Koupě franšízy: kdo smí využívat zákaznická data

Při koupi franšízy může přístup do společné zákaznické databáze vypadat jako jasná výhoda. Jenže možnost vidět rezervace ještě neznamená právo rozesílat nabídky nebo si kontakty ponechat. Ve franšízové komunitě je proto potřeba před podpisem vyjasnit nejen technické přístupy, ale také právní odpovědnost. Jinak můžete zaplatit za obchodní příležitost, kterou ve skutečnosti nebudete smět využít.

1. Zmapujte údaje a určete skutečné role

Začněte konkrétním popisem cesty zákazníka. Kdo přijímá objednávku, komu zákazník platí, kde vzniká jeho účet a kdo mu následně posílá nabídky? Od franšízora si vyžádejte přehled systémů a údajů, které budete používat. Oddělte rezervace, nákupní historii, kontaktní údaje, reklamace a marketingové preference.

Ke každému účelu zpracování určete odpovědnou osobu. Správce rozhoduje o účelech a prostředcích zpracování osobních údajů. Zpracovatel zpracovává údaje pro správce podle jeho pokynů. Pokud o účelech a prostředcích rozhodujete společně s franšízorem, může jít o společné správce. Jedna společnost přitom může v různých situacích zastávat různé role.

Smluvní nálepka sama nestačí. Ustanovení, že franšízor je vždy zpracovatelem, nemusí odpovídat situaci, kdy sám určuje vlastní marketingové využití zákaznické historie. Stejně tak z vás samotný přístup do centrálního systému automaticky nedělá společného správce všech údajů.

Pro každé zpracování si připravte jednoduchý přehled:

• jaké údaje se používají a za jakým účelem;
• kdo rozhoduje o jejich využití;
• kdo k nim má přístup;
• jaký je právní základ zpracování;
• jak dlouho se uchovávají a kdo zajišťuje výmaz.

2. Prověřte právní základ, nejen franšízovou smlouvu

V České republice neexistuje zvláštní franšízový zákon. Franšízová smlouva se zpravidla uzavírá jako nepojmenovaná smlouva podle § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku. Neexistuje ani zvláštní povinná registrace franšízových smluv nebo jednotný zákonný informační dokument pro zájemce. Platí však obecné předsmluvní povinnosti.

Nakládání s osobními údaji upravuje především obecné nařízení o ochraně osobních údajů, známé jako GDPR, a související zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Pro elektronická obchodní sdělení je důležitý také zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.

Ujednání, že „databáze patří franšízorovi“, neřeší zákonnost jejího použití. Technická kontrola nad systémem, případná práva k databázi a oprávnění zpracovávat osobní údaje jsou odlišné otázky. Zákaznická práva nelze vyloučit dohodou mezi členy sítě.

Pokud jedna strana zpracovává údaje pro druhou, potřebujete ujednání odpovídající článku 28 GDPR. U společných správců je nutné transparentně rozdělit povinnosti podle článku 26. U samostatných správců zase ověřte právní základ a transparentnost předávání údajů. Právník by měl posoudit skutečný provoz, nikoliv pouze název přílohy ke smlouvě.

3. Ověřte, zda můžete kontakty skutečně obchodně využít

Nechte si předvést systém z pohledu budoucího franšízanta, ideálně na smyšlených údajích. Zjistěte, zda uvidíte pouze zákazníky své provozovny, nebo také kontakty jiných členů komunity. Prověřte, kdo může údaje exportovat, opravovat a používat k rozesílkám.

Položte franšízorovi konkrétní otázku: „Smím zákazníkům své provozovny poslat vlastní nabídku, a pokud ano, za jakých podmínek?“ Odpověď musí zahrnovat smluvní oprávnění i zákonné předpoklady. Souhlas udělený jedné společnosti nemusí pokrývat marketing jiné společnosti jen proto, že používají stejnou značku.

U elektronických obchodních sdělení nelze automaticky předpokládat, že každý kontakt v síti lze oslovit bez souhlasu. Zákonná možnost oslovovat vlastní zákazníky s nabídkou vlastních obdobných výrobků či služeb má konkrétní podmínky, včetně možnosti jednoduchého odmítnutí. Nestačí, že kontakt pochází ze společného formuláře.

Do ekonomického hodnocení nabídky proto započítejte pouze využití databáze, které je doložené a právně přípustné. Pokud franšízor slibuje zákaznické kontakty, požadujte popis jejich předávání, použitelnosti a souvisejících nákladů. Ukázka anonymních přehledů prodejů sama nedokládá, že získáte kontakty pro vlastní kampaně.

4. Sjednejte každodenní odpovědnost a přístupy

Před podpisem určete, kdo vyřizuje žádosti zákazníků o přístup, opravu či výmaz údajů. Zákazník může oslovit personál provozovny, i když databázi spravuje centrála. Potřebujete funkční postup předání žádosti, odpovědnou osobu a interní termíny umožňující dodržet zákonné lhůty.

Smluvní dokumentace by měla pokrývat také:

• přidělování a odebírání přístupů zaměstnancům;
• pravidla exportů a používání soukromých zařízení;
• hlášení ztráty zařízení nebo neoprávněného přístupu;
• součinnost při bezpečnostním incidentu;
• náklady na vyhledání, opravu či předání údajů.

Pro případ skončení spolupráce rozlište údaje potřebné ke splnění zákonných povinností nebo obhajobě právních nároků od kontaktů určených k marketingu. Automatický výmaz všeho i neomezené ponechání celé databáze mohou být problematické. Dohodněte formát předání potřebných záznamů a pravidla ukončení přístupů.

Praktický závěr: Před koupí požadujte mapu zákaznických údajů, rozdělení právních rolí a písemná pravidla jejich využití. Hodnotu má jen takový přístup k datům, který budete smět bezpečně a zákonně používat.