Ändra franchisekonceptet: planera beslut och kostnader

När ditt befintliga företag ska växa till en franchisegemenskap behöver du planera för mer än hur konceptet fungerar i dag. Nya kassasystem, ändrat sortiment och uppdaterad inredning kan bli nödvändiga senare. Skillnaden är att besluten då påverkar självständiga företagares investeringar. En tydlig förändringsmodell gör det möjligt att utveckla konceptet utan att skapa oklara skyldigheter eller oväntade kostnader.

1. Skilj vardagsjusteringar från stora förändringar

I en egenägd verksamhet kan du ofta besluta om en ändring och börja genomföra den direkt. I en franchisegemenskap behöver beslutet även rymmas inom avtalen med franchisetagarna. Börja därför med att dela in framtida förändringar efter deras konsekvenser, inte bara efter vad huvudkontoret kallar dem.

En praktisk indelning är:

• Löpande justeringar: exempelvis förtydligade arbetsmoment som inte kräver någon betydande investering.
• Planerade konceptförändringar: exempelvis nytt bokningssystem, ny utrustning eller en ombyggnad som påverkar drift och ekonomi.
• Brådskande åtgärder: exempelvis ändringar som behövs för att hantera en säkerhetsrisk eller uppfylla nya rättsliga krav.

Beskriv vilka bedömningsgrunder ni ska använda. Kostnad, arbetstid, driftavbrott, utbildningsbehov och påverkan på befintliga investeringar är mer användbara än vaga uttryck som ”mindre uppdatering”.

Utgå från ditt nuvarande företag. Vilka förändringar har du genomfört under senare år? Använd dem som provfall. Om du inte kan förklara hur motsvarande beslut skulle fattas och finansieras hos en franchisetagare är modellen ännu inte tillräckligt tydlig.

2. Förankra förändringsrätten i avtalet

Sverige har ingen heltäckande franchiselagstiftning, men det finns en särskild lag (2006:484) om franchisegivares informationsskyldighet. Den kräver att franchisegivaren i god tid före avtalets ingående lämnar skriftlig, klar och begriplig information. Bland annat ska informationen omfatta ekonomiska villkor samt villkor för förändring av franchiseavtalet.

Förändringsmodellen behöver därför hänga ihop med både avtalet och den information kandidaten får före underskrift. En allmän upplysning om att ”konceptet utvecklas löpande” ersätter inte tydlighet om avtalets faktiska villkor. Informationslagen ger inte heller i sig rätt att ensidigt ändra ett ingånget avtal.

Avtalslagen (1915:218) är central för bedömningen av avtalsvillkor. Oskäliga villkor kan jämkas eller lämnas utan avseende enligt 36 §. Konkurrenslagen (2008:579) och EU:s konkurrensregler kan också aktualiseras, exempelvis om förändringen gäller inköpskrav eller begränsningar av franchisetagarens handlingsfrihet.

Låt en franchisejurist granska vilka ändringar avtalet medger, vilka begränsningar som gäller och när en separat överenskommelse behövs. Avtalet bör också klargöra dokumentens inbördes ordning. En uppdatering av driftmanualen ska inte användas som genväg för att införa skyldigheter som saknar avtalsstöd.

3. Bedöm ekonomin innan beslutet fattas

Varje större förändring bör ha ett beslutsunderlag som visar konsekvenserna för den lokala enheten. Att lösningen är effektiv för franchisegivaren betyder inte automatiskt att den är ekonomiskt rimlig för franchisetagaren.

Ta med mer än inköpspriset. Räkna även på installation, utbildning, arbetstid, driftavbrott, löpande abonnemang och kostnaden för att avveckla den gamla lösningen. Skilj dokumenterade effekter från antaganden om framtida försäljning eller besparingar.

Anta exempelvis att ni vill byta bokningssystem. Kartlägg då om franchisetagaren redan är bunden av ett befintligt abonnemang, om kunduppgifter behöver flyttas och om personalen måste arbeta parallellt i två system. Det är sådana detaljer som avgör den verkliga omställningskostnaden.

Bestäm därefter hur kostnaden ska fördelas inom ramen för avtalet. Ska franchisegivaren finansiera den gemensamma utvecklingen medan enheterna betalar sin utrustning? Behövs en övergångslösning för den som nyligen har investerat? Bedöm också återstående avtalstid: en omfattande investering nära avtalets slut kräver särskild eftertanke.

Dokumentera skälen till eventuella undantag. Likvärdig behandling behöver inte innebära identiska tidsplaner, men skillnaderna bör kunna förklaras sakligt.

4. Skapa en beslutsprocess med verklig återkoppling

Inför en återkommande process för att föreslå, bereda, besluta och följa upp förändringar. Ange vem som ansvarar i varje steg och hur franchisetagarna får möjlighet att beskriva lokala konsekvenser innan beslutet fattas.

Ett franchisetagarråd kan vara ett bra forum för dialog, men klargör dess mandat. Rådets stöd ersätter inte en enskild franchisetagares godkännande när ett sådant behövs enligt avtalet.

Använd ett kort förändringsbesked som alltid innehåller:

• vad som ska ändras och varför,
• vilket avtalsstöd beslutet bygger på,
• vilka kostnader och arbetsinsatser som väntas,
• när förändringen ska vara genomförd,
• vilket stöd som erbjuds och vem som svarar på frågor.

Anpassa framförhållningen till förändringens omfattning. Sätt inte samma tidsfrist för en enkel rutinjustering som för en ombyggnad. Följ därefter upp faktiska kostnader och praktiska problem, så att nästa beslut bygger på bättre underlag.

Praktisk slutsats: Skriv en enkel förändringsmodell innan du tecknar ditt första franchiseavtal. Pröva den mot en verklig förändring från din egen verksamhet och låt juristen kontrollera att beslut, kostnadsansvar och avtalsvillkor hänger ihop.