Franchise in België: kies een passende contractduur

Wie een bestaande Belgische zaak wil uitbouwen tot een franchisegemeenschap, moet ook bepalen hoe lang de samenwerking duurt. Een standaardtermijn uit een voorbeeldcontract is daarvoor geen goede basis. De looptijd moet passen bij wat een franchisenemer investeert, de tijd die de formule nodig heeft om op kruissnelheid te komen en de rechten die jij als franchisegever werkelijk kunt verlenen.

1. Vertrek van de investering, niet van een modelcontract

Maak eerst een overzicht van wat een nieuwe franchisenemer moet vastleggen om jouw formule uit te baten. Denk aan inrichting, apparatuur, software, opleiding, openingsvoorraad en eventuele verbouwingen. Noteer daarbij niet alleen het bedrag, maar ook wanneer de uitgave ontstaat en hoelang het aangekochte middel bruikbaar blijft.

Maak onderscheid tussen drie verschillende begrippen:

• Gebruiksduur: hoelang een investering operationeel inzetbaar blijft.
• Afschrijvingstermijn: hoe de investering boekhoudkundig over de tijd wordt verdeeld.
• Terugverdientijd: wanneer de gerealiseerde kasstromen de investering hebben terugverdiend.

Die termijnen vallen niet noodzakelijk samen. Een boekhoudkundig afgeschreven inrichting kan nog bruikbaar zijn, terwijl een winstgevende vestiging toch onvoldoende vrije middelen kan hebben om haar lening vlot af te lossen.

Laat een accountant daarom de voorgestelde contractduur toetsen aan een realistisch kasstroommodel voor een nieuwe vestiging. Gebruik niet uitsluitend de resultaten van jouw volwassen eigen zaak: een starter heeft mogelijk een langere aanloop, andere huurvoorwaarden en extra financieringslasten.

Het doel is geen rendementsbelofte. Je wilt vaststellen of de verplichte investering en de aangeboden exploitatieduur logisch bij elkaar passen, ook wanneer de start trager verloopt dan gehoopt.

2. Breng alle looptijden op één tijdlijn

De franchiseovereenkomst staat niet op zichzelf. Een franchisenemer kan daarnaast gebonden zijn aan een huurovereenkomst, een lening, een leasingcontract en softwareabonnementen. Ook jij hebt mogelijk afspraken met leveranciers of rechthebbenden waarvan de formule afhankelijk is.

Leg de relevante begin- en einddata naast elkaar. Controleer vooral:

• wanneer de franchiseovereenkomst ingaat en wanneer de vestiging werkelijk kan openen;
• hoelang de franchisenemer over het pand en de noodzakelijke apparatuur kan beschikken;
• welke betalingsverplichtingen na het voorziene contracteinde blijven doorlopen;
• of jouw eigen rechten lang genoeg lopen om de formule gedurende de afgesproken termijn beschikbaar te stellen.

Een lening die langer loopt dan het franchisecontract is niet automatisch verboden of onwerkbaar. Het verschil moet wel zichtbaar zijn en financieel worden beoordeeld. Hetzelfde geldt voor een huurverbintenis die doorloopt nadat het recht om jouw formule te gebruiken eindigt.

Besteed extra aandacht aan het startmoment. Als de looptijd begint bij ondertekening, maar een verbouwing vertraging oploopt, kan de effectieve exploitatietijd korter worden. Laat juridisch vastleggen welk moment de looptijd doet starten en wat er gebeurt bij een uitgestelde opening. Vermijd dat verschillende documenten hierover verschillende antwoorden geven.

3. Plan investeringen tijdens de samenwerking mee

Een passende contractduur gaat niet alleen over de startinvestering. Vraag ook welke vervangingen tijdens de looptijd redelijkerwijs nodig zullen zijn. Apparatuur slijt, digitale systemen veranderen en een inrichting kan onderhoud vereisen.

Maak daarvoor een eenvoudige investeringskalender. Vermeld per onderdeel het verwachte moment van onderhoud of vervanging en geef aan welke aannames nog onzeker zijn. Zo voorkom je dat een grote voorzienbare uitgave pas zichtbaar wordt wanneer de franchisenemer al heeft getekend.

Stel vervolgens een praktische controlevraag: kan een noodzakelijke investering tegen het einde van de overeenkomst nog verantwoord worden binnen de resterende exploitatietijd? Als dat twijfelachtig is, onderzoek dan vóór de franchisestart of een ander investeringsmoment, een andere technische oplossing of een andere looptijd beter past.

Reken daarbij niet stilzwijgend op contractverlenging. Een mogelijke voortzetting is iets anders dan een afdwingbaar recht daarop. Een financieel model dat alleen sluit bij een toekomstige overeenkomst geeft geen volledig beeld van de oorspronkelijke verbintenis.

4. Leg de gekozen termijn juridisch helder vast

België kent specifieke regels voor precontractuele informatie bij commerciële samenwerkingsovereenkomsten, waaronder franchise. Die staan in boek X, titel 2 van het Wetboek van economisch recht (WER). Daarnaast gelden onder meer de algemene regels van het contractenrecht. De Europese Erecode inzake Franchising is geen Belgische wet.

Het WER schrijft geen uniforme looptijd voor elke franchiseovereenkomst voor. Je moet de gekozen duur dus zelf zorgvuldig onderbouwen en ondubbelzinnig formuleren. Laat beginmoment, eindmoment en eventuele voorwaarden voor voortzetting samen controleren, niet als losse clausules.

Volgens artikel X.27 WER moet de kandidaat minstens één maand vóór het sluiten van de overeenkomst het ontwerpcontract en het precontractuele informatiedocument krijgen. Artikel X.28 regelt de inhoud van dat document, waaronder belangrijke contractuele bepalingen. Zorg dat de informatie over de duur en de voorwaarden voor voortzetting overeenstemt met het ontwerpcontract en je commerciële uitleg.

Praktische conclusie: bepaal je contractduur pas nadat investeringen, kasstromen en alle samenhangende looptijden op één overzicht staan. Laat daarna accountant en jurist samen toetsen of de aangeboden exploitatietijd financieel begrijpelijk en contractueel duidelijk is.