Een entreefee bepalen voor je eerste franchisenemer

Wanneer je van je bestaande bedrijf een franchiseformule maakt, moet je bepalen wat toetreding kost. Een entreefee is geen willekeurig toegangsbewijs: de kandidaat moet kunnen begrijpen waarvoor hij betaalt. Voor een gezonde franchisecommunity maak je daarom onderscheid tussen eenmalige toetredingskosten, doorlopende ondersteuning en investeringen in de eigen vestiging. Zo bepaal je een vergoeding die je kunt onderbouwen én uitvoeren.

1. Baken af wat de entreefee vergoedt

De entreefee is een eenmalige vergoeding bij toetreding tot de formule. Er bestaat geen wettelijk standaardbedrag of verplicht rekenmodel. Begin daarom niet bij het bedrag dat andere formules vragen, maar bij het pakket dat jij daadwerkelijk levert.

Maak een overzicht van eenmalige prestaties voor een nieuwe franchisenemer. Denk aan de introductie in je formule, het gereedmaken van accounts, begeleiding bij de eerste vestigingsinrichting en toegang tot het ontwikkelde formulepakket. Vermeld per onderdeel wat de kandidaat krijgt, wie het uitvoert en wanneer het klaar is.

Scheid vervolgens drie categorieën:

• Toetreding: eenmalige werkzaamheden en rechten die onder de entreefee vallen.
• Doorlopende dienstverlening: ondersteuning waarvoor de periodieke franchisevergoeding bedoeld is.
• Vestigingsinvesteringen: uitgaven zoals inventaris, voorraad en verbouwing, die afzonderlijk worden begroot.

Voorkom dubbeltelling. Als de startopleiding in de entreefee zit, mag die niet onverwacht nogmaals als verplichte losse rekening verschijnen. Zijn reis-, verblijf- of examenkosten uitgesloten? Maak dat vooraf duidelijk. Een herkenbare afbakening is belangrijker dan een aantrekkelijk laag bedrag met veel verplichte aanvullingen.

2. Onderbouw het bedrag vanuit je eigen bedrijf

Gebruik je bestaande onderneming om de benodigde startbegeleiding te testen. Houd bij hoeveel tijd het kost om iemand met relevante ervaring vertrouwd te maken met jouw werkwijze. Noteer ook voorbereiding, feedback, accountinrichting en nazorg rond de opening. De uren die jij als eigenaar vanzelfsprekend vindt, zijn voor een nieuwe vestiging vaak echte begeleidingskosten.

Bereken vervolgens de directe kosten per toetreding. Gebruik voor interne uren een realistisch kostentarief en neem externe uitgaven afzonderlijk op. Beschrijf welke aannames nog onzeker zijn, bijvoorbeeld hoeveel extra begeleiding een onervaren kandidaat nodig heeft.

Je kunt daarnaast een deel van de ontwikkeling van de formule in je prijs verwerken. Presenteer dat niet als rechtstreeks voor deze kandidaat gemaakte kosten. Het is een onderdeel van je prijsstelling voor toegang tot een ontwikkeld concept. Voorkom dat de eerste franchisenemer ongemerkt de volledige opbouw van jouw franchiseorganisatie financiert.

Toets daarna de betaalbaarheid binnen de totale startbegroting. Wat blijft er na entreefee, inrichting en openingsvoorraad over voor werkkapitaal? Een vergoeding kan voor jou kostendekkend zijn en toch te zwaar drukken op de start van de franchisenemer. Laat een financieel adviseur beide kanten beoordelen. De entreefee is bovendien geen garantie op toekomstig rendement.

3. Leg prestaties, betaalmomenten en uitzonderingen vast

Neem de entreefee en de bijbehorende prestaties op in de franchiseovereenkomst of een duidelijke bijlage. Alleen ‘toegang tot de formule’ opschrijven is onvoldoende praktisch als daar ook concrete startbegeleiding tegenover staat.

Leg ten minste vast:

• het bedrag en of dit inclusief of exclusief btw is;
• welke diensten en gebruiksrechten zijn inbegrepen;
• welke verplichte startkosten daarnaast gelden;
• wanneer de vergoeding verschuldigd is;
• wat er gebeurt bij uitstel of het niet doorgaan van de opening.

Maak vooral dat laatste concreet. Een opening kan vertragen door financiering, huisvesting of omstandigheden bij de franchisegever. Spreek af hoe je omgaat met al verrichte werkzaamheden en nog niet geleverde onderdelen. Laat een jurist beoordelen wanneer gehele of gedeeltelijke terugbetaling passend is en welke afspraken juridisch houdbaar zijn.

Werk je met een introductiekorting voor de eerste franchisenemer? Leg dan het bedrag, de voorwaarden en het eenmalige karakter vast. Maak een korting niet afhankelijk van het opgeven van wettelijke bescherming.

4. Respecteer de Wet franchise vóór betaling

In Nederland geldt sinds 1 januari 2021 de Wet franchise, opgenomen in Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek. Deze verplicht de franchisegever onder meer om vóór contractsluiting informatie te verstrekken over vergoedingen, investeringen en andere financiële bijdragen. De entreefee moet dus vooraf inzichtelijk en uitgelegd zijn, samen met de overige verplichte kosten.

Na het verstrekken van de wettelijk vereiste informatie geldt een standstillperiode van minimaal vier weken. Tijdens die periode mag je geen betalingen of investeringen verlangen die samenhangen met de nog te sluiten franchiseovereenkomst. Vraag daarom geen voorschot op de entreefee om een kandidaat alvast te binden. Een andere benaming, zoals reserveringsgeld, omzeilt die bescherming niet.

Stem het betalingsschema af op deze wettelijke volgorde. Laat de kandidaat de totale kosten en tegenprestaties onafhankelijk beoordelen voordat hij zich vastlegt.

Praktische conclusie: maak eerst een helder toetredingspakket, bereken daarna je prijs en leg pas vervolgens de betaalafspraken vast. Zo is de entreefee een uitlegbare afspraak, geen verrassing bij de start.