Franchise starten in België: kies je contracterende onderneming

Je bestaande zaak heeft klanten, een herkenbare formule en werkbare processen. Maar welke onderneming zal straks de franchiseovereenkomst sluiten? Dat is niet automatisch dezelfde onderneming die vandaag je winkel of dienstverlening uitbaat. Door die keuze vooraf uit te werken, maak je duidelijk wie rechten verleent, vergoedingen ontvangt en ondersteuning verschuldigd is. Zo krijgt je toekomstige franchisecommunity een heldere juridische basis.

1. Breng de bestaande structuur in kaart

Begin niet met een nieuwe vennootschap, maar met een overzicht van wat er al bestaat. Een handelsnaam op de gevel vertelt immers niet welke natuurlijke persoon of rechtspersoon juridisch handelt. Ook verschillende vestigingen onder dezelfde naam kunnen tot verschillende ondernemingen behoren.

Maak een eenvoudige tabel met per onderdeel de betrokken onderneming, het ondernemingsnummer en de relevante afspraken:

• Wie exploiteert je bestaande zaak en eventuele proefvestiging?
• Wie bezit het merk of beschikt over de gebruiksrechten?
• Wie heeft het handboek, de software en het opleidingsmateriaal ontwikkeld?
• Bij wie werken de mensen die franchisenemers zullen begeleiden?
• Wie sluit vandaag overeenkomsten met leveranciers en dienstverleners?

Controleer dit aan de hand van contracten, registraties en facturen, niet alleen op basis van interne gewoonten. Een softwareabonnement van je winkel geeft bijvoorbeeld niet vanzelf het recht om die software aan zelfstandige franchisenemers beschikbaar te stellen.

Het doel is een overzicht van rechten en verantwoordelijkheden. Daarmee ontdek je welke afspraken ontbreken voordat je een andere ondernemer toegang tot je formule belooft.

2. Vergelijk je bestaande onderneming met een aparte formulevennootschap

Je kunt onderzoeken of je bestaande onderneming ook franchisegever wordt, of dat een aparte vennootschap beter past. Een aparte formulevennootschap is geen algemene wettelijke verplichting voor franchising in België.

Werken vanuit de bestaande onderneming kan overzichtelijk zijn: de ervaring, medewerkers en dagelijkse exploitatie zitten dan dicht bij de franchiseactiviteiten. Daar staat tegenover dat de verplichtingen tegenover franchisenemers bij dezelfde onderneming terechtkomen als de verplichtingen van je eigen vestiging.

Een aparte vennootschap kan de taken duidelijker afbakenen. Ze kan bijvoorbeeld de franchiseovereenkomsten sluiten en de begeleiding organiseren, terwijl een andere onderneming de eigen vestiging exploiteert. Maar die structuur werkt alleen als de nieuwe contractpartij daadwerkelijk over de nodige rechten, middelen en mensen kan beschikken.

Laat daarom een accountant en juridisch adviseur beide mogelijkheden vergelijken. Bespreek de administratie, fiscaliteit, aansprakelijkheid en afspraken tussen verbonden ondernemingen. Een extra vennootschap betekent niet automatisch dat alle risico’s afgescheiden zijn; garanties en onderlinge verbintenissen kunnen de uitkomst beïnvloeden.

Test elke optie met dezelfde vraag: kan deze onderneming zelfstandig waarmaken wat wij de franchisenemer contractueel beloven? Als ondersteuning volledig afhankelijk blijft van informele hulp uit je bestaande zaak, is de structuur nog niet af.

3. Laat contractpartij en informatieplicht overeenstemmen

België kent specifieke precontractuele regels voor commerciële samenwerkingsovereenkomsten, waaronder franchise. Die staan in titel 2 van boek X van het Wetboek van economisch recht, met name artikelen X.26 tot X.33. Daarnaast zijn onder meer het algemene contractenrecht en toepasselijke mededingingsregels relevant.

De partij die het recht op gebruik van de commerciële formule verleent, moet de kandidaat minstens één maand vóór het sluiten van de overeenkomst het ontwerpcontract en het precontractuele informatiedocument, of PID, bezorgen. Voor je structuurkeuze is vooral belangrijk dat duidelijk is welke onderneming dat recht verleent.

Stem daarom de identiteit van de franchisegever af in het ontwerpcontract, het PID en de begeleidende communicatie. Vermeld de juiste juridische naam, rechtsvorm, het ondernemingsnummer en adres. Controleer ook wie bevoegd is om namens de onderneming te ondertekenen.

Maak bovendien onderscheid tussen de geschiedenis van je formule en die van de contractpartij. Een recent opgerichte formulevennootschap heeft niet automatisch zelf de exploitatiegeschiedenis van je bestaande zaak. Schrijf dus helder welke onderneming een proefvestiging exploiteert en op welke onderneming verstrekte gegevens betrekking hebben.

Verander je tijdens de gesprekken alsnog van contractpartij? Behandel dat niet als een administratieve naamswijziging. Laat beoordelen welke documenten opnieuw moeten worden verstrekt en wat dit betekent voor het verdere precontractuele traject.

4. Controleer of de dagelijkse uitvoering klopt

Loop vóór je eerste aanbod één fictieve samenwerking door. De kandidaat ontvangt documenten, ondertekent later de overeenkomst, krijgt opleiding, betaalt vergoedingen en vraagt ondersteuning. Noteer bij elke stap welke onderneming handelt en op welke juridische basis.

Controleer daarbij vier punten:

• Formulegebruik: mag de contractpartij de beloofde rechten daadwerkelijk verlenen?
• Ondersteuning: zijn afspraken vastgelegd wanneer medewerkers van een andere onderneming die leveren?
• Facturatie: sluiten de facturerende onderneming en betalingsinstructies aan bij de overeengekomen prestaties?
• Continuïteit: kan de begeleiding doorgaan wanneer je eigen vestiging verhuist, sluit of wordt verkocht?

Leg noodzakelijke afspraken tussen je ondernemingen schriftelijk vast. Zorg dat de franchisenemer weet wie zijn aanspreekpunt en contractuele wederpartij is, zonder hem met je volledige interne organisatie te belasten.

Praktische conclusie: kies eerst wie franchisegever wordt en controleer vervolgens of die onderneming de formule mag aanbieden én de beloften kan uitvoeren. Werk pas daarna je kandidaatdocumenten definitief af.