Je merk beschermen vóór je franchisestart in België

Je bestaande zaak heeft een herkenbare naam, vaste klanten en een uitstraling die je wilt doorgeven. Maar mag je die naam ook veilig aan zelfstandige franchisenemers laten gebruiken? Een inschrijving in de Kruispuntbank voor Ondernemingen of een domeinnaam is geen merkregistratie. Wie een franchisecommunity wil opbouwen, doet daarom eerst een merkencontrole. Zo voorkom je dat partners investeren in gevels, verpakkingen en reclame die later moeten veranderen.

1. Controleer wat je bezit en wat je kunt beschermen

Begin met een inventaris van de herkenningstekens van je zaak: de naam, het logo, eventuele productnamen en een onderscheidende slogan. Noteer bij elk onderdeel wie het heeft bedacht, wie het gebruikt en welke afspraken erover bestaan.

Een handelsnaam en een merk zijn niet hetzelfde. Een handelsnaam identificeert je onderneming en kan bescherming krijgen door het gebruik ervan. Een geregistreerd merk beschermt een teken voor bepaalde waren of diensten binnen een bepaald grondgebied. De precieze beschermingsomvang hangt onder meer af van het teken, de registratie en eventuele oudere rechten.

Controleer vervolgens de eigendom. Staat een bestaande merkregistratie op jouw persoonlijke naam, op de exploitatievennootschap of op naam van een vroegere zakenpartner? De toekomstige franchisegever moet zelf over de nodige rechten beschikken of een geldige bevoegdheid hebben om gebruiksrechten aan franchisenemers te verlenen.

Vergeet ook de vormgever niet. Betaling van een factuur voor een logo betekent niet automatisch dat alle auteursrechten zijn overgedragen. Laat vastleggen welke rechten je krijgt, inclusief het gebruik door franchisenemers en het aanpassen van bestanden.

Maak één overzicht met:

• het teken en de actuele versie;
• de rechthebbende en bewijsstukken;
• eventuele registraties en vervaldata;
• ontbrekende toestemmingen of overdrachten.

2. Onderzoek beschikbaarheid vóór je gaat werven

Een naam die lokaal al jaren werkt, is niet noodzakelijk probleemloos bruikbaar voor uitbreiding. Een oudere merkhouder kan rechten hebben die je bij één vestiging nog niet hebt opgemerkt.

Zoek daarom niet alleen naar identieke namen. Ook vergelijkbare schrijfwijzen, klanken en betekenissen kunnen relevant zijn, zeker bij soortgelijke producten of diensten. Bekijk merkenregisters, handelsnamen en daadwerkelijk marktgebruik. Een vrije domeinnaam bewijst niet dat een naam juridisch beschikbaar is.

Voor bescherming in België is een Benelux-merk bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) een gebruikelijke route. Die registratie geldt voor België, Nederland en Luxemburg; er bestaat geen afzonderlijke Belgische nationale merkregistratie. Een Uniemerk bij het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (EUIPO) biedt bescherming in de EU, maar vraagt ook een ruimere afweging van mogelijke conflicten.

Kies de waren en diensten zorgvuldig. Verkoop je bijvoorbeeld voedingsproducten én exploiteer je een eetgelegenheid, dan verdient de omschrijving van beide activiteiten aandacht. Alleen een klasse kiezen die naar bedrijfsadvies of commerciële ondersteuning verwijst, beschermt niet vanzelf de kernactiviteit van je formule.

Een sterk onderscheidende naam is doorgaans beter beschermbaar dan een zuiver beschrijvende aanduiding. Laat bij twijfel een merkengemachtigde de beschikbaarheid, onderscheidingskracht en registratiestrategie beoordelen. Doe dit voordat kandidaten kosten maken voor hun vestiging.

3. Maak het merkgebruik contractueel uitvoerbaar

Een registratie alleen organiseert het dagelijkse gebruik niet. De franchiseovereenkomst moet duidelijk maken welk merk de franchisenemer mag gebruiken, voor welke activiteiten, op welk grondgebied en gedurende welke periode.

Werk concrete afspraken uit over:

• Toegelaten gebruik: gevelreclame, werkkleding, verpakkingen, website en sociale media.
• Goedkeuring: welke lokale reclame vooraf moet worden nagekeken en wie daarover beslist.
• Digitale accounts: wie domeinnamen en profielen registreert, beheert en overdraagt bij het einde van de samenwerking.
• Inbreuken: aan wie een franchisenemer namaak of verwarrend gebruik meldt en wie actie onderneemt.
• Stopzetting: wanneer naam, logo en andere merkuitingen moeten verdwijnen.

Maak daarnaast duidelijk wie de kosten draagt als jij de huisstijl wijzigt. Een onbeperkte mogelijkheid om onmiddellijk een dure nieuwe gevel te eisen, kan zowel juridische als relationele problemen veroorzaken.

Denk ook aan de praktische uitvoering: bewaar originele logobestanden centraal, wijs een verantwoordelijke voor goedkeuringen aan en houd een register van toegelaten gebruikers bij. Zo blijft de uitstraling herkenbaar zonder elk lokaal initiatief te blokkeren.

4. Koppel je merkrechten aan de Belgische informatieplicht

België kent geen afzonderlijke wet die de franchiseovereenkomst volledig regelt. Wel gelden specifieke precontractuele regels voor commerciële samenwerkingsovereenkomsten, waaronder franchising: boek X, titel 2 van het Wetboek van economisch recht (WER). Daarnaast zijn onder meer het algemene contractenrecht, het merkenrecht, het mededingingsrecht en de regels over onrechtmatige bedingen tussen ondernemingen relevant.

Volgens artikel X.27 WER moet de kandidaat minstens één maand vóór het sluiten van de overeenkomst het ontwerpcontract en het precontractuele informatiedocument ontvangen. Artikel X.28 bepaalt welke informatie daarin hoort, waaronder informatie over de relevante intellectuele-eigendomsrechten en de gebruiksrechten die worden verleend.

Zorg dus dat je voorstelling aan kandidaten overeenstemt met de werkelijkheid. Noem een ingediende aanvraag geen definitief geregistreerd merk. Vermeld relevante beperkingen en laat controleren of jouw licentie ook het verlenen van gebruiksrechten aan franchisenemers toestaat. Gebruik hiervoor de actuele wettelijke vereisten, niet zomaar een oud modeldocument.

Praktische conclusie: werf pas onder je beoogde franchisemerk wanneer de beschikbaarheid, eigendom en gebruiksrechten voldoende zijn uitgeklaard. Een gecontroleerd merkdossier geeft je franchisecommunity een betrouwbaarder vertrekpunt.