Franchise kopen in België: bewaak uw bewijspositie

Een franchisecontract bepaalt niet alleen wat u moet betalen en welke ondersteuning u krijgt. Het kan ook vastleggen hoe u later moet bewijzen dat afspraken niet zijn nagekomen. Een ontvangstverklaring, een korte protesttermijn of een bepaling over digitale registraties kan daardoor grote gevolgen hebben. Binnen de franchisecommunity hoort vertrouwen samen te gaan met controleerbare afspraken. Bekijk daarom vóór uw aankoop wie welke feiten moet aantonen en welke documenten daarvoor beschikbaar blijven.

1. Herken bepalingen die uw bewijspositie veranderen

Bewijsclausules staan zelden allemaal onder één duidelijke titel. U vindt ze ook bij facturatie, rapportering, opleiding, communicatie en de algemene voorwaarden. Ze bepalen bijvoorbeeld welke administratie doorslaggevend is, wanneer een prestatie als aanvaard geldt of hoe u een tekortkoming moet melden.

Let vooral op formuleringen zoals:

• De administratie van de franchisegever geldt als uitsluitend bewijs.
• De franchisenemer bevestigt dat alle opleidingen volledig zijn verstrekt.
• Zonder protest binnen een bepaalde termijn wordt elk verslag als correct aanvaard.
• Alleen meldingen via één aangewezen digitaal kanaal worden in aanmerking genomen.

Niet elke bewijsafspraak is onredelijk. Een afgesproken meldingskanaal kan juist duidelijkheid scheppen. Het risico ontstaat wanneer u geen realistische mogelijkheid meer hebt om een registratie te corrigeren, een tegenbewijs te leveren of een gemiste prestatie aan te tonen.

Maak bij elke bepaling dezelfde oefening: kan ik hiermee ook mijn eigen standpunt bewijzen, of werkt deze afspraak uitsluitend in het voordeel van de franchisegever?

2. Ken de Belgische bescherming tussen ondernemingen

België heeft geen afzonderlijke wet die de volledige uitvoering van ieder franchisecontract regelt. Het algemene contractenrecht is van toepassing, samen met onder meer de regels over onrechtmatige bedingen tussen ondernemingen in boek VI van het Wetboek van economisch recht, afgekort WER.

Die bescherming is relevant omdat u als franchisenemer doorgaans als onderneming contracteert, niet als consument. Een beding dat, afzonderlijk of samen met andere bedingen, een kennelijk onevenwicht schept tussen de rechten en plichten van partijen kan onrechtmatig zijn.

De wettelijke regeling bevat ook lijsten met verboden en vermoedelijk onrechtmatige bedingen. Het beperken van de bewijsmiddelen waarop de andere partij een beroep kan doen, staat op de lijst van bedingen die vermoed worden onrechtmatig te zijn. Dat vermoeden kan worden weerlegd. Een bewijsbeperking is dus niet zonder meer in elke situatie geldig, maar evenmin automatisch in alle omstandigheden nietig.

Voor de precontractuele fase gelden daarnaast specifieke regels uit titel 2 van boek X WER, artikelen X.26 tot X.33. De kandidaat moet in beginsel minstens één maand vóór de overeenkomst het ontwerpcontract en het precontractuele informatiedocument ontvangen. Een verklaring over de ontvangst daarvan verdient dus evenveel aandacht als een financiële clausule.

Laat twijfelachtige bepalingen vooraf juridisch beoordelen. Een mogelijke latere nietigverklaring is geen vervanging voor duidelijke afspraken bij de start.

3. Teken alleen verklaringen die feitelijk kloppen

Een handtekening onder een standaardverklaring kan later een belangrijk bewijsstuk worden. Controleer daarom het verschil tussen ontvangen, gelezen, begrepen en goedgekeurd. Dat zijn geen identieke verklaringen.

U kunt bijvoorbeeld bevestigen dat u een handboek hebt ontvangen zonder daarmee te erkennen dat alle beschreven ondersteuning al geleverd is. Ook betekent toegang tot een opleidingsportaal niet noodzakelijk dat u de opleiding hebt gevolgd.

Controleer vóór ondertekening:

• Welke documenten worden precies genoemd, met welke datum en versie?
• Waren alle bijlagen daadwerkelijk beschikbaar en toegankelijk?
• Bevestigt u alleen ontvangst, of ook volledigheid en correcte uitvoering?
• Heeft een verklaring betrekking op prestaties die pas na ondertekening plaatsvinden?

Vraag onjuiste of te ruime verklaringen aan te passen. Laat toekomstige prestaties afzonderlijk bevestigen wanneer ze werkelijk zijn geleverd. Bewaar de ontvangen bestanden en de begeleidende berichten. Vertrouw niet uitsluitend op een portaal waarin documenten later kunnen worden vervangen.

4. Spreek een werkbare bewijsprocedure af

Onderhandel niet alleen over het schrappen van beperkende taal. Stel ook een praktische werkwijze voor waarmee beide partijen fouten kunnen herstellen.

Vraag dat digitale registraties weerlegbaar blijven en dat u relevante gegevens kunt downloaden. Leg vast hoe u een onjuist verslag meldt, wie daarop reageert en hoe een correctie wordt geregistreerd. Zorg voor een alternatief meldingskanaal wanneer het gebruikelijke systeem uitvalt.

Beoordeel protesttermijnen vanuit uw dagelijkse bedrijfsvoering. Krijgt u voldoende informatie om een afrekening of verslag tijdig te controleren? Begint de termijn pas wanneer het document werkelijk toegankelijk is? Kan een medewerker namens u reageren tijdens uw afwezigheid?

Richt vervolgens zelf een eenvoudig dossier in met contractversies, ontvangstbewijzen, opleidingsverslagen en schriftelijke bevestigingen van belangrijke gesprekken. Bevestig mondeling gemaakte afspraken zakelijk per e-mail en vraag om correctie als uw samenvatting niet klopt.

Praktische conclusie: teken geen algemene verklaring die méér bevestigt dan u kunt controleren. Een evenwichtige bewijsregeling laat beide partijen informatie bewaren, fouten betwisten en hun standpunt onderbouwen.