Audit Merek Sebelum Mewaralabakan Bisnis di Indonesia

Merek yang sudah dikenal pelanggan belum tentu siap digunakan oleh mitra waralaba. Sertifikat bisa masih atas nama pendiri, perlindungannya tidak mencakup layanan utama, atau logo gerai sudah berbeda dari yang didaftarkan. Sebelum menawarkan bisnis, lakukan audit merek untuk memastikan hak yang Anda janjikan benar-benar dapat diberikan. Dalam komunitas waralaba, kejelasan ini melindungi investasi pemilik bisnis sekaligus kepercayaan mitra.

1. Bedakan merek populer dan hak yang terlindungi

Landasan utama penyelenggaraan waralaba Indonesia adalah Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2024 tentang Waralaba, yang menggantikan PP Nomor 42 Tahun 2007. Salah satu kriterianya adalah memiliki kekayaan intelektual yang tercatat atau terdaftar. Kriteria lainnya mencakup sistem bisnis, bisnis yang sudah memberikan keuntungan, serta dukungan berkesinambungan kepada penerima waralaba.

Untuk merek, acuannya adalah Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2016 tentang Merek dan Indikasi Geografis beserta perubahannya. Hak atas merek diperoleh setelah merek terdaftar. Karena itu, jangan menyamakan bukti pengajuan permohonan dengan sertifikat merek.

Nama perseroan, Nomor Induk Berusaha, nama domain, dan akun media sosial juga bukan pengganti pendaftaran merek. Masing-masing memiliki fungsi berbeda. Bisnis dapat memiliki seluruh identitas tersebut tetapi masih menghadapi persoalan hak atas merek yang dipasang di gerainya.

Mulailah dengan daftar aset yang akan dipakai mitra: nama utama, logo, nama produk unggulan, dan slogan. Tandai mana yang sudah terdaftar, masih dimohonkan, atau belum diperiksa. Jangan menganggap pendaftaran satu logo otomatis melindungi seluruh variasi identitas bisnis.

2. Periksa pemilik, status, dan cakupan perlindungan

Cocokkan sertifikat serta data pada Pangkalan Data Kekayaan Intelektual DJKI dengan penggunaan nyata di gerai. Pemeriksaan awal ini membantu menemukan masalah, tetapi bukan pengganti penelusuran dan pendapat hukum ketika ada potensi benturan dengan merek lain.

Buat lembar audit dengan kolom berikut:

• Identitas merek: nama atau bentuk logo yang dilindungi.
• Pemilik terdaftar: orang atau badan hukum yang memegang hak.
• Nomor dan status: nomor pendaftaran, status perlindungan, serta dokumen pendukung.
• Barang atau jasa: kelas dan uraian barang atau jasa yang tercakup.
• Masa perlindungan: tanggal berakhir dan penanggung jawab perpanjangan.
• Penggunaan aktual: gerai, kemasan, aplikasi, dan materi promosi yang memakai merek.

Perhatikan uraian barang atau jasa, bukan hanya nomor kelas. Merek untuk produk makanan kemasan tidak otomatis memberi perlindungan yang sama untuk layanan restoran. Jika rencana waralaba mencakup keduanya, periksa kebutuhan perlindungan masing-masing.

Perlindungan merek terdaftar berlaku selama sepuluh tahun sejak tanggal penerimaan dan dapat diperpanjang sesuai ketentuan. Atur pengingat jauh sebelum berakhir agar kelalaian administrasi tidak mengganggu penggunaan merek oleh seluruh mitra.

3. Rapikan rantai hak sebelum menjanjikan penggunaan

Masalah umum muncul ketika merek dimiliki pendiri secara pribadi, sedangkan pihak yang akan menjadi pemberi waralaba adalah perseroan. Situasi ini tidak otomatis melarang kerja sama, tetapi perseroan harus memiliki dasar kewenangan yang jelas untuk mengizinkan penggunaan merek oleh mitra.

Pertimbangkan bersama penasihat hukum apakah dibutuhkan pengalihan hak kepada perseroan atau lisensi dari pemilik merek. Pilihan tersebut memiliki konsekuensi pengelolaan aset, perpajakan, dan keberlanjutan bisnis. Jika menggunakan lisensi, periksa secara tegas apakah kewenangannya mencakup pemberian hak penggunaan kepada penerima waralaba.

Menurut UU Merek, perjanjian lisensi wajib dimohonkan pencatatannya kepada Menteri melalui DJKI. Lisensi yang tidak dicatatkan tidak berakibat hukum terhadap pihak ketiga. Ini berbeda dari pernyataan bahwa setiap lisensi yang belum dicatat otomatis tidak sah di antara para pihak.

Periksa pula hubungan dengan desainer logo, pemilik lama, atau rekan pendiri. Simpan dokumen pengalihan, persetujuan, dan perjanjian terkait. Jangan menunggu sengketa internal terjadi setelah papan nama mitra terpasang.

4. Terjemahkan hasil audit ke perjanjian waralaba

Perjanjian waralaba perlu menjelaskan merek yang boleh digunakan dan batas penggunaannya. Hindari rumusan terlalu umum seperti “mitra boleh memakai seluruh merek perusahaan” apabila hak yang tersedia sebenarnya lebih sempit.

Bahas setidaknya lima hal:

1. Identitas hak: merek dan nomor pendaftaran yang relevan.
2. Ruang penggunaan: lokasi, saluran penjualan, serta barang atau jasa yang diperbolehkan.
3. Pengawasan mutu: pemeriksaan penggunaan merek dan mekanisme perbaikan penyimpangan.
4. Penanganan pelanggaran: siapa menerima laporan, mengumpulkan bukti, dan menentukan tindakan.
5. Akhir kerja sama: penghentian penggunaan pada papan nama, kemasan, akun digital, dan materi promosi.

Selaraskan jangka waktu perjanjian dengan ketersediaan hak merek, termasuk rencana perpanjangannya. Atur pula siapa menanggung pekerjaan dan biaya jika perubahan identitas diperlukan. Mitra seharusnya tidak menerima risiko perubahan merek tanpa penjelasan dan mekanisme yang wajar.

5. Jadikan audit sebagai pemeriksaan akhir sebelum penawaran

PP 35/2024 mensyaratkan prospektus penawaran memuat sertifikat atau surat pencatatan kekayaan intelektual. Prospektus harus disampaikan paling lambat 14 hari kalender sebelum penandatanganan perjanjian waralaba. Pemberi waralaba juga wajib memiliki Surat Tanda Pendaftaran Waralaba sebelum membuat perjanjian tersebut.

Karena itu, audit merek bukan pekerjaan administratif setelah mitra direkrut. Tetapkan penanggung jawab untuk menyelesaikan ketidaksesuaian pemilik, kekurangan cakupan perlindungan, atau kewenangan lisensi sebelum menjanjikan hak penggunaan.

Langkah praktis: kumpulkan sertifikat, petakan pemilik dan cakupan merek, lalu cocokkan dengan hak yang akan diberikan dalam kontrak. Jika rantai hak belum jelas, selesaikan dahulu sebelum memperluas komunitas waralaba Anda.