Reinversiones en franquicias en Colombia: qué pactar

Al franquiciar un negocio existente, no basta con calcular cuánto cuesta abrir una unidad. También hay que decidir quién pagará la renovación de equipos, los cambios de imagen y las nuevas herramientas tecnológicas. Una política de reinversiones clara permite mantener actualizado el negocio sin trasladar gastos imprevisibles al franquiciado. Dentro de la comunidad de franquicias, esta previsibilidad ayuda a construir relaciones sostenibles.

1. Separe mantenimiento, renovación y cambios del modelo

Antes de redactar el contrato, revise su operación actual y clasifique las inversiones posteriores a la apertura. No todas responden a la misma necesidad ni deben aprobarse de igual manera.

• Mantenimiento ordinario: reparaciones y cuidados necesarios para conservar equipos e instalaciones en condiciones adecuadas.
• Reposición por desgaste: sustitución de activos que han agotado su vida útil o ya no cumplen su función.
• Actualización del modelo: cambios de mobiliario, imagen o tecnología promovidos por el franquiciante.
• Adecuación normativa: intervenciones necesarias para cumplir exigencias legales aplicables al establecimiento o a su actividad.

Para cada categoría, identifique quién detecta la necesidad, quién aprueba el alcance y quién asume el costo. Una obligación general de mantener los estándares no explica por sí sola cómo financiar una remodelación completa.

Prepare un inventario de activos con fechas de compra, garantías e historial de mantenimiento. Utilice la experiencia de sus establecimientos para estimar necesidades, sin presentar una vida útil esperada como una garantía de duración.

2. Construya la cláusula sobre el marco colombiano real

En Colombia, el contrato de franquicia es atípico: no tiene una regulación legal integral y específica. Se rige por lo pactado y por las normas generales aplicables, especialmente el Código de Comercio y, cuando corresponda, el Código Civil. La buena fe contractual debe orientar tanto la definición como la ejecución de las obligaciones de reinversión.

El texto publicado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en 2021 sobre franquicias fue un proyecto de decreto, no una norma que deba citarse como vigente. Su referencia a inversiones adicionales no convierte esa propuesta en una obligación legal. Tampoco corresponde presentar la circular de oferta y el plazo de veinte días hábiles de ese proyecto como requisitos nacionales vigentes.

Aunque no exista una ley especial que detalle las remodelaciones, conviene pactarlas expresamente. Encargue una revisión jurídica que precise:

• Las categorías de inversión que podrá exigir el franquiciante.
• El procedimiento de aviso, justificación y aprobación.
• La distribución de costos y los plazos de ejecución.
• El tratamiento de situaciones urgentes y de inversiones extraordinarias.

Las exigencias sanitarias, de seguridad o de otra naturaleza aplicables a la actividad siguen siendo obligatorias. El contrato puede distribuir tareas y costos entre las partes, pero no eliminar responsabilidades legales frente a las autoridades.

3. Establezca cómo se aprobará cada actualización

Evite una cláusula que permita imponer cualquier cambio, en cualquier momento y sin delimitación económica. Tampoco prometa congelar indefinidamente el formato: un negocio necesita adaptarse.

Una alternativa práctica es acordar un procedimiento escalonado. Primero, el franquiciante presenta la necesidad, el alcance técnico y el presupuesto estimado. Después, el franquiciado puede formular observaciones sobre costos, financiación e interrupción de la operación. Finalmente, se documentan el calendario y las responsabilidades.

Para cambios extraordinarios, puede pactarse un mecanismo de aprobación adicional o un límite contractual de gasto, con excepciones claramente definidas. No existe un porcentaje universal apropiado para todos los negocios.

Cuando la modificación proceda del franquiciante, conviene probarla antes en una operación propia o controlada. Mida instalación, compatibilidad, mantenimiento y efectos operativos. Una expectativa de mejora no equivale a una rentabilidad garantizada.

También debe aclararse qué gastos acompañan la compra: transporte, instalación, licencias, formación y posibles días de cierre. El precio del equipo rara vez representa todo el desembolso.

4. Considere el tiempo restante y documente los cambios

Una renovación importante al inicio del contrato no tiene el mismo efecto que cerca de su vencimiento. Antes de exigirla, evalúe cuánto tiempo de explotación queda y si existen condiciones claras de continuidad. No presuponga una renovación automática para justificar el gasto.

Las partes pueden negociar ejecución por etapas, aportes compartidos o ajustes contractuales. Estas opciones deben quedar por escrito; no son derechos automáticos del franquiciado.

Mantenga una ficha por intervención con presupuesto aprobado, responsables, fechas, garantías y comprobantes de entrega. Si cambia una obligación económica, formalice el acuerdo correspondiente: una nueva versión del manual no debería utilizarse como sustituto de una modificación contractual necesaria.

Conclusión práctica: antes de ofrecer su franquicia, prepare una matriz de reinversiones y conviértala en reglas contractuales comprensibles. Cada cambio debe tener una causa, un responsable, un presupuesto y un plazo.