Pröva sedan kartläggningen mot en tänkt franchiseenhet. Den kan ha färre medarbetare och sakna de informella reservlösningar som finns i ditt nuvarande företag. Om frånvaro bara kan hanteras genom att du själv rycker in behöver konceptet en tydligare reservlösning innan det erbjuds till andra.

Bestäm ansvar och mandat i förväg

Franchising bygger på samarbete mellan självständiga företagare i en gemenskap. Franchisegivaren blir därför inte automatiskt ansvarig för den lokala bemanningen när franchisetagaren är frånvarande. Stödets omfattning behöver beskrivas och avtalas.

Skilj mellan franchisetagaren som avtalspart och personen som leder den dagliga verksamheten. Om avtalsparten är ett aktiebolag innebär ägarens sjukdom inte i sig att bolagets skyldigheter upphör. Samtidigt kan avtalet innehålla krav på att en viss person deltar aktivt i driften. Sådana krav behöver en praktisk lösning för tillfällig frånvaro.

Bestäm exempelvis om en tillförordnad driftansvarig ska anmälas eller godkännas, vilken kompetens personen behöver och vem som beslutar om godkännandet. Sätt också en hanterbar svarsrutin. Ett krav på godkännande hjälper föga om ingen kan nås när ersättaren behövs.

Ett godkännande från franchisegivaren ger inte i sig ersättaren rätt att företräda franchisetagarens företag. Fullmakter, firmateckning och bankbehörigheter måste hanteras separat av rätt företrädare. Dokumentera därför både vem som får leda driften och vem som får fatta ekonomiskt bindande beslut.

Avtala om stöd och kostnader utan överraskningar

Sverige har ingen heltäckande särskild franchiselagstiftning. Däremot finns lag (2006:484) om franchisegivares informationsskyldighet. Den kräver att franchisegivaren i god tid före avtalets ingående lämnar skriftlig, klar och begriplig information om avtalets innebörd och andra förhållanden som behövs med hänsyn till omständigheterna. Bland minimikraven finns information om ersättning och andra ekonomiska villkor.

Om frånvarolösningen medför obligatoriska kostnader eller betydande skyldigheter behöver dessa därför framgå tydligt inför avtalstecknandet. Lagen föreskriver inte någon särskild modell för sjukfrånvaro. Avtalets utformning och allmänna regler, bland annat avtalslagen och tillämplig arbetsrätt, är också relevanta. Låt en franchisekunnig jurist granska upplägget.

Beskriv särskilt skillnaden mellan stöd som ingår och hjälp som beställs separat. Om franchisegivaren kan förmedla en tillfällig driftledare bör villkoren ange:

• vem som anlitar personen och ansvarar för arbetsledningen,
• hur arvode, resor och eventuell logi beräknas,
• vem som godkänner insatsen och dess kostnad,
• hur uppdraget avslutas och ansvaret lämnas tillbaka.

Lova inte en garanterad ersättare om du saknar kapacitet att leverera en. Skriv hellre tydligt vilken hjälp som faktiskt erbjuds. Ange också om ordinarie franchiseavgifter fortsätter under frånvaron och hur en eventuell tillfällig lättnad kan beslutas. Utgå inte från att sjukdom automatiskt befriar någon från avtalade skyldigheter.

Öva frånvaroplanen innan den behövs

Genomför en skrivbordsövning där den ordinarie driftansvariga plötsligt inte är tillgänglig. Låt en annan person beskriva hur nästa öppning, beställning och lönekörning ska hanteras. Notera varje steg som kräver ett telefonsamtal till den frånvarande.

Samla därefter kontaktvägar, ersättarroller och beslutsmandat i en kort handlingsplan. Den bör hänvisa till relevanta rutiner utan att innehålla lösenord eller onödiga hälsouppgifter. Planera även återgången: vem lämnar över pågående ärenden, avslutar tillfälliga behörigheter och stämmer av kostnader?

Praktisk slutsats: Innan du ansluter den första franchisetagaren bör varje kritisk uppgift ha en reservperson, ett tydligt mandat och en känd kostnadsprincip. Då får franchisegemenskapen en hållbar lösning även när någon tillfälligt inte kan vara på plats.