Franchise in België: bereid contractvernieuwing tijdig voor

Wie een bestaande Belgische zaak omzet naar een franchiseformule, denkt meestal eerst aan de eerste opening. Toch verdient ook de latere contractvernieuwing aandacht vanaf de start. Een franchisecommunity bouw je immers op voor langere samenwerking, zonder dat voortzetting vanzelfsprekend is. Met een duidelijke vernieuwingsprocedure weten beide partners wanneer ze evalueren, welke informatie nodig is en hoe ze tot een weloverwogen beslissing komen.

1. Maak onderscheid tussen evalueren en vernieuwen

Een jaarlijkse evaluatie is geen contractvernieuwing. Tijdens een evaluatie bespreek je de werking van de vestiging en de samenwerking. Bij vernieuwing beslissen twee zelfstandige ondernemingen of zij zich opnieuw willen verbinden, en onder welke voorwaarden.

Leg daarom bij het ontwerpen van je eerste franchiseovereenkomst vast hoe dat beslissingsproces verloopt. Laat onder meer deze vragen beantwoorden:

• Eindigt de overeenkomst automatisch, of voorziet ze in een vorm van voortzetting?
• Wie moet het initiatief nemen voor een gesprek over vernieuwing?
• Binnen welke contractuele termijnen moeten partijen reageren?
• Welke voorwaarden gelden voor voortzetting en hoe worden die beoordeeld?
• Wanneer ontvangen partijen een schriftelijke bevestiging van de uitkomst?

Vermijd een vaag uitgangspunt zoals ‘goede franchisenemers mogen blijven’. Dat geeft geen bruikbare maatstaf. Omschrijf liever welke concrete verplichtingen en prestaties relevant zijn, zonder te suggereren dat iedere positieve evaluatie automatisch recht geeft op een nieuw contract.

Laat een Belgische jurist het onderscheid tussen automatische verlenging, hernieuwing en een nieuwe overeenkomst beoordelen. De gekozen constructie kan gevolgen hebben voor de vereiste stappen. Een andere naam boven het document verandert niet noodzakelijk de juridische werkelijkheid.

2. Bouw een gezamenlijk vernieuwingsdossier op

Begin niet pas bij de einddatum informatie te verzamelen. Maak vanaf de eerste samenwerking een beknopt dossier dat later een evenwichtige beoordeling mogelijk maakt. Het doel is niet uitsluitend tekortkomingen van de franchisenemer vastleggen: ook jouw prestaties als franchisegever tellen mee.

Verzamel bijvoorbeeld verslagen van evaluaties, afgesproken verbeteracties, geleverde ondersteuning en openstaande discussiepunten. Geef de franchisenemer ruimte om feitelijke onjuistheden te corrigeren en een eigen toelichting toe te voegen.

Beoordeel bij vernieuwing vervolgens drie onderdelen afzonderlijk:

De vestiging: kan de onderneming verantwoord verder werken? Bespreek onder meer de beschikbaarheid van het pand, de staat van de inrichting en noodzakelijke vervangingsinvesteringen.

De samenwerking: zijn afspraken over ondersteuning, opleiding en dagelijkse uitvoering nagekomen? Welke terugkerende knelpunten moeten worden opgelost?

Het nieuwe aanbod: wat verandert er ten opzichte van de bestaande overeenkomst? Denk aan vergoedingen, diensten of investeringsverplichtingen. Maak verschillen zichtbaar in een vergelijking, naast de formele documenten.

Een voorbeeld: een vestiging werkt goed, maar de voorgestelde vernieuwing vereist een grondige herinrichting. Dan is tevredenheid over het verleden onvoldoende. De franchisenemer moet ook de toekomstige investering en exploitatie kunnen beoordelen met een eigen accountant.

3. Pas de Belgische informatieregels opnieuw toe

België kent specifieke regels voor precontractuele informatie bij commerciële samenwerkingsovereenkomsten. Ze staan in boek X, titel 2 van het Wetboek van economisch recht (WER) en zijn ook relevant voor franchiseovereenkomsten die onder het wettelijke toepassingsgebied vallen.

Bij een eerste overeenkomst moet de kandidaat volgens artikel X.27 WER minstens één maand vóór het sluiten ervan het ontwerp en een afzonderlijk precontractueel informatiedocument ontvangen. Artikel X.28 regelt de inhoud van dat document.

Ook bij hernieuwing mag je de informatieverstrekking niet als een afgehandelde startformaliteit beschouwen. Voor de hernieuwing van een overeenkomst van bepaalde duur of het sluiten van een nieuwe overeenkomst tussen dezelfde partijen voorziet artikel X.29 WER in een regeling met vereenvoudigde precontractuele informatie. Daarbij horen het initiële PID, het ontwerp van de nieuwe overeenkomst en het vereenvoudigde document. De verstrekking moet minstens één maand vóór de hernieuwing of het sluiten van de nieuwe overeenkomst gebeuren.

Laat vooraf toetsen welke regeling precies op jouw situatie van toepassing is en wat het vereenvoudigde document moet bevatten. ‘Vereenvoudigd’ betekent niet dat een korte e-mail met de nieuwe vergoeding volstaat. Zorg voor duidelijke, begrijpelijke documenten op papier of op een duurzame en toegankelijke elektronische drager.

4. Plan terug vanaf het beslismoment

Maak een interne kalender die ruimer is dan de wettelijke minimumtermijn. Voorzie achtereenvolgens tijd voor de gezamenlijke evaluatie, het uitwerken van het aanbod, juridische controle, formele informatieverstrekking en onafhankelijke beoordeling door de franchisenemer.

Wijs één dossierverantwoordelijke aan. Die bewaakt contractuele termijnen, documentversies en de ontvangst van stukken. Mondeling enthousiasme van een relatiebeheerder mag niet worden verward met een definitieve toezegging tot vernieuwing.

Verandert het voorstel nadat de documenten zijn verstrekt? Laat dan beoordelen welke aanvullende informatie en eventuele nieuwe termijn nodig zijn voordat iemand tekent. Vermijd dat een naderende einddatum druk veroorzaakt om onvolledige afspraken toch te aanvaarden.

Praktisch besluit: ontwerp bij je franchisestart meteen een vernieuwingsprocedure met een kalender, een gezamenlijk evaluatiedossier en een juridische controle vóór iedere hernieuwing. Zo wordt voortzetting een bewuste keuze voor beide partners.