Inventarios al franquiciar en México: reglas para evitar mermas
Define existencias, rotación y manejo de mermas antes de franquiciar: reglas prácticas para proteger el efectivo y la calidad de cada unidad.
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Un negocio puede vender bien y perder dinero por mercancía vencida, faltantes o compras excesivas. Al franquiciarlo, esas fallas pueden multiplicarse. Antes de incorporar nuevas unidades a tu comunidad de franquicias, convierte tu experiencia de inventario en reglas verificables. El objetivo no es llenar todas las bodegas por igual, sino mantener la disponibilidad y la calidad sin inmovilizar efectivo innecesariamente.
1. Define qué inventario necesita realmente cada unidad
Empieza por clasificar los artículos según su función: productos para venta, materias primas, empaques, consumibles y refacciones. No todos requieren el mismo control. Un ingrediente perecedero necesita seguimiento de caducidad; una refacción crítica puede justificar una reserva aunque tenga poca rotación.
Para cada artículo, prepara una ficha con estos datos:
- Unidad de medida y presentación de compra.
- Condiciones de almacenamiento y vida útil, cuando corresponda.
- Consumo observado y variaciones por temporada.
- Tiempo habitual de reposición.
- Existencia mínima, máxima y punto de reorden.
- Sustituciones permitidas y restricciones de uso.
No confundas compra mínima con inventario necesario. Un descuento por volumen puede resultar más caro si obliga a desechar mercancía o pagar almacenamiento adicional. Contrasta cada propuesta con la capacidad física y el consumo de la unidad.
Tampoco copies automáticamente las cantidades de tu establecimiento original. Una unidad con menor espacio, otra mezcla de ventas o entregas más frecuentes puede necesitar parámetros distintos. Conserva un método común, pero documenta las variables que justifican cada ajuste.
2. Traduce la política a documentos coherentes
En México, las franquicias están reguladas por la Ley Federal de Protección a la Propiedad Industrial (LFPPI). Su artículo 246 exige que el contrato conste por escrito y contempla, entre sus contenidos mínimos, las políticas de inventarios, mercadotecnia y publicidad, así como las disposiciones relativas al suministro de mercancías y contratación de proveedores, cuando sean aplicables.
Para organizar esos contenidos, distingue entre obligaciones contractuales y procedimientos operativos. El contrato debe expresar los compromisos relevantes: mantener determinadas categorías disponibles, respetar condiciones de conservación o registrar movimientos, por ejemplo. Un anexo puede identificar parámetros por formato de unidad; el procedimiento operativo puede explicar cómo recibir, contar y retirar mercancía.
Esta distribución es una recomendación de organización documental, no una autorización para dejar el contrato vacío y remitir todo a instrucciones futuras. Solicita revisión jurídica para que las referencias a anexos, las responsabilidades y los mecanismos de actualización sean claros y compatibles con lo pactado.
Evita prometer verbalmente que se recomprará cualquier excedente si no existe un compromiso documentado. Define también quién asume el costo de mercancía dañada, vencida o enviada por error, según la causa y los acuerdos aplicables. Una obligación de compra sin reglas claras sobre pérdidas puede generar conflictos desde la primera reposición.
3. Diseña un circuito sencillo contra las mermas
El control empieza al recibir, no al descubrir una diferencia al cierre del mes. Establece una secuencia que el personal pueda ejecutar durante una jornada normal:
- Recibir: contrastar cantidades y presentaciones con el pedido y el comprobante; revisar integridad, lotes y fechas cuando corresponda.
- Registrar: capturar la entrada con una unidad de medida consistente y dejar evidencia de cualquier discrepancia.
- Almacenar: ubicar cada artículo según sus condiciones de conservación y separar productos no conformes.
- Rotar: priorizar las salidas adecuadas; en productos con caducidad, dar preferencia a los que vencen antes.
- Retirar: identificar mercancía que ya no puede venderse o utilizarse y documentar su destino conforme a las reglas aplicables.
Distingue las causas de merma: preparación, deterioro, caducidad, daño, devolución o diferencia sin explicación. Registrarlas todas como «ajuste» impide corregir el problema.
Por ejemplo, si una cafetería desecha leche repetidamente, la respuesta no debe ser aumentar el pedido de seguridad. Primero hay que revisar la previsión de consumo, las entregas, la conservación y las porciones utilizadas. Cada causa exige una acción distinta.
4. Comprueba que las reglas protegen el efectivo
Antes de exigir esta política a un franquiciatario, aplícala en tu operación y observa sus resultados. Revisa disponibilidad, faltantes, mercancía vencida, diferencias de conteo y dinero inmovilizado. Usa definiciones constantes: comparar porcentajes calculados sobre bases diferentes produce conclusiones engañosas.
Asigna responsables de registrar entradas, autorizar bajas y revisar diferencias. Cuando el tamaño del equipo lo permita, evita que una sola persona controle todo el circuito sin revisión. En operaciones pequeñas, establece una comprobación periódica del responsable de la unidad.
Finalmente, prueba situaciones difíciles: una entrega retrasada, una caída de ventas o un producto próximo a vencer. La política debe indicar qué hacer y quién decide, sin depender de improvisaciones.
Conclusión práctica: antes de franquiciar, prepara una matriz de inventario, documenta responsabilidades y valida el circuito de recepción, rotación y bajas. Exige únicamente controles que puedas explicar, ejecutar y sostener.
