Memeriksa Hak Merek Sebelum Mewaralabakan Bisnis

Merek yang sudah dikenal pelanggan belum tentu siap digunakan oleh mitra waralaba. Nama gerai bisa masih dalam proses pendaftaran, sertifikatnya dimiliki pendiri secara pribadi, atau perlindungannya tidak mencakup kegiatan yang akan ditawarkan. Sebelum memperluas bisnis melalui komunitas waralaba, lakukan pemeriksaan hak merek agar janji penggunaan merek kepada calon mitra mempunyai dasar yang jelas.

1. Bedakan penggunaan merek dengan hak yang terdaftar

Di Indonesia, waralaba diatur secara khusus melalui Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2024 tentang Waralaba, yang menggantikan PP Nomor 42 Tahun 2007. Salah satu kriteria waralaba adalah memiliki kekayaan intelektual yang tercatat atau terdaftar. Prospektus penawaran juga harus memuat sertifikat kekayaan intelektual atau surat pencatatan kekayaan intelektual.

Untuk merek, rujukan utamanya adalah Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2016 tentang Merek dan Indikasi Geografis beserta perubahannya. Hak atas merek diperoleh setelah merek tersebut terdaftar. Karena itu, bukti pengajuan permohonan tidak boleh diperlakukan seolah-olah sudah menjadi sertifikat merek.

Bedakan pula nama perseroan, nama akun media sosial, nama domain, dan merek terdaftar. Kepemilikan salah satunya tidak otomatis memberikan hak atas yang lain. Gerai yang telah beroperasi lama pun tetap perlu memeriksa status pendaftaran mereknya.

Mulailah dengan membuat daftar identitas yang benar-benar akan dipakai mitra: nama usaha, logo utama, merek produk, dan nama layanan. Tandai mana yang menjadi identitas pokok penawaran waralaba dan mana yang hanya unsur tambahan. Dengan begitu, pemeriksaan tidak berhenti pada satu sertifikat yang ternyata kurang relevan.

2. Cocokkan sertifikat dengan kegiatan gerai

Periksa data melalui Pangkalan Data Kekayaan Intelektual DJKI, lalu cocokkan dengan sertifikat dan dokumen yang disimpan perusahaan. Penelusuran basis data merupakan pemeriksaan awal, bukan pengganti penilaian hukum apabila ditemukan sengketa atau ketidakjelasan status.

Buat lembar pemeriksaan untuk setiap merek yang memuat:

• Bentuk merek yang dilindungi, termasuk nama atau tampilan logonya.
• Nomor pendaftaran dan nama pemilik hak.
• Kelas serta uraian barang atau jasa yang tercantum.
• Tanggal penerimaan, masa perlindungan, dan status perpanjangan.
• Dokumen pengalihan atau lisensi, jika ada.
• Perbedaan antara merek terdaftar dan identitas yang dipakai gerai.

Baca uraian barang atau jasa, bukan hanya nomor kelasnya. Sebagai contoh, bisnis yang menjual produk kemasan sekaligus menjalankan layanan restoran perlu menilai apakah perlindungan mereknya sesuai dengan kedua kegiatan tersebut. Pendaftaran untuk satu kelompok produk tidak otomatis mencakup seluruh kegiatan bisnis yang menggunakan nama sama.

Menurut UU Merek, perlindungan merek terdaftar berlangsung selama sepuluh tahun sejak tanggal penerimaan dan dapat diperpanjang. Masukkan jadwal perpanjangan ke kalender kepatuhan perusahaan, dengan penanggung jawab yang jelas.

Jika logo gerai sudah berubah, jangan langsung menganggap sertifikat lama mencakup seluruh tampilan baru. Minta penilaian apakah perubahan tersebut memerlukan permohonan tambahan sebelum desain baru dijanjikan sebagai identitas resmi bagi mitra.

3. Pastikan pemberi waralaba berwenang memberi izin

Masalah yang sering terlewat adalah perbedaan antara pemilik merek dan pihak yang akan menandatangani perjanjian waralaba. Misalnya, merek terdaftar atas nama pendiri, sedangkan penawaran waralaba dilakukan oleh perseroan. Hubungan pendiri dengan perseroan tidak dengan sendirinya menjadi dasar pemberian hak penggunaan merek.

Tentukan jalur yang sesuai: pengalihan hak kepada perusahaan atau pemberian lisensi dari pemilik merek. Pilihan ini perlu mempertimbangkan tata kelola, pajak, kesinambungan usaha, dan rencana kepemilikan aset. Pengalihan bukan satu-satunya pilihan, tetapi setiap jalur harus didukung dokumen yang memadai.

Apabila menggunakan lisensi, periksa apakah perusahaan berwenang mengizinkan penggunaan merek oleh penerima waralaba. Izin memakai merek untuk gerai sendiri belum tentu mencakup kewenangan tersebut. Cocokkan pula wilayah, kegiatan, dan masa lisensi dengan hak yang hendak diberikan kepada mitra.

UU Merek mengatur pencatatan perjanjian lisensi kepada Menteri. Perjanjian lisensi yang tidak dicatatkan tidak berakibat hukum terhadap pihak ketiga. Karena itu, jangan menganggap pencatatan lisensi sudah otomatis selesai melalui pendaftaran waralaba. Mintalah pemeriksaan profesional atas kebutuhan dokumen dan pencatatannya.

4. Selaraskan hasil pemeriksaan dengan penawaran

Setelah pemeriksaan selesai, gunakan satu daftar merek yang telah diverifikasi untuk menyusun prospektus dan lampiran perjanjian. Identitas merek, pemiliknya, status perlindungan, serta dasar kewenangan pemberi waralaba harus konsisten.

Perjanjian sebaiknya menjelaskan bentuk merek yang boleh digunakan, kegiatan penggunaannya, aturan persetujuan materi promosi, dan larangan mendaftarkan merek atau identitas terkait atas nama mitra tanpa izin. Tetapkan juga kewajiban melaporkan dugaan pelanggaran serta pihak yang menangani langkah perlindungan hukum.

Jika terdapat permohonan yang belum selesai atau rantai izin yang belum jelas, jangan menyamarkannya sebagai hak yang sudah aman. Selesaikan masalah tersebut sebelum memasukkan hak penggunaan itu sebagai janji pasti dalam penawaran.

Langkah praktis: sebelum menerima mitra pertama, siapkan satu berkas berisi sertifikat, hasil pemeriksaan status, cakupan barang atau jasa, dasar izin penggunaan, dan kalender perpanjangan. Pastikan setiap merek yang dijanjikan dapat ditelusuri sampai kepada pemilik hak dan kewenangan pemberi waralaba.