JDG czy spółka z o.o. przed uruchomieniem franczyzy?

Rozwijasz działającą firmę i chcesz zaprosić pierwszych partnerów do społeczności franczyzowej? Zanim podpiszesz umowy, ustal, kto będzie franczyzodawcą: ty jako przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą czy spółka. To nie tylko kwestia podatków. Wybór wpływa na odpowiedzialność, dostęp do zasobów oraz ciągłość zobowiązań wobec partnerów. Zmiana podmiotu po rozpoczęciu współpracy może wymagać znacznie więcej pracy niż uporządkowanie struktury wcześniej.

1. Oddziel wymogi prawne od decyzji biznesowej

W Polsce franczyzodawca nie musi działać jako spółka z o.o. Może nim być również osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Nie istnieje odrębny, obowiązkowy rejestr franczyzodawców. Wpis do CEIDG albo KRS wynika z wybranej formy prowadzenia działalności, a nie z samego udzielania franczyzy.

Franczyza jako społeczność niezależnych przedsiębiorców nie jest objęta w Polsce odrębną ustawą franczyzową. Umowa franczyzy pozostaje umową nienazwaną, opartą przede wszystkim na Kodeksie cywilnym i zasadzie swobody umów. Znaczenie mają również ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów, Prawo własności przemysłowej oraz przepisy podatkowe. Przy wyborze i zmianie formy spółki kluczowy jest Kodeks spółek handlowych.

Nie ma także ogólnego ustawowego obowiązku przekazania specjalnego dokumentu informacyjnego w określonym terminie przed zawarciem umowy franczyzy. Opisów projektowanych regulacji nie należy traktować jako obowiązującego prawa. Nie zwalnia to jednak z odpowiedzialności za nierzetelne informacje lub prowadzenie negocjacji sprzecznie z dobrymi obyczajami. Kodeksy etyczne organizacji franczyzowych nie zastępują ustaw.

2. Porównaj odpowiedzialność, nie tylko koszty księgowości

W JDG przedsiębiorca i jego firma nie są odrębnymi podmiotami prawa. Co do zasady odpowiadasz za zobowiązania działalności własnym majątkiem. Roszczenia związane z lokalem własnym, dostawami i współpracą franczyzową obciążają więc tę samą osobę.

Spółka z o.o. jest odrębną osobą prawną. Za swoje zobowiązania odpowiada własnym majątkiem, a wspólnicy co do zasady nie odpowiadają za nie osobiście. Nie oznacza to jednak pełnej ochrony każdego uczestnika przedsięwzięcia. Członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność w przypadkach przewidzianych prawem, między innymi przy bezskutecznej egzekucji przeciwko spółce. Osobiste poręczenie również może prowadzić do odpowiedzialności osoby, która go udzieliła.

Przed decyzją przygotuj dwa zestawienia:

• zobowiązań: najem, kredyty, dostawy, zatrudnienie oraz przyszłe świadczenia dla franczyzobiorców;
• zasobów: pieniądze, wyposażenie, prawa do materiałów, umowy informatyczne i kompetencje zespołu.

Porównaj z księgowym i prawnikiem koszty obsługi, podatki, zasady wypłat dla właściciela oraz ryzyko. Spółka z minimalnym zapleczem finansowym nie staje się wiarygodnym partnerem wyłącznie dzięki wpisowi do KRS.

3. Wybierz drogę zmiany: przekształcenie albo nowy podmiot

Przekształcenie JDG w jednoosobową spółkę kapitałową w trybie Kodeksu spółek handlowych to coś innego niż założenie nowej spółki i przekazanie jej wybranych składników firmy.

Formalne przekształcenie wymaga między innymi planu przekształcenia z załącznikami, badania planu przez biegłego rewidenta, oświadczenia o przekształceniu, dokumentów spółki oraz wpisu do KRS. Plan i oświadczenie wymagają formy aktu notarialnego. Procedurę trzeba zaplanować z uwzględnieniem czasu na pracę doradców, badanie i rejestrację.

Spółce przekształconej przysługują co do zasady prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Trzeba jednak osobno przeanalizować zezwolenia, koncesje, ulgi oraz skutki podatkowe. Nie należy zakładać, że każdy element działalności przechodzi bez wyjątków. Przedsiębiorca odpowiada solidarnie ze spółką za związane z działalnością zobowiązania powstałe przed przekształceniem przez trzy lata od dnia przekształcenia.

Założenie nowej spółki nie zapewnia takiej samej ciągłości. Przeniesienie umów, przejęcie długów, sprzedaż lub wniesienie przedsiębiorstwa wymagają odrębnej analizy. Mogą być potrzebne zgody kontrahentów. Nie stosuj automatycznie instrukcji dotyczących przekształcania jednej spółki w inną do przekształcenia JDG.

4. Sprawdź, czy franczyzodawca może wykonać obietnice

Wybrany podmiot powinien mieć rzeczywiste prawo do udostępniania partnerom wszystkich elementów modelu. Nie wystarczy, że właściciel spółki osobiście posiada potrzebne zasoby.

Przykład: przedsiębiorca zakłada spółkę, która ma podpisywać umowy franczyzy, ale umowy z dostawcą oprogramowania pozostają w JDG. Jeżeli licencja nie pozwala udostępniać systemu innym podmiotom, spółka nie może bezpiecznie obiecać partnerom dostępu.

Przygotuj prostą tabelę kontrolną:

• Zasób lub umowa: czego partner potrzebuje do działania?
• Obecny uprawniony: kto jest właścicielem albo stroną umowy?
• Docelowy franczyzodawca: na jakiej podstawie będzie korzystał z zasobu?
• Działanie przed startem: zgoda, nowa umowa, licencja czy przeniesienie prawa?

Sprawdzenie powinno objąć także personel realizujący szkolenia, domeny, materiały oraz przetwarzanie danych osobowych. Partner musi wiedzieć, który podmiot odpowiada za wykonanie umowy.

5. Ustal moment rozpoczęcia współpracy

Najczytelniej jest podpisywać pierwsze umowy franczyzy dopiero po uporządkowaniu docelowej struktury. Zweryfikuj wpisy rejestrowe, zasady reprezentacji, rachunek do płatności i dane na dokumentach. Zadbaj też o spójność oferty z tożsamością podmiotu zawierającego umowę.

Jeżeli zmiana następuje już podczas współpracy, przygotuj komunikat wyjaśniający jej podstawę, datę oraz wpływ na rozliczenia. Ustal z prawnikiem, czy wystarczy zawiadomienie, czy potrzebne są dodatkowe dokumenty lub zgody.

Praktyczny wniosek: przed pierwszym podpisem ustal nie tylko formę prawną, lecz także to, czy przyszły franczyzodawca posiada prawa, zasoby i finansowanie potrzebne do wykonania zobowiązań wobec społeczności franczyzowej.