Franchise starten in België: bepaal je vergoedingen

Wil je jouw bestaande Belgische zaak uitbreiden via franchise? Dan moet je kunnen uitleggen waarvoor een franchisenemer betaalt, hoe je de vergoeding berekent en welke prestaties daartegenover staan. Een helder vergoedingsmodel ondersteunt het vertrouwen binnen je franchisegemeenschap. Begin daarom niet met een percentage dat aantrekkelijk klinkt, maar met een overzicht van kosten, dienstverlening en inkomsten.

1. Scheid instapkosten van terugkerende prestaties

Het instapgeld en de periodieke vergoeding hebben een verschillende functie. Een eenmalige bijdrage kan bijvoorbeeld samenhangen met de overdracht van knowhow, de startopleiding en begeleiding bij de opening. Terugkerende royalty’s kunnen het gebruik van de formule en de permanente commerciële of technische ondersteuning vergoeden.

Maak eerst een interne kostenkaart. Noteer per activiteit wie het werk uitvoert, hoeveel tijd het vraagt en of de kost eenmalig of terugkerend is. Gebruik daarvoor werkelijke gegevens uit je bestaande onderneming, aangevuld met duidelijk benoemde aannames voor activiteiten die je nog niet uitvoert.

Verdeel je aanbod vervolgens in drie groepen:

• Inbegrepen bij de start: bijvoorbeeld de basisopleiding en initiële inrichting van toegang tot systemen.
• Inbegrepen tijdens de samenwerking: bijvoorbeeld formulebegeleiding, actualisering van werkmethoden en reguliere ondersteuning.
• Afzonderlijk te betalen: bijvoorbeeld bijkomende opleidingen of extra begeleiding op verzoek.

Vermijd dat dezelfde prestatie ongemerkt tweemaal wordt aangerekend. Wordt een opleiding deels via het instapgeld en deels afzonderlijk betaald? Beschrijf dan precies welke onderdelen onder welke bijdrage vallen.

Je hoeft niet elke vergoeding uitsluitend op kostprijs te baseren. Ook het gebruiksrecht op de formule vertegenwoordigt waarde. Maak wel duidelijk dat een vergoeding geen belofte van omzet of winst inhoudt.

2. Kies een berekening die uitvoerbaar is

Een vaste periodieke bijdrage biedt voorspelbaarheid, maar weegt bij een lage omzet relatief zwaarder. Een omzetafhankelijke royalty beweegt mee met de verkoop, terwijl jouw ondersteuningskosten niet noodzakelijk evenredig dalen. Een combinatie is mogelijk, maar vraagt extra duidelijke uitleg.

Test het gekozen model met verschillende omzetniveaus. Bekijk telkens zowel de betaalbaarheid voor de franchisenemer als de middelen die bij jou beschikbaar blijven om de afgesproken ondersteuning te leveren. Een model dat alleen werkt wanneer iedere vestiging onmiddellijk sterk presteert, is kwetsbaar.

Bij een omzetafhankelijke vergoeding moet vooral de berekeningsbasis ondubbelzinnig zijn. Leg onder meer vast:

• of de omzet exclusief btw wordt berekend;
• hoe kortingen, terugbetalingen en geannuleerde verkopen worden verwerkt;
• wanneer cadeaubonnen meetellen;
• hoe onlinebestellingen aan een vestiging worden toegerekend;
• of commissies van bestelplatforms de berekeningsbasis verminderen.

Werk enkele fictieve transacties uit, van kassaregistratie tot royaltyfactuur. Laat iemand die niet bij het ontwerp betrokken was de berekening herhalen. Komen jullie niet op hetzelfde bedrag uit, dan is de definitie nog onvoldoende precies.

Beschrijf ook de rapportageperiode, de aanleverdatum en de manier waarop fouten achteraf worden gecorrigeerd. Zo voorkom je dat een inhoudelijk redelijke vergoeding praktisch toch discussie oplevert.

3. Maak indirecte vergoedingen zichtbaar

Niet alle inkomsten van een franchisegever staan op een factuur met het woord ‘royalty’. Denk aan inkomsten uit verplichte leveringen, leveranciersbonussen of bijdragen die samenhangen met verplicht gebruikte systemen. Breng ook die geldstromen in kaart voordat je kandidaten benadert.

België kent specifieke precontractuele regels voor commerciële samenwerkingsovereenkomsten in boek X, titel 2 van het Wetboek van economisch recht, met name de artikelen X.26 tot en met X.33. Franchiseovereenkomsten die aan de wettelijke definitie voldoen, vallen daaronder.

Volgens artikel X.28 moet een overeengekomen rechtstreekse vergoeding duidelijk worden omschreven in het precontractuele informatiedocument, doorgaans PID genoemd. Ook een overeengekomen onrechtstreekse vergoeding en de berekeningswijze ervan moeten worden vermeld.

Maak daarom per inkomstenstroom een fiche met de betaler, ontvanger, berekeningsbasis en aanleiding voor betaling. Laat juridisch beoordelen welke geldstromen als onrechtstreekse vergoeding moeten worden opgenomen. Vermeld bij verplichte aankopen bovendien helder welke kosten de kandidaat in zijn exploitatiebegroting moet voorzien.

Het ontwerp van overeenkomst en het PID moeten minstens één maand vóór het sluiten van de overeenkomst worden verstrekt. Bij een eerste aansluiting mag je vóór het verstrijken van die termijn geen instapgeld, reservatiebedrag of borg vragen of ontvangen. Een andere naam voor de betaling verandert die regel niet.

4. Controleer één samenhangend tarievenoverzicht

Bundel alle bijdragen in één intern hoofdoverzicht. Vergelijk dit met je ontwerpcontract, PID, commerciële presentatie en financiële rekenvoorbeelden. Bedragen, definities en inbegrepen prestaties moeten overal overeenstemmen.

Vermeld bij iedere bijdrage ook de vervaldag, eventuele indexeringswijze, btw-behandeling en voorwaarden voor bijkomende kosten. Laat je accountant de berekeningen en fiscale verwerking controleren, en je juridisch adviseur de contractuele formulering en informatieverplichtingen.

Praktische conclusie: introduceer je vergoedingen pas wanneer een kandidaat zelfstandig kan nagaan wat hij betaalt, hoe het bedrag ontstaat en wat daarvoor wordt geleverd. Dat is een stevige basis voor duurzame samenwerking binnen je franchisegemeenschap.