Franquicias en Colombia: pactar la reposición de equipos

Un equipo indispensable puede fallar antes de que recuperes la inversión. También puede funcionar correctamente y dejar de cumplir las especificaciones de la marca. Antes de comprar una franquicia en Colombia, conviene pactar cómo se resolverán ambas situaciones. Dentro de la comunidad de franquicias, distinguir mantenimiento, reposición y actualización ayuda a prevenir desembolsos inesperados y desacuerdos sobre quién debe asumirlos.

1. Identifica qué equipos tendrás y bajo qué condiciones

No basta con recibir una cifra global de montaje. Prepara un inventario de los activos indispensables para operar: maquinaria, refrigeración, terminales de venta, computadores u otros equipos propios de la actividad. Para cada uno, registra:

• Propietario y modalidad de entrega: compra, arrendamiento o préstamo de uso.
• Referencia, capacidad y condición: nuevo, usado o reacondicionado.
• Garantía ofrecida, exclusiones y procedimiento para solicitar atención.
• Mantenimiento requerido, disponibilidad de repuestos y servicio técnico.
• Dependencia de programas, licencias o conexiones para funcionar.

La propiedad importa: pagar por usar un equipo no significa adquirirlo. Tampoco debes asumir que el franquiciante responde por sus defectos si quien lo vende es un tercero. Identifica al responsable contractual y pide los documentos de garantía correspondientes.

Pregunta además qué sucede si un fabricante deja de producir repuestos. Una máquina económica puede convertirse en una carga si su reparación exige importaciones o una sustitución completa.

2. Separa desgaste, avería y actualización de marca

Estos eventos necesitan reglas distintas. El mantenimiento preventivo conserva el funcionamiento; la reparación atiende una avería; la reposición sustituye el activo; y la actualización responde a nuevas necesidades técnicas o comerciales. Una cláusula que los agrupe como “adecuaciones necesarias” puede dejar demasiadas decisiones abiertas.

Solicita una matriz que indique, para cada evento, quién decide, quién paga y qué evidencia justifica la intervención. Por ejemplo, una sustitución por desgaste podría apoyarse en un diagnóstico técnico, mientras que una actualización por imagen debería identificar el estándar que se busca cumplir.

Negocia que una recomendación del proveedor no se convierta automáticamente en obligación de compra. Si existe una alternativa compatible, segura y técnicamente equivalente, establece cómo se evaluará y quién autorizará su uso.

También conviene distinguir una urgencia de seguridad de una mejora estética. La primera puede exigir actuación inmediata; la segunda permite programar el desembolso. No es prudente imponer el mismo plazo a ambas.

3. Convierte la reposición en un compromiso presupuestable

Pide que el contrato o un anexo firmado establezca un procedimiento para comunicar las sustituciones obligatorias. La notificación debería explicar el motivo, los equipos afectados, las especificaciones y la fecha prevista de implementación.

Puedes proponer estas condiciones de negociación:

• Aviso previo definido, salvo riesgos que justifiquen una intervención urgente.
• Presupuesto desglosado de compra, transporte, instalación y retiro del equipo anterior.
• Posibilidad de presentar cotizaciones alternativas técnicamente equivalentes.
• Implementación por etapas cuando sea operativamente viable.
• Reglas especiales para sustituciones exigidas cerca del vencimiento del contrato.

Estas condiciones no son derechos automáticos: deben acordarse. Si la marca exige una inversión importante cuando queda poco tiempo de operación, pregunta cómo se tratará ese desequilibrio. No des por hecho que habrá renovación o compensación.

Con tu contador, construye una reserva de reposición basada en cotizaciones y condiciones reales de uso. La depreciación contable no equivale a dinero disponible para comprar otra máquina. Examina también el costo de instalación y los ingresos que podrías dejar de recibir durante el cambio.

4. Define responsabilidades y reglas para las interrupciones

En Colombia, la franquicia es un contrato atípico: no cuenta con una regulación contractual específica e integral. Se aplican lo pactado, las normas generales del Código de Comercio y las disposiciones civiles pertinentes, incluidos los principios de buena fe. La libertad contractual no permite desconocer normas imperativas.

Tampoco debe confundirse una propuesta normativa con una obligación vigente. El proyecto de decreto publicado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en 2021 contemplaba información sobre reinversiones y una circular de oferta; su condición de proyecto no permite tratar esas previsiones como exigencias legales aplicables.

Por eso, deja expresamente acordado qué ocurrirá mientras un equipo esencial esté fuera de servicio: atención técnica, sustituto temporal, autorización para operar parcialmente y tratamiento de los cobros contractuales. El cierre temporal no suspende automáticamente las obligaciones de pago.

Documenta las fallas, las solicitudes de atención y las respuestas. Antes de firmar, pide revisión jurídica del anexo técnico y de su coherencia con el contrato.

Conclusión práctica: no aceptes una obligación abierta de reemplazar equipos. Define causas, responsables, costos y plazos, y comprueba que puedes financiar la sustitución sin depender de ventas optimistas.