Permisos al franquiciar en Colombia: mapa de cumplimiento

Un negocio que funciona en una ciudad no puede asumir que sus permisos y condiciones de operación se trasladan automáticamente a otra. Antes de franquiciar en Colombia, conviene convertir el cumplimiento del establecimiento propio en un mapa verificable. Esta herramienta ayuda a distinguir qué requisitos dependen de la actividad, cuáles del inmueble y cuáles de quien opera, sin confundir la autorización de la marca con una habilitación legal.

1. Separa la franquicia de los requisitos de la actividad

En Colombia, el contrato de franquicia es atípico: no tiene una regulación legal específica e integral. Se rige por lo pactado válidamente y por las normas generales de contratación del Código de Comercio y del Código Civil que resulten aplicables. No existe un registro general obligatorio de ofertas de franquicia ni un documento de divulgación precontractual con formato y plazo legal propios de esta figura.

Eso no elimina las obligaciones legales del negocio. El artículo 87 de la Ley 1801 de 2016 establece requisitos para desarrollar actividades económicas, entre ellos los relacionados con el uso del suelo y las condiciones sanitarias, ambientales y de seguridad que correspondan. También deben revisarse las reglas especiales de cada actividad y las disposiciones territoriales aplicables.

Por ejemplo, si el modelo manipula alimentos, habrá que evaluar las exigencias sanitarias pertinentes de la Ley 9 de 1979 y la Resolución 2674 de 2013. No debe confundirse el cumplimiento sanitario del establecimiento con la notificación, permiso o registro sanitario que pueda requerir un producto según sus características.

La pregunta no es solamente qué permisos tiene hoy el negocio, sino qué condiciones legales necesita reproducir cada unidad. Una autorización contractual del franquiciante no sustituye las decisiones ni las verificaciones de las autoridades competentes.

2. Construye una matriz por actividad, inmueble y operador

Empieza por describir lo que realmente hace el establecimiento: preparar, fabricar, almacenar, vender, transportar o prestar servicios. Dos locales con la misma marca pueden tener obligaciones distintas si uno produce y otro únicamente comercializa.

Después, elabora una matriz con estos campos:

• Requisito y fundamento: norma o disposición aplicable, sin usar expresiones vagas como «tener todos los permisos».
• Supuesto que lo activa: actividad, producto, equipo, ubicación o condición específica.
• Autoridad competente: entidad nacional o territorial ante la cual consultar o tramitar.
• Titular o responsable: persona que debe cumplir la obligación o gestionar el trámite.
• Evidencia: documento, registro, procedimiento o condición material que permita comprobar el cumplimiento.
• Seguimiento: vigencia, revisión periódica o cambio que obliga a verificar nuevamente.

No todas las obligaciones generan un certificado ni todas requieren renovación anual. Diferencia un trámite previo, una condición que debe mantenerse y una inspección que puede ocurrir durante la operación.

Contrasta la matriz con el establecimiento propio. Si una práctica se sostiene en una respuesta verbal antigua o en que «nunca han pedido ese documento», márcala como pendiente de validación. Antes de replicarla, consulta a la autoridad competente o a un asesor especializado.

3. Distribuye tareas sin prometer que la marca lo resuelve todo

El franquiciado conserva su independencia empresarial. Por eso, la documentación de la franquicia debe explicar qué obligaciones gestiona como operador y qué apoyo recibe de la central. Acordar tareas entre las partes no modifica las responsabilidades que la ley atribuya a cada una frente a las autoridades.

El franquiciante puede aportar una matriz de referencia, especificaciones técnicas y orientación sobre trámites habituales. El franquiciado puede asumir la consulta de requisitos locales, la presentación de solicitudes y la conservación de las evidencias correspondientes. Esa distribución debe adaptarse al negocio, no copiarse de otro contrato.

Conviene dejar claros tres límites:

• La orientación de la central no equivale a una garantía de aprobación administrativa.
• Una visita interna no reemplaza una inspección oficial.
• El cumplimiento del establecimiento original no demuestra por sí solo el de otra unidad.

También debe asignarse quién paga las adecuaciones o gestiones necesarias y cómo se comunica una dificultad que impida desarrollar determinada actividad. Así, la comunidad de franquicias comparte criterios de cumplimiento sin diluir responsabilidades.

4. Actualiza el mapa cuando cambie la operación

El mapa pierde utilidad si solo se consulta al incorporar un franquiciado. Debe revisarse cuando cambien las normas aplicables o aspectos relevantes del negocio: incorporación de productos, instalación de equipos, ampliación de servicios o traslado del establecimiento.

Por ejemplo, añadir producción de alimentos a un punto que antes solo vendía productos empacados exige revisar las condiciones aplicables antes de ejecutar el cambio. La aprobación comercial de la central no basta.

Designa una persona que coordine las actualizaciones y comunica qué unidades están afectadas, qué deben verificar y en qué plazo corresponde actuar. Si llega un requerimiento oficial, conserva su contenido, identifica al responsable de responder y documenta las acciones realizadas, sin asumir que todos los establecimientos tienen el mismo problema.

Conclusión práctica: antes de ofrecer tu franquicia, completa la matriz del negocio propio y verifica cómo se adaptaría a otra ubicación. Cada requisito debe tener un responsable, una evidencia y un motivo claro de actualización.