Franchisevergoedingen bepalen voor je bestaande bedrijf

Wie een bestaand bedrijf omzet naar een franchiseformule, moet meer bepalen dan een aantrekkelijk instapbedrag. Je vergoedingen moeten de beloofde ondersteuning financieren, begrijpelijk zijn en voldoende ruimte laten voor de franchisenemer. Franchising is een community van zelfstandige ondernemers: een houdbaar verdienmodel ondersteunt beide kanten. Deze aanpak helpt je om vergoedingen te ontwerpen voordat je kandidaten concrete voorwaarden aanbiedt.

1. Begin bij je dienstverlening, niet bij een percentage

Neem niet zomaar het tarief van een andere formule over. Een vergelijkbaar percentage kan een heel ander pakket aan begeleiding, systemen en inkoopvoordelen dekken. Begin daarom met een overzicht van wat je als franchisegever daadwerkelijk gaat leveren.

Verdeel je werkzaamheden in drie groepen:

• Eenmalige begeleiding: selectie, startopleiding, ondersteuning bij de inrichting en begeleiding rond de opening.
• Doorlopende ondersteuning: vestigingsbezoeken, commerciële begeleiding, kwaliteitsbewaking en onderhoud van centrale systemen.
• Gezamenlijke activiteiten: campagnes, fotografie, klantonderzoek en ontwikkeling van promotiemateriaal.

Bereken per activiteit de benodigde uren, externe kosten en uitvoeringsfrequentie. Waardeer ook je eigen tijd. Wat je nu zelf tussen andere werkzaamheden door doet, vraagt bij groei mogelijk om een betaalde medewerker.

Maak vervolgens onderscheid tussen kosten voor de ontwikkeling van jouw formule en kosten voor de aansluiting van één franchisenemer. Je eerste partner alle ontwikkelkosten laten dragen kan toetreding onhaalbaar maken. Omgekeerd is een lage vergoeding geen voordeel als daardoor de toegezegde begeleiding niet geleverd kan worden.

Beschrijf bij iedere betaalde dienst concreet wat de franchisenemer ontvangt. ‘Ondersteuning inbegrepen’ is minder bruikbaar dan een omschrijving van bereikbaarheid, bezoekmomenten en beschikbare expertise.

2. Kies een begrijpelijke structuur voor je vergoedingen

Een eenvoudige structuur is makkelijker uit te leggen, te controleren en te administreren. Kies per vergoeding een duidelijke grondslag en voorkom dat dezelfde prestatie ongemerkt tweemaal wordt berekend.

De entreevergoeding kan aansluiten op het gebruiksrecht van de formule en de eenmalige startbegeleiding. Leg vast welke prestaties zijn inbegrepen en welke kosten apart komen. Denk aan reis- en verblijfkosten tijdens opleidingen of extra begeleiding bij een vertraagde opening.

De doorlopende franchisevergoeding kan een vast bedrag, een omzetpercentage of een combinatie zijn. Een vast bedrag biedt voorspelbaarheid, maar drukt relatief zwaar op een vestiging met weinig omzet. Een omzetpercentage beweegt mee met de verkoop, maar garandeert niet dat de ondersteuning kostendekkend is.

Bij een omzetafhankelijke vergoeding moet de definitie precies zijn. Spreek onder meer af hoe je omgaat met btw, retouren, kortingen, cadeaubonnen en online bestellingen die aan een vestiging worden toegerekend. Bepaal ook wanneer omzet wordt gerapporteerd en hoe correcties worden verwerkt.

Een marketingbijdrage verdient een afzonderlijke toelichting. Beschrijf welke gezamenlijke activiteiten ermee worden betaald, wie het budget beheert en hoe franchisenemers inzicht krijgen in de besteding. Maak duidelijk welke lokale marketing zij daarnaast zelf moeten betalen.

Breng ook verplichte software, opleidingen, leveranciersbijdragen en eventuele inkoopopslagen in beeld. Voor de kandidaat telt de totale financiële belasting, niet alleen het opvallendste tarief.

3. Toets of beide ondernemingen ermee kunnen werken

Beoordeel je tarief vanuit twee perspectieven: dat van de vestiging en dat van de centrale organisatie. Een vergoeding kan voor jou aantrekkelijk lijken en tegelijkertijd onvoldoende ondernemersinkomen overlaten bij je partner.

Maak voor de franchisenemer een berekening waarin alle verplichte bijdragen naast huur, personeel, inkoop, financieringslasten en overige bedrijfskosten staan. Houd rekening met vervangingsinvesteringen, werkkapitaal en een passende beloning voor de ondernemer. Verwar winst op papier niet met beschikbare kasmiddelen.

Test vervolgens wat er gebeurt bij:

• een tragere omzetopbouw dan verwacht;
• hogere personeels- of huisvestingskosten;
• extra begeleidingsbehoefte tijdens de start;
• minder aangesloten vestigingen dan jij had gepland.

Bereken voor jezelf of je de ondersteuning ook bij een kleine community kunt betalen. Entreevergoedingen zijn eenmalige inkomsten; structurele begeleiding daarvan afhankelijk maken is kwetsbaar. Houd ontwikkeluitgaven en terugkerende dienstverlening daarom apart in je begroting.

Noteer de aannames achter de uitkomsten. Zo kun je uitleggen waarom een tarief passend is, zonder een gunstig scenario als zekerheid te presenteren.

4. Leg transparantie en wijzigingen juridisch vast

In Nederland geldt sinds 1 januari 2021 de Wet franchise, opgenomen in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. Deze verplicht de franchisegever onder meer om vóór het sluiten van de overeenkomst informatie te geven over vergoedingen, opslagen, investeringen en andere financiële bijdragen, inclusief hun doel.

De wettelijk vereiste informatie moet minimaal vier weken vóór het sluiten van de franchiseovereenkomst worden verstrekt. Tijdens deze standstillperiode mag je geen betalingen of investeringen verlangen die samenhangen met de nog te sluiten franchiseovereenkomst. Gebruik dus geen verplichte aanbetaling om een kandidaat alvast vast te leggen.

Leg in de overeenkomst vast hoe tarieven worden berekend, wanneer ze verschuldigd zijn en welke indexering geldt. Een algemene wijzigingsclausule geeft geen onbeperkte vrijheid. Bij bepaalde formulewijzigingen met financiële gevolgen kan het wettelijke instemmingsrecht gelden, afhankelijk van de afgesproken drempelwaarden. Laat wijzigingen daarom vooraf juridisch toetsen.

De wet verlangt bovendien minstens jaarlijks overleg. Gebruik dat om dienstverlening, kosten en gezamenlijke prioriteiten te bespreken. Voor opslagen en andere financiële bijdragen voor een bepaald doel geldt ook een jaarlijkse informatieplicht over de verhouding tussen ontvangen bijdragen en de daarmee gedekte kosten.

Praktische les: stel pas tarieven vast wanneer je per vergoeding de prestatie, berekening, totale vestigingslast en wijzigingsregels kunt uitleggen. Laat daarna je begroting en overeenkomst gezamenlijk toetsen door een financieel adviseur en een franchisejurist.