Obowiązkowi dostawcy we franczyzie: co sprawdzić?

Wspólne zakupy mogą być ważną korzyścią uczestnictwa we wspólnocie franczyzowej. Jednocześnie obowiązek zamawiania wyłącznie u wskazanych dostawców ogranicza możliwość reagowania na podwyżki, braki towaru czy opóźnienia. Przed zakupem franczyzy sprawdź więc nie tylko listę partnerów handlowych marki, ale przede wszystkim warunki, na których będziesz od nich kupować przez cały okres współpracy.

1. Ustal zakres obowiązku zakupowego

Zacznij od rozróżnienia trzech sytuacji: zakupu bezpośrednio od franczyzodawcy, zakupu od niezależnego dostawcy wskazanego przez markę oraz samodzielnego wyboru spośród zatwierdzonych firm. Każdy wariant inaczej rozkłada odpowiedzialność za cenę, termin dostawy i reklamację. Sama informacja, że „centrala organizuje zaopatrzenie”, nie wskazuje jeszcze, kto będzie Twoim sprzedawcą.

Poproś o przypisanie każdej obowiązkowej kategorii zakupów do konkretnej zasady. Obowiązek może dotyczyć nie tylko produktów sprzedawanych klientom, lecz także opakowań, środków czystości, odzieży roboczej czy usług logistycznych. Sprawdź, czy obejmuje wszystkie zakupy, określony udział, czy jedynie artykuły kluczowe dla jednolitości oferty.

Przy każdej kategorii zapisz:

• kto przyjmuje zamówienie i wystawia fakturę;
• czy możesz wybierać między zatwierdzonymi dostawcami;
• jakie parametry produktu są obowiązkowe;
• czy zakup zamiennika wymaga wcześniejszej zgody;
• kto może zmieniać listę dostawców i z jakim wyprzedzeniem.

Nie utożsamiaj obowiązkowego standardu produktu z obowiązkiem zakupu u jednej firmy. Zapytaj, czy zgodność ze standardem można wykazać specyfikacją, próbką lub certyfikatem. Jeśli marka dopuszcza zatwierdzanie nowych dostawców, ustal procedurę, termin odpowiedzi i ewentualny koszt oceny.

2. Policz koszt dostawy, nie tylko cenę towaru

Cennik jednostkowy nie wystarcza do porównania ofert. Poproś o przykładowe rozliczenie zamówienia odpowiadającego skali planowanego punktu, z uwzględnieniem transportu, kompletacji, opakowań zwrotnych oraz dopłat za małą partię. Zweryfikuj także terminy płatności i warunki uzyskania rabatów.

Szczególną uwagę poświęć minimom zakupowym. Ustal, czy dotyczą wartości pojedynczego zamówienia, liczby sztuk, czy zakupów w całym okresie rozliczeniowym. Minimalne zamówienie może obniżać cenę jednostkową, ale jednocześnie zwiększać zapas, koszty przechowywania i ryzyko przeterminowania produktów.

Zapytaj również o rabaty zależne od łącznych zakupów wspólnoty franczyzowej. Kto je otrzymuje: centrala czy poszczególne punkty? Czy korzyść jest uwzględniona w Twoim cenniku, czy rozliczana później? Nie zakładaj, że każdy bonus wypłacany organizatorowi zakupów automatycznie należy się franczyzobiorcy. Potrzebna jest wyraźna podstawa umowna.

Przygotuj koszyk typowych zakupów i policz jego koszt w kilku wariantach: zwykłego zamówienia, mniejszej dostawy oraz pilnego uzupełnienia braków. Porównuj produkty o tej samej jakości, gramaturze i warunkach transportu. Następnie sprawdź, jak zmiana cen koszyka wpłynie na marżę punktu przy niezmienionych cenach sprzedaży.

Uzgodnij sposób informowania o nowych cennikach. Ważne jest zwłaszcza to, czy cena zostaje ustalona przy zamówieniu, jego potwierdzeniu czy dopiero przy wysyłce. Wyjaśnij też, czy możesz anulować zamówienie, jeśli przed realizacją jego koszt wzrośnie.

3. Zapewnij procedurę na brak towaru i wadliwą dostawę

Obowiązek korzystania z jednego źródła zaopatrzenia powinien mieć odpowiednik w jasnych zasadach działania podczas zakłóceń. Zapytaj, co możesz zrobić, gdy dostawca nie potwierdzi zamówienia, dostarczy niepełną partię albo poinformuje o długiej niedostępności kluczowego produktu.

Warto negocjować procedurę zakupów awaryjnych określającą:

• zdarzenia pozwalające wystąpić o zakup poza zatwierdzoną listą;
• osobę uprawnioną do udzielenia zgody i termin odpowiedzi;
• wymagania jakościowe dla zamiennika;
• okres dopuszczalnego korzystania z alternatywnego źródła;
• sposób dokumentowania dodatkowych kosztów.

Nie przyjmuj, że brak odpowiedzi centrali oznacza zgodę. Jeżeli taki mechanizm ma działać, powinien zostać jednoznacznie uzgodniony, z uwzględnieniem bezpieczeństwa produktów i wymogów prawnych.

Osobno przeanalizuj reklamacje. Ustal sposób zgłaszania braków ilościowych, wad jakościowych i uszkodzeń transportowych oraz zasady odbioru zakwestionowanego towaru. Sprawdź, czy reklamacja wpływa na termin płatności — nie zakładaj automatycznego wstrzymania całej faktury. Jeżeli sprzedawcą jest odrębna firma, sama obietnica pomocy centrali nie zastępuje zobowiązania tego dostawcy.

4. Sprawdź ograniczenia zakupowe pod kątem prawa

W Polsce franczyza nie ma odrębnej, kompleksowej ustawy, a umowa franczyzy jest umową nienazwaną. Podstawowe znaczenie ma Kodeks cywilny, w tym zasada swobody umów z art. 353¹. Do poszczególnych zakupów zastosowanie mogą mieć również przepisy dotyczące sprzedaży. W relacjach między przedsiębiorcami odpowiedzialność z tytułu rękojmi może być modyfikowana, dlatego trzeba przeczytać także warunki handlowe dostawcy.

Ograniczenia wyboru dostawców wymagają ponadto uwzględnienia ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów oraz, gdy ma zastosowanie, unijnego prawa konkurencji. Obowiązkowe zaopatrzenie nie jest automatycznie ani bezprawne, ani zawsze dozwolone. Ocena zależy między innymi od konstrukcji ograniczenia, jego czasu trwania i sytuacji rynkowej stron. Szeroką wyłączność zakupową warto zlecić do oceny prawnikowi zajmującemu się porozumieniami wertykalnymi.

Praktyczny wniosek: przed podpisaniem ustal na piśmie trzy rzeczy: pełny koszt obowiązkowych zakupów, zasady zmiany cen i drogę awaryjnego zaopatrzenia. Dopiero wtedy porównuj korzyści zakupowe oferowane przez różne marki.